Наименование вида документа

В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

Дата и регистрационный номер

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание – это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

Допускается несколько способов оформления даты:

· арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012или

· словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

Место составления или издания документа

Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

Пример 3

Свернуть

Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее... удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

Текст приказа

Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

· О создании аттестационной комиссии;

· О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;

· Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, – на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

Пример 4

Констатирующая часть текста приказа

Свернуть

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Пример 5

Нумерация поручений распорядительной части приказа

Свернуть

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

Пример 6

Формулировка поручения

Свернуть

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения – 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения – 21 января 2013 года.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

См. статью «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения – <конкретная дата>», как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

· с какой даты отсчитываем срок – с даты подписания приказа или со следующего дня?

· считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом – с помощью клавиши «пробел».

Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно... легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

Пример 7

Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

Свернуть

Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

Обращу ваше внимание еще на одну проблему – это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

Если к приказу прилагается какой-либо документ, то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

Пример 8

Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

Свернуть

1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

3. Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от 12.03.2010 № 33/44, утратившим силу.

Пример 9

На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

Свернуть

Пример 10

На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

Свернуть

Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение – УТВЕРЖДЕНО, Порядок – УТВЕРЖДЕН, а Инструкция – УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

Пример 11

Приказ по основной деятельности

Свернуть

Сноски

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

Содержание акта

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Пример оформления акта

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).

По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.