Малоизвестная или недооцененная возможность. Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) кор­ректировки записей

Поиск и замена

Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) кор­ректировки записей.

При первоначальном выводе на экран диалоговое окно Поиск и замена(Find and Re­place) отображает вкладку Поиск(Find). Но вы можете щелкнуть кнопкой мыши вкладку Замена(Replace), чтобы иметь возможность найти конкретные значения и за­менить их другим текстом. У операции замены те же параметры, что и у операции поис­ка за исключением дополнительного поля Заменить на(Replace With), предназначенно­го для ввода замещающего текста.

Самый безопасный способ замены — щелкнуть мышью кнопку Найтидалее (Find Next) и перейти к следующему найденному совпадению, В этот момент вы можете посмотреть найденное совпадение и убедиться в том, что вы действительно хотите откорректиро­вать его, а затем щелкнуть мышью кнопку Заменить(Replace) для корректировки най­денного совпадения и перехода к следующему. Повторите эту операцию и внимательно проверьте всю таблицу.

Если вы похожи на неистового экстремала, обожающего затяжные прыжки с парашю­том, и предпочитаете ходить по лезвию бритвы, можете использовать кнопку Заменитьвсе (Replace All) для одномоментной замены всех найденных в таблице совпадений. Хо­тя эта процедура и до смешного быстра, но слегка рискованна. Операцию замены нельзя отменить (и команда Отмена(Undo) здесь не поможет, т. к. она отменяет только замену в одной записи), поэтому, если вы перестарались с заменой, легко отказаться от нее вам не удастся. Если вас все еще привлекает легкость операции Заменить все,создайте ре­зервную копию вашей БД (см. разд. "Создание резервных копий" главы 1), прежде чем идти дальше.

Усовершенствованное редактирование

В главе 1 вы познакомились с основными приемами редактирования, включая вставку, удале­ние и корректировку записей. Но у программы Access есть несколько более замечательных инструментов, которых вы еще не видели. В следующих разделах вы, как следует, освоите два замечательных и удобных средства программы Access — блок проверки орфографии и блок автозамены — и научитесь вставлять специальные символы в ваши поля.

Проверка орфографии

Проверка орфографии в программе Access почти точно такая же, как в других программах пакета Office, например, в Word, — в ней применяется тот же словарь, вылавливаются те же типы ошибок, и предоставляется возможность игнорировать нераспознанные элементы или добавлять их в словарь.

Разница заключается в том, что когда вы проверяете орфографию в Access, программа просматривает только текстовые поля и поля MEMO. Числа, даты и все остальное пропус­каются. Конечно, в ваших таблицах наверняка есть текст, который вы не хотите проверять, например, имена, географические названия или названия товаров. У вас есть две возможно­сти: можно проверить орфографию в одном поле, игнорируя все остальные, или начать проверку

орфографии всего листа данных, но при этом пропускать определенные поля по ходу проверки.

Вот как это делается.

1. Перейдите в поле, с которого вы хотите начать проверку орфографии.

Если вы хотите провести проверку всего листа данных, от начала до конца, перейдите в первое поле первой записи.

Если вы хотите проверить фрагмент листа данных, перейдите в то место, с которого хо­тите начать проверку орфографии. Помните о том, что когда программа Access дойдет до конца листа данных, она снова вернется в начало листа ипродолжит проверку до тех пор, пока не просмотрит каждое поле во всех записях. (Конечно, есть возможность в любой момент отменить проверку орфографии.)

Если вы хотите проверить только одно поле, выберите его перед началом проверки, щелкнув кнопкой мыши заголовок столбца.

2. Выберите на ленте Главная→Записи→Орфография(Home → Records → Spelling) или просто нажмите клавишу <F7>.

Кнопка Орфография(Check Spelling) выглядит как маленький значок (галочка) с бук­вами ABC над ним.

Если вы проверяете в пределах листа данных, программа Access просматривает текущую запись и переходит от поля к полю слева направо. Когда запись проверена, программа переходит к следующей записи и повторяет процесс. Если вы выбрали один столбец, Access просматривает значения только в этом поле сверху вниз.

После завершения проверки орфографии диалоговое окно сообщает о том, что все ваши данные проверены. Если ваша таблица прошла успешно проверку орфографии, это диалого­вое окно — единственное получаемое вами известие о выполненной операции. С другой сто­роны, если программа Access обнаруживает возможные орфографические ошибки в процес­се проверки, она выводит на экран окно Орфография(Spelling) (рис. 3.15), отображающее слово, ставшее камнем преткновения, и список вариантов замены.

Рис. 3.15. Когда программа Access обнаруживает слово, как ей кажется написанное с ошибкой, то выделяет его цветом. В отличие от программы Word, Access не разрешает редактировать файл БД, пока активно окно Орфография.Вы можете либо щелкнуть кнопкой мыши один из вариантов замены в окне Орфография— например, щелкнуть мышью кнопку Заменитьдля замены слова с ошибкой на первый предлагаемый для замены вариант — либо отменить проверку орфографии

Окно Орфографиясодержит много вариантов корректировки. Если блок проверки ор­фографии жалуется на слово, в котором действительно допущена ошибка, у вас есть три возможных варианта.

■ Исправить его немедленно. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить(Change) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Вы также можете дважды щелкнуть кнопкой мыши выбранный вариант, эффект будет такой же.

§Исправить его везде. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вари­антов и затем щелкните мышью кнопку Заменить все(Change All) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Если программа Access во время проверки ор­фографии найдет ту же ошибку где-нибудь еще на вашем листе данных, она автоматиче­ски повторит замену, не предупреждая вас о возникшей проблеме.

■ Исправлять его всегда. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Автозамена(AutoCorrect). Access вносит изменение в это поле и во все другие вхождения слова с такой же ошибкой. Кроме того, программа добавит сведения о замене в список автозамены (описанный в разд. "Автозамена" далее в этой главе). Если вы введете это нераспознанное слово в другую запись (или даже в другую таблицу), Access автоматически откорректирует ваш ввод. Этот вариант очень полезен, если обнаружилась ошибка, которую вы часто допускаете.

С другой стороны, если блок проверки орфографии жалуется на слово, которое вы не хо­тите заменять, у вас есть дополнительные возможности для выбора следующих вариантов.

■ Кнопка Пропустить(Ignore) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если программа Access найдет то же слово где-то еще в вашей электронной таблице, она снова предложит вам исправить его.

■ Кнопка Пропустить все(Ignore All) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если Access найдет это таинственное слово где-то еще в вашей таблице, оно будет пропущено. Кнопку Пропустить всеможно использовать для того, чтобы заставить программу игнорировать слова, которые вы не хотите исправлять, например, имя и фамилию человека.

■ Кнопка Пропустить поле(Ignore Field) игнорирует любые ошибки в заданном поле до конца процесса проверки орфографии. Этот путь удобен для исключения из проверки полей, содержащих множество имен, географических названий или названий для того, чтобы не терять время на повторяющиеся просмотры искусственных вариантов замены, предлагаемых блоком проверки орфографии.

■ Кнопка Добавить(Add) добавляет слово в вспомогательный орфографический словарь. Этот шаг важно совершить, если вы планируете продолжать использовать слово на этом листе данных и на многих других. (Название компании — это важный вклад во вспомогательный орфографический словарь.) Программа Access не только пропустит любые вхождения этого слова, но и при обнаружении в поле похожего, но слегка отличающегося слова включит слово из вспомогательного словаря в свой список вариантов для замены, позволяя вам быстро устранить мелкие опечатки.

■ Кнопка Отмена(Cancel) полностью прекращает процесс проверки орфографии. После этого вы можете откорректировать поле и продолжить проверку позже.

Примечание

Все приложения пакета Office, установленные на вашем компьютере, совместно используют один и тот же вспомогательный орфографический словарь. Если вы добавите слово в про­грамме Access, а затем выполните проверку орфографии в программе Word, это слово успеш­но пройдет проверку. Это удобство, экономящее время до тех пор, пока вам не изменяет чув­ство меры и вы добавляете слова, которые действительно имеют отношение к делу.