Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка

Visual Basic.................................................................................................................................................... 539

Редактор Visual Basic.................................................................................................................................... 539

Добавление нового модуля........................................................................................................................ 541

Написание процедуры с простейшим программным кодом............................................................ 543

Помещение кода в форму........................................................................................................................... 546

Реакция на событие формы........................................................................................................................ 546

Вызов кода в модуле.................................................................................................................................... 549

Чтение и запись полей на форме............................................................................................................... 551

Что такое объекты........................................................................................................................................ 553

Свойства.......................................................................................................................................................... 554

Методы............................................................................................................................................................ 558

События........................................................................................................................................................... 560

Применение объектов.................................................................................................................................. 561

Обозначение измененной записи............................................................................................................. 562

Создание эффекта перемещения указателя мыши.............................................................................. 567

Глава 17. Написание кода с более развитой логикой............................................................ 571

Изучение языка Visual Basic...................................................................................................................... 571

Хранение информации в переменных..................................................................................................... 571

Принятие решений......................................................................................................................................... .573

Повторение действий с помощью цикла................................................................................................. 577

Создание пользовательских функций...................................................................................................... 578

Подытожим: функция для проверки кредитных карт.......................................................................... 580

Обработка сбойных ситуаций.................................................................................................................. 584

Отладка............................................................................................................................................................ 585

Обработка ошибок........................................................................................................................................ 588

Углубленное рассмотрение объектов..................................................................................................... 590

Объект DoCmd................................................................................................................................................ 593

Преобразование макроса в VB-код.......................................................................................................... 595

Улучшение работы компании средствами Visual Basic.................................................................. 597

Хранение промежуточного итога............................................................................................................. 598

Получение сведений о цене........................................................................................................................ 601

Добавление нового товара во время заполнения заказа.................................................................... 602

Управление выполнением заказов........................................................................................................... 606

Обновление единиц наличного запаса................................................................................................... 610

ЧАСТЬ VI. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ACCESS............................................................. 615

Глава 18. Совместное использование БД несколькими пользователями.............. 616

Открытие вашей базы данных всему миру...................................................................................................... 616

Как действует многопользовательская поддержка в Access............................................................ 617

Подготовка вашей базы данных.............................................................................................................. 619

Что такое разделенная БД.......................................................................................................................... 619

Разделение БД с помощью мастера......................................................................................................... 621

Как действуют связанные таблицы......................................................................................................... 625

Разделение БД вручную.............................................................................................................................. 628

Блокировка вашей клиентской БД........................................................................................................... 631

Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access....................................... 633

Многопользовательский доступ.............................................................................................................. 635

Как вносятся изменения.............................................................................................................................. 635

Обработка конфликтов редактирования................................................................................................ 637

Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений....................................... 639

Открытие БД с монопольным доступом................................................................................................. 641

Повреждение данных................................................................................................................................... 642

Диагностика и корректировка поврежденных БД............................................................................... 643

Предупреждение повреждений................................................................................................................. 644

Защита базы данных.................................................................................................................................... 644

Защита паролем............................................................................................................................................ 646

Пароли и разделенные БД.......................................................................................................................... 647

Применение защиты файлов ОС Windows............................................................................................. 647

Глава 19. Импорт и экспорт данных................................................................................................ 650

Аргументыв пользу экспорта и импорта.......................................................................................................... 650

Что такое экспорт.......................................................................................................................................... 650

Что такое импорт........................................................................................................................................... 651

Применение буфера обмена....................................................................................................................... 652

Копирование таблицы из программы Access........................................................................................ 653

Копирование ячеек из Excel в Access....................................................................................................... 656

Операции импорта и экспорта.......................................................................................................................... 656

Импортируемые типы файлов................................................................................................................... 657

Импорт данных.............................................................................................................................................. 658

Импорт из файла Excel................................................................................................................................ 661

Импорт из текстового файла...................................................................................................................... 664

Экспортируемые типы файлов.................................................................................................................. 665

Экспорт данных............................................................................................................................................ 666

Повторное применение параметров импорта и экспорта................................................................. 669

Access и XML.................................................................................................................................................... 671

Что такое XML на самом деле?................................................................................................................ 672

Три правила ХМL......................................................................................................................................... 673

Файлы и схемы XML.................................................................................................................................... 674

Поддержка XML в программе Access...................................................................................................... 676

Экспорт в XML-файл................................................................................................................................... 679

Импорт из XML-файла................................................................................................................................ 681

Сбор информации по электронной почте............................................................................................ 682

Создание сообщения электронной почты............................................................................................. 683

Ручная обработка ответов......................................................................................................................... 688

Автоматическая обработка ответов........................................................................................................ 689

Управление параметрами вашего сбора данных с помощью электронной почты................... 690

Глава 20. Подключение Access к SQL Server............................................................................. 692

Нужно ли переходить на SQLServer?..................................................................................................... 693

Как работает SQL Server............................................................................................................................ 693

Более дешевая версия SQL Server............................................................................................................ 695

Приступая к работе с SQL Server 2005 Express.................................................................................. 697

Установка SQL Server Express................................................................................................................... 697

Подключение SQL Server к сети................................................................................................................ 702

Создание БД SQL Server............................................................................................................................. 703

Преобразование БД..................................................................................................................................... 703

Управление вашей БД................................................................................................................................. 710

Создание БД SQL Server вручную........................................................................................................... 711

Добавление объектов в БД SQL Server................................................................................................. 712

Создание таблицы........................................................................................................................................ 712

О запросах...................................................................................................................................................... 719

Создание представления............................................................................................................................ 720

Глава 21. Подключение Access к SharePoint.............................................................................. 724

Основные сведения о SharePoint.............................................................................................................. 725

Что можно делать в программе SharePoint............................................................................................. 727

Настройка SharePoint................................................................................................................................... 729

Создание узла рабочей группы................................................................................................................ 729

Настройка вашего узла............................................................................................................................... 733

SharePoint и Access......................................................................................................................................... 735

Формирование списка.................................................................................................................................. 737

Экспорт таблицы в SharePoint................................................................................................................... 743

Импорт данных в Access.............................................................................................................................. 745

Перенос всей БД на сервер SharePoint.................................................................................................... 748

Редактирование данных SharePoint в Access......................................................................................... 751

Внесение изменений в автономном режиме........................................................................................... 752

Приложение. Настройка Панели быстрого доступа.............................................................. 755

Панель быстрого доступа........................................................................................................................... 755

Добавление кнопок....................................................................................................................................... 757

Настройка конкретных БД........................................................................................................................ 759

Предметный указатель........................................................................................................................... 761

0б авторе

Мэтью Мак-Дональд (Matthew MacDonald) — автор и выдающийся программист. Он автор "Excel 2007: The Missing Manual", "Creating Web Sites: The Missing Manual" и десятков книг о программировании с помощью Microsoft .NET Framework. В почти забытой, прошлой жизни он изучал английскую литературу и теоретическую физику.

Благодарности

Написать книгу о такой объемной и сложной программе, как Access, можно только из любви (т.е. любви к страданию и боли). Я глубоко признателен множеству людей, включая тех, кто помог мне исследовать все искусно разработанные и изобретательные средства, вошедшие в последнюю версию пакета Office (включая выдающихся блоггеров Дженсена Харриса (Jensen Harris) и Эрика Ракера (Erik Rucker), тех, кто сделал эту книгу ясной, лаконичной и технически достоверной (Питер Мейерс (Peter Meyers), Сара Милштейн (Sarah Milstein), Брайан Сойер (Brian Sawyer), Джуел Бортолусси (Juel Bortolussi) и Майкл Шмалц (Michael Schmalz)), и тех, кто терпел, пока я писал ее (больше об этом — чуть позже). Я также благодарен всем, кто трудился над форматированием книги, созданием предметного указателя и ее изданием.

Написание книги потребовало нескольких бессонных ночей (и множества дней с недосыпом). Я выражаю любовь и признательность моей дочери Майе, которая выдержала большую часть времени без слез; моей дорогой жене Фарии (Faria), поступавшей в основном так же; и нашим мамам и папам (Hope (Nora), Разин (Razia), Полу (Paul) и Хамиду (Hamid)), нянчившим внучку, готовившим вкусную еду и помогавшим по дому, что позволяло не останавливать работу над книгой. Большое спасибо вам всем — без вас половина книги все еще оставалась бы только у меня в голове!

Введение

В прошлом люди использовали различные технологии для организации информации. Они применяли вращающиеся картотеки барабанного типа компании Rolodex, перфокарты, кар­тонные коробки, картотечные устройства вертикального хранения, каталоги с десятками тысяч страниц и (когда все оказалось тщетным) огромные стопки на плоских поверхностях. Но после многолетних страданий люди обнаружили, что для обработки информации гораз­до удобнее использовать компьютеры, особенно если ее объем велик, структура сложна, а корректировки очень часты.

Именно тогда и пригодилась программа Access корпорации Microsoft. Access — это система управления базами данных — тщательно структурированные каталоги информации (или данных). Базы данных могут хранить почти любой тип информации, включая числа, страницы текста и изображения. У баз данных очень разные размеры — они могут обраба­тывать все, начиная со списка семейных номеров телефонов и заканчивая огромным катало­гом изделий для магазинчика тетушки Этель, торгующего пуговицами и кнопками со скид­кой (Aunt Ethel's Discount Button Boutique).

В этой книге вы узнаете, как проектировать законченные базы данных, поддерживать их, находить значимую информацию и создавать привлекательные формы для быстрого и лег­кого ввода данных. Вы даже проникнете в черную магию программирования в Access и ос­воите важные приемы и методы, применяемые для автоматизации широко распространен­ных задач, даже если до этого вы не написали ни одной строки программного кода.

Главное достоинство книги состоит в том, что она с самого начала писалась для про­граммы Access 2007, последней и величайшей реинкарнации самого популярного про­граммного обеспечения для управления базами данных, созданного корпорацией Microsoft. Программа Access 2007 слегка отличается от предыдущих версий, благодаря яркому новому интерфейсу, вызвавшему оживленные толки в среде ярых компьютерных фанатов. Но в данном случае он не просто диковинка. Как вы убедитесь, освоив новый стиль Access, вы сможете создавать большие базы данных в рекордное время.

Какие задачи можно решать в программе Access

Современный мир наполнен информацией. Поиск в Web-пространстве скучного словосоче­тания "консервированная морковь" вылавливает более миллиона Web-страниц. В результа­те неудивительно, что людям разных профессий нужны мощные средства для хранения информации и управления ею.

Невозможно описать даже часть различных баз данных, создаваемых приверженцами Access каждый день. Для того чтобы дать вам профессиональное представление о базах дан­ных, далее перечислены распространенные типы информации, которые можно легко хра­нить в базе данных Access:

■ каталоги книг, CD-дисков, редких марочных вин, рискованных фильмов или еще чего-то, что вам хотелось бы коллекционировать и за чем вы хотели бы следить;

■ списки почтовой рассылки, позволяющие поддерживать связь с друзьями, семьей и коллегами;

■ деловая информация, например, списки клиентов, каталоги изделий, записи заказов и
счета;

■ списки гостей и подарков для свадеб и других торжеств;

■ перечни расходов, вкладов и других подробностей финансового планирования.

Воспринимайте программу Access как личного ассистента, который может помочь орга­низовать, обновить и найти любой тип информации. Эта помощь — не только удобство: она позволяет делать то, что вы никогда бы не сделали самостоятельно.

Рис. В1. Эта база данных о продажах содержит удобные формы, которые продавцы могутиспользовать для размещения новых заказов (показанных здесь), агенты по обслуживанию клиентов — для регистрации новых клиентов, а работники склада — для просмотра отправляемых заказов. Самое главное в том, что люди, использующие формы в базе данных, могут ничего не знать об Access. После того как специалисты по базам данных (это и ваше будущее после прочтения книги) разработали данные формы, любой может пользоваться ими для ввода, редактирования и просмотра данных

Представьте, что вы только что закончили составление базы данных для вашей коллекции 10000 редких комиксов. По внезапному порыву вы решили взглянуть на все книги, написанные в 1987 г. или те, в которых изображен человек-амфибия (Aquaman), или же те, в заголовках которых есть слова "специальное издание". Поиск такого рода в бумажном каталоге занял бы несколько дней. На среднем компьютере Access может выполнить все три поиска меньше чем за секунду.

Программа Access также — король мелких предприятий из-за ее легендарной способности к самонастройке. В конце концов, на деле вы можете использовать любую программу управления базами данных для создания списка заказов клиентов. Но только Access облегчает создание полного пользовательского интерфейса для такой базы данных (как показано на рис. В1).