Создание таблицы путем ввода данных.

Для этого выбираем Создание таблицы путем ввода данных. В поля появившейся на экране таблицы (рис. 3.22) нужно ввести требуемые данные. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы) и в ответ на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?» ответить Да или Нет. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК. Затем Access выдаст сообщение: «Ключевые поля не заданы» и вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» Необходимо нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. После этого в списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Поля таблицы будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

В диалоговом окне Создание таблиц (Деловые или Личные. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого используют кнопки со стрелками: > — переместить одно поле, >>— переместить все поля. .

В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей. Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи. В окне Связи нужно выбрать тип связи с данной таблицей. В четвертом диалоговом окне Мастера таблиц (рис. 3.24) можно выбрать, что вы будете делать с таблицей дальше. Выберите необходимый переключатель и нажмите на кнопку Готово.

Вопрос14

Аксесс. Типы данных,создание таблиц с помощью конструктора

Создание таблиц в режиме конструктора Конструктора таблиц В столбец Имя поля надо ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

Имена полей таблицыдолжны удовлетворять следующим требованиям:

- имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

- имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

- желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).

- имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).

- имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([, ]).

- эти же правила действительны для имен таблиц и других объектов Microsoft Access.

Тип данных.

1)Текстовый — символьные или числовые данные, не требующие вычислений.

2) Поле типа MEMOпредназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

3) Числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах

4) Дата/Время — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

5) Денежный — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.

6) Счетчик — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

7) Логический — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено.

8) Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.).

9) Гиперссылка — дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в Интернет.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. В Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным.

Вопрос15