Средства работы с текстовыми документами. Текстовые редакторы и текстовые процессоры.
Текстовые данные являются наиболее распространенным видом данных при работе с компьютером. Для работы с текстом используют два основных класса программного обеспечения:
- текстовые редакторы
- текстовые процессоры.
Текстовые редакторы служат в основном для ввода и редактирования (правки) текста. Они не имеют средств для оформления внешнего вида документа и применяются в тех случаях, когда эти средства являются лишними и отвлекают от творческой работы или не нужны (например, при подготовке документов, пересылаемых по электронной почте). При использовании текстового редактора создается текстовый файл, который содержит только коды символов, которые были введены. Это означает, что все текстовые редакторы работают с текстом одинаково. Текст, введенный в одном редакторе, можно редактировать другим редактором, не испытывая при этом никаких затруднений.
Текстовые процессоры используют в тех случаях, когда имеет значение не только содержание текста, но и его внешний вид (например, при подготовке официальных документов). Текстовый процессор позволяет управлять оформлением текста при его выдаче на экран или принтер. Документ, созданный текстовым процессором, содержит не только текст, но и информацию о том, как он должен быть оформлен. Эта информация заключена в невидимых кодах, которые не печатаются ни на экране, ни на бумаге, но влияют на то, как происходит печать. Разные текстовые процессоры используют для оформления текста разные коды (говорят – документы имеют разные форматы). Поэтому перенос форматированных текстовых документов из одного текстового процессора в другой не всегда возможен и не всегда прост. В тех случаях, когда такой перенос сделать не удается, переносят только текст, без кодов форматирования (говорят – перенос с потерей форматирования), после чего вновь оформляют текст в новом текстовом процессоре.
2. Текстовый процессор WORD 2003\2007. Основные элементы окна программы WORD.
Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Основные элементы окна процессора Word:
Структура окна программы типична для приложений Windows. В верхней части окна находится строка меню.
- Файл – команды для работы с файлами (создание нового, открытие существующего, закрытие, сохранение, предварительный просмотр, печать), а также настройки параметров страницы. В нижней части окна меню Файл перечислены до 9 документов, открывавшихся последними. Щелчок по имени любого из этих файлов откроет его в окне документа.
- Правка – команды редактирования текста.
- Вид – команды, позволяющие управлять отображением окна программы и документа на экране ПК.
- Вставка – команды для вставки в текстовый документ объектов иной природы, например, графики, звука, видео и проч.
- Формат – команды форматирования документа.
- Сервис – команды глобальной настройки программы, а также некоторые вспомогательные команды (проверка правописания, расстановка переносов, подбор синонимов, создание и выполнение макросов).
- Таблица – команды создания и редактирования таблиц.
- Окно – удобная работа с несколькими открытыми окнами.
- Справка – обширная справочная информация, включая контекстную помощь и советы Помощника.
Под строкой меню расположены две панели инструментов - Стандартная (содержит ряд кнопок для наиболее часто встречающихся операций по работе с документом) и Форматирование (элементы управления оформлением текста). С помощью команды Вид/Панели инструментов можно управлять отображением панелей на экране: отключить вывод на экран или вывести на экран любые из нескольких имеющихся панелей инструментов.
Сверху и слева располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.
Основная часть экрана – рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Внизу и справа расположены полосы прокрутки для перемещения по документу, занимающему более одного экрана. На вертикальной полосе имеются три дополнительные кнопки перехода на страницу вверх, на страницу вниз и к избранному объекту (объектом может быть страница, раздел, сноска, заголовок, рисунок и т.д.).
Внизу расположена строка состояния. В ней отображается справочная информация о документе, индикаторы текущего режима работы и кнопки для выбора вида отображения документа в рабочей области
3. Методы представления документов. Работа со многими документами.
Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь расширение DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимом несколько.
Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.
1)Обычный режим. Используется при простом вводе и редактировании текста. Предназначен только для работы с текстом.
2)Режим электронного документа. Используется при просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.
3)Режим разметки. Документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Удобен для операции форматирования.
4)Режим структуры. Удобен для работы над планом документа (составление, просмотр, редактирование) и имеет возможность перекомпановать текст путем переноса заголовков.
WORD – многооконный процессор, т.е. позволяет работать одновременно с несколькими документами, открытыми каждый в своем окне. Размеры отдельных окон документов можно изменять протягиванием мыши. Для переключения в окно нужного документа достаточно щелкнуть мышью в любом месте этого окна. Если же оно полностью закрыто другими окнами, можно воспользоваться меню Окно: при открытии каждого нового документа автоматически создается соответствующий ему пункт в меню Окно. Щелчок по имени документа выведет его на экран. Можно перемещаться между окнами и с помощью клавиатуры: [Ctrl]-[F6] перебирает все окна в прямом порядке, [Ctrl]-[Shift]-[F6] – в обратном.
Команда Окно » Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно, В этом случае окна располагаются друг над другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только на мониторах большого размера. На менторах малого размера удобный прием состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.
4. Ввод и редактирование текста, средства работы с фрагментами документа.
Ввод текста происходит с клавиатуры. В рабочей области располагается курсор – мигающая вертикальная черта. Символы появляются в месте расположения курсора, а он сдвигается вправо. Установить курсор в нужное место текста можно щелчком мыши в нужной точке или курсорными клавишами и их комбинациями:
· [Home] – перемещает курсор в начало текущей строки
· [End] – перемещает курсор в конец текущей строки
· [Ctrl]-[®] – на слово вперед
· [Ctrl]-[] – на слово назад
· [Ctrl]-[Home] – в начало документа
· [Ctrl]-[End] – в конец документа
· [PageUp] – на экранную страницу вверх
· [PageDown] – на экранную страницу вниз
· [Ctrl]-[PageUp] – на печатную страницу вверх
· [Ctrl]-[PageDown] – на печатную страницу вниз
· [Ctrl]-[] – на один абзац назад
· [Ctrl]-[¯] – на один абзац вперед
По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Принудительное завершение строки и начало нового абзаца выполняется нажатием клавиши [Enter].
Для придания документу профессионального вида можно использовать расстановку переносов. Таким образом можно уменьшить пустые области при выравнивании текста по ширине или выровнять строки текста в узких колонках: команда Сервис/Язык/Расстановка переносов.
Если слово приходится на конец строки, часть его может быть перенесена на следующую строку. Чтобы такое слово разрывалось только в нужном месте, надо вставить так называемый «мягкий» перенос. Для этого устанавливают курсор туда, куда следует вставить «мягкий» перенос, и нажимают клавиши [Ctrl]-[-].
Для работы с фрагментами текста можно использовать буфер обмена Windows. Сначала нужный фрагмент текста выделяется протаскиванием мыши или комбинацией клавиши [Shift] и курсорных клавиш. Затем с выделенным фрагментом можно производить следующие действия:
- удаление нажатием клавиши [Del];
- копирование в буфер обмена с помощью команды Правка/Копировать («горячие» клавиши [Ctrl]-[C]) или кнопки на панели инструментов; для вставки фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в требуемое место, а затем дать команду Правка/Вставить («горячие» клавиши [Ctrl]-[V]) или нажать кнопку на панели инструментов;
- перемещение фрагмента можно выполнить перетаскиванием мыши или с помощью команд Правка/Вырезать («горячие» клавиши [Ctrl]-[X] или кнопка ) и Правка/Вставить.
Средства редактирования программы WORD включают средства автоматического поиска и замены заданных объектов или фрагментов текста. Команда Правка/Найти ([Ctrl]-[F]) открывает диалоговое окно Найти. В нем три вкладки: Найти, Заменить, Перейти. На вкладке Найти нужно ввести фрагмент разыскиваемого текста. Чтобы задать дополнительные параметры поиска (учет регистров, направление поиска и др.) надо щелкнуть по кнопке Больше.
Для автоматической замены найденного текста используют вкладку Заменить. В поле Заменить на вводят заменяющую строку.
Если нужно выполнить замену по всему документу, то надо щелкнуть по кнопке Заменить все.
Вкладка Перейти используется для перехода к специфическому тексту или объекту (например, к заданной странице, сноске или рисунку). Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект перехода, а в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.
В WORDеесть возможность отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям. Последняя операция отменяется командой Правка/Отменить ([Ctrl]-[Z]) или щелчком по кнопке Отменить ввод на панели инструментов.
Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить командой Правка/Повторить ввод ([Ctrl]-[Y]) или щелчком по кнопке Вернуть на панели инструментов.
5. Основные операции при форматировании текста и документов.
При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование” . Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов. Различают четыре основные операции форматирования.
«Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стилянаписания текста.
“Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.
“Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.
«Форматирование документа в целом»
Форматирование символов.Для форматирования символов необходимо выделить нужный фрагмент, а затем использовать один из способов, приведенных на рис.1
На вкладке Шрифтдиалоговое окно ФОРМАТ ® Шрифтможно установить:
-тип шрифта (гарнитуру шрифта);
-размер шрифта (кегль)
-начертание букв (обычное, полужирное, курсив, полужирный курсив);
-цвет символов шрифта;
-подчеркивание (одинарное, двойное);
-специальные эффекты – зачеркивание, двойное зачеркивание, с тенью, контур, приподнятое, утопленное, анимация);
-верхний или нижний индекс;
-отображение выделенного фрагмента обычными прописными или малыми прописными буквами (капителью);
-оформление выделенного фрагмента как скрытый текст и др.
На вкладке Интервал диалогового окна ФОРМАТ ®Шрифтможно изменить:
-интервал (расстояние между символами) – обычный, разреженный, уплотненный (по умолчанию – 1пт.);
-смещение (выше, ниже строки) – нет, вниз, вверх (по умолчанию – 3 пт.);
-кернинг шрифта – для автоматического подбора интервала между символами. Установка переключателя Кернингпозволяет располагать символы ближе друг к другу, не изменяя при этом их ширины.
2.Форматирование абзацев. Для форматирования одного абзаца его не обязательно выделять. Достаточно установить курсор в любое место внутри абзаца. Чтобы применить одинаковое форматирование к нескольким абзацам, их необходимо предварительно выделить.
Форматирование абзацев может быть выполнено несколькими способами:
На вкладке Отступы и интервалыдиалогового окна ФОРМАТ ®Абзацможно установить:
-Выравнивание абзаца – смещение текста абзаца относительно его ширины.
-Отступы абзаца слева и справа от края печатного листа; при этом допускается отрицательное значение отступов, т.е. текст может располагаться на полях страницы.
-Интервал между отдельными абзацами (в пунктах) – отбивка абзаца.
-Вид первой строки абзаца: красная – с отступом вправо, висячая – с отступом влево, без отступа.
-Межстрочный интервал внутри одного абзаца – одинарный, полуторный, с множителем и т.д.
Существуют четыре вида выравнивания абзаца – по центру, влево, вправо и по ширине. Выравнивание абзаца можно выполнить с помощью раскрывающегося списка в диалоговом окне Абзац. Для быстрого выравнивания удобно использовать масштабную линейку или соответствующие кнопки на панели Форматирование.
На вкладке Положение на страницедиалогового окна ФОРМАТ® Абзацможно установить:
-Запрет висячих строк – запрещение располагать одну первую или последнюю строку абзаца на другой странице (можно не менее 2 строк).
-Неразрывный абзац – абзац целиком помещается на одной странице.
-Не отрывать от следующего – текущий и последующий абзац располагается на одной странице.
-С новой страницы – перед текущим абзацем вставляется разделитель страниц.
-Закрепить нумерацию строк абзаца.
-Запретить автоматический перенос слов – в пределах выделенного абзаца.
С помощью команд меню ФОРМАТ®Границы и заливка можно установить:
-тип границы – обрамления абзацев;
-цвет и ширину используемой линии;
-величину отступа обрамления от текста;
-тип и цвет узора заливки;
-цвет фона заливки;
-тип рисунка для обрамления целой страницы и др.
К параметрам абзаца также относятся:
-стиль абзаца;
-положение и тип маркеров табуляции;
-оформление в виде списка;
-установка буквицы – первой буквы в абзаце.
4.Форматирование документа в целом. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:
-установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа – книжной или альбомной и др.
-разбивка на страницы, разделы;
-вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;
-создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;
-вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;
-форматирование оглавления, указателей, списков иллюстраций и т.д.
6. Создание стиля и его разработка.
Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.
Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца выполняется форматирование абзацев, с помощьюзнаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.
Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако Word имеет средство сохранения их вне документа, позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство называется шаблон. Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.
Создание или изменение стилей осуществляется при выборе в меню Форматкоманды Стиль .Основные функции элементов окна Стиль:
| Создать | Для определения нового стиля |
| Изменить | Для изменения параметров стиля. Открывается диалоговое окно аналогичное окну Создать стиль |
| Организатор | Для копирования стилей, элементов Автотекста, макросов из текущего документа в шаблон или в другой документ |
| Список | Для выбора используемых стилей или всех доступных стилей |
| Применить | Для применения стиля к выделенному объекту |
Создание нового стиля:
1)Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование.
2)В области задач Стили и форматирование нажмите кнопку Создание стиля.
3)В поле Имя введите имя стиля.
4)Укажите тип создаваемого стиля путем выбора в списке Тип стиля одного из следующих пунктов:Абзац, Знак, Таблица или Список.
5)Выберите нужные параметры или нажмите кнопку Формат для просмотра дополнительных параметров.
Если в качестве основы для создания стиля списка, стиля абзаца или стиля знака требуется использовать уже отформатированный текст, выделите этот текст, а затем создайте новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста.
7. Возможности текстового процессора WORD по оформлению документов.(Маркированные и нумерованные списки, оформление текста в несколько столбцов, создание таблиц и т.д.).
Текстовый процессор Word предоставляет множество инструментов для оформления документа. Это и различные шрифтовые эффекты, включая контурное начертание, и эффекты тени, и анимация, и многое другое. Целый ряд параметров можно задавать для абзацев, списков и т. д.
Для оформления шрифта чаще всего используют Панель форматирования. На ней расположены кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый, изменяющие вид выделенного шрифта, а также поля-списки для выбора гарнитуры и размера кегля. Если же требуется нечто большее, например надо оригинально оформить заголовок, то воспользуйтесь возможностями Word по оформлению шрифта. Для этого выберите пункт Шрифт из меню Формат, в результате чего увидите окно Шрифт.
Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков (инструкции, перечни предметов или объектов и т.д.). Программа WORD поддерживает два вида списков – маркированные, в которых каждый пункт помечается маркером, и нумерованные, где пункты последовательно нумеруются.
Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры на панели инструментов.
Для изменения или настройки формата списка надо дать команду Формат/Список. При этом открывается диалоговое окно Список с тремя вкладками. Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать свой вариант. Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный список, содержащий до 9 уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно
В газетах и некоторых книгах (например, в словарях и энциклопедиях) информацию часто представляют в несколько столбцов для облегчения восприятия.
Для разбиения предварительно выделенного текста на колонки можно воспользоваться кнопкой Колонки на панели инструментов. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию они будут иметь одинаковую ширину. На линейке форматирования появятся маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.
Если стандартный метод форматирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат/Колонки. В этом окне можно задать количество колонок, их ширину, промежуток между ними; установив флажок Разделитель, отделить столбцы друг от друга вертикальной линией; указать, какую часть документа разбивать на столбцы.
Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.
Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.
Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов можно создать с помощью команды Таблица/Добавить таблицу. В открывшемся окне Вставка таблицы с помощью счетчиков задают число строк и столбцов. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. В этом случае сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица/Объединить ячейки или Таблица/Разбить ячейки.
Кнопка Таблицы и границы на панели инструментов, а также команда Таблица/Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем разбивают ее на отдельные ячейки. Ненужные линии разбиения можно стереть кнопкой Ластик.
Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам в любом порядке. Переход от текущей ячейки к следующей выполняют нажатием клавиши [Tab].
Структуру таблицы можно изменять. Команда Таблица/Добавить позволяет добавить в нужное место новую строку, столбец, ячейку.
Командой Таблица/Удалить можно удалить ненужные строки, столбцы или ячейки (с указанием направления сдвига остальных ячеек).
В WORD имеется возможность преобразования текста в таблицу и наоборот. Для преобразования таблицы в текст надо выделить строки таблицы, которые следует преобразовать в абзацы. Затем дать команду Таблица/Преобразовать/Преобразовать в текст. В открывшемся диалоговом окне в группе Разделитель выбрать символ разделителя, который будет использоваться вместо границ столбцов. Строки разделяются знаками абзацев.
Для обратного преобразования дают команду Таблица/Преобразовать/ Преобразовать в таблицу.
8. Форматирование документов сложной структуры (колонтитулы, проверка правописания, литературное редактирование, работа с планом документа).
Объемный документ обычно разбивают на несколько разделов. Для того чтобы закончить один раздел и начать следующий, надо дать команду Вставка/Разрыв и в открывшемся диалоговом окне Разрыв в группе Новый раздел указать, с какой страницы его начинать. Также имеется возможность принудительно закончить ввод на текущую страницу и начать новую. Для этого в том же диалоговом окне в группе Начать надо включить переключатель Новую страницу.
Для удобства перемещения по тексту страницы нумеруют. Команда Вставка/Номерастраниц открывает диалоговое окно Номера страниц. В этом окне указывают, где именно должны располагаться номера страниц, используя списки Положение и Выравнивание. Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Страницы разных разделов документа могут нумероваться по-разному.
Работу с длинными документами облегчают дополнительные элементы, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (номера страниц, названия глав и т.п.). Они называются колонтитулами. Для введения колонтитулов служит команда. Вид/Колонтитулы. По этой команде временно прекращается редактирование основного текста документа и предоставляется возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет следующие возможности:
- вставить в колонтитул номер страницы ( ), общее число страниц ( ) и задать формат нумерации ( )
- вставить в колонтитул дату ( ) и время ( )
- просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов ( )
- переключиться между верхним и нижним колонтитулами ( ).
Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или повторной командой Вид/Колонтитулы.
Просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру, значительно упрощает наличие оглавления. WORD позволяет автоматизировать создание оглавлений. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, WORD включит такие заголовки в оглавление автоматически.
Для создания оглавления курсор устанавливают в то место, куда оно будет вставлено, и дают команду Вставка/Оглавление и указатели. В открывшемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбирают вкладку Оглавление. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.