Текстовый редактор Word. Организация деловой переписки. (2 часа)

Цель работы: научиться создавать серийные документы, в которые можно вставлять переменную информацию, например фамилии, адреса, имена и т.д.

Теоретическая часть: При подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержатся стандартный текст и рисунки, которые нужно поместить в каждый экземпляр документа, а источник данных включает информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной: имена, фамилии, адреса. В основной документ вставляются так называемые поля слияния, в которые затем и подставляется переменная информация. После объединения основного документа с источником данных Word вставляет информацию из источника данных в поля слияния, в результате чего образуется готовый документ.

Создания серийного документа состоит из трех этапов:

- Создание основного документа.

- Создание источника данных.

- Слияние основного документа с источником данных.

Допустим, необходимо направить несколько писем коллегам, с которыми встречались на недавней торговой выставке, и сообщить им о предстоящем визите в их город.

Для этого потребуется создать основной документ со стандартным текстом, в который нужно затем вставить конкретную информацию: фамилии, адреса, телефоны и т.д. В качестве основного документа для данного конкретного случая надо создать серийное письмо. Источник данных еще не создан, поэтому основной документ останется пока не заполненным.

Методические рекомендации к выполнению работы

В меню Сервис выберите команду Слияние.

В диалоговом окне Слияние щелкните по кнопке Создать под заголовком Основной документ. Смотри рисунок 1.

В открывшемся списке выделите строку Документы на бланке. Откроется диалоговое окно.

Щелкните на кнопке Активное окно

Теперь основной документ можно создавать в уже открытом окне и открывать новое окно не потребуется.

Рисунок 1. Диалоговое окно Слияние.

Создание источника данных:

Источник данных может содержать как текст , так и рисунки. Каждый отдельный набор связанной информации в источнике данных образуют так называемую запись. Внутри каждой записи информация распределяется по категориям, которые называются полями. В них указываются имена, фамилии, названии организаций и т.д. Каждому полю в источнике данных необходимо присвоить имя, которое может содержать не более 32 символов. Используются буквы, цифры и символ подчеркивания ( _ ). Использовать пробелы нельзя. Первый символ обязательно должен быть буквой.

Технология создания источника данных:

Щелкните по кнопке Получить данные в окне Слияние (см. рисунок 2)

Выделите строку создать Источник данных

Выделите по очереди каждое из перечисленных полей , не нужные поля удалить кнопкой Удалить. Оставьте только поля

Должность

Организация

Адрес

Область

Дом_телефон

Раб_телефон

Чтобы увидеть все поля прокрутите список

Рисунок 2 Окно Слияние. Создание источника данных.

После закрытия окна Создание источника данных

Рисунок 3. Окно Создание источника данных

Сохраните документ, выполнив команду Сохранить как…

Щелкните по кнопке Правка источника данных в диалоговом окне.

Заполните форму источника данных. Записей должно быть не менее пяти. Для добавления новых записей используйте кнопку Добавить (см. рис. 4).

Закройте окно Форма данных. Теперь Вы вернулись к основному документу. Обратите внимание на то, что появилась панель инструментов Слияние(см. рисунок 5)

Рисунок 4. Окно Форма данных.

Рисунок 5. Панель инструментов Слияние.