Заполнение бланка запроса по образцу

Бланк запроса по образцу — удивительно изящное и удобное средство создания запросов. Наверное, оно в немалой степени способствует тому успеху, который СУБД Access имеет у потребителей.

1. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основыва­ется запрос.

2. Строки нижней панели определяют структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содер­жаться данные, полученные по результатам запроса.

3. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

4. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетас­кивании поля.

5. Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка рас­крывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результи­рующей таблице будут отсортированы по этому полю.

6. Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирую­щей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.

7. Самая интересная строка в бланке запроса по образцу называ­ется Условие отбора. Именно здесь и записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирую­щую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора. (знаки операций сравнения, OR, AND, Истина, Ложь и т. д.)

8. Запуск запроса выполняют щелчком на кнопке Вид. При запус­ке образуется результирующая таблица.

9. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созда­нию запроса в бланке запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Вид.

В рассмотренных случаях характеристики условий отбора запросов былижестко введены в бланк запроса по образцу. Обычный пользователь БД, не имевший отношения к ее созданию, не может изменить эти параметры.

Во многих случаях пользователю надо предоставить возможность выбора того, что он хочет найти в таблицах базы данных. Для этого существует специальный вид запроса — запрос с параметрами.

Для этой цели служит специальная команда языка SQL, которая выглядит так:

LIKE [...]

В квадратных скобках можно записать любой текст, обращенный к пользователю, например:

LIKE [Введите оклад]

Команду LIKE надо поместить в строке Условие отбора и в поле, по которому производится выбор. После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр.

Часто возникает необходимость создавать более гибкие запросы, когда требуется задать несколько параметров. Тогда на месте Условие отбора можно использовать условие вида:

Между - BEWEEN[Введите мин. Значение Оклада] AND [Введите макс. Значение Оклада] или

Или - [Введите Оклада1] OR [Введите Оклада2], причём для длинного условия можно использовать Область ввода (Shift+F2).

Условия с параметрами можно задавать для нескольких полей, при этом при воде параметры запрашиваются в том порядке, в каком они приводятся в таблице.

Поле, содержимое кото­рого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. В исходных (базовых) таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются. Каждый, кто обраща­ется к базе, может с помощью запросов как угодно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом исходные таб­лицы остаются неизменно одинаковыми для всех пользователей.

Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций, например, так:

Сумма: [Цена] * [Количество]

В узкий столбец непросто записать длинную формулу, но если нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, то открывается вспо­могательное диалоговое окно, которое называется Область ввода. В нем можно ввести сколь угодно длинную формулу, а потом щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу.

Сформировать вычисляемое поле можно также с помощью Построителя. Нажмите правую кнопку мыши, выберите в контекстном меню пункт Построить. В открывшемся окне введите имя нового поля и сформируйте арифметическое выражение, выбирая поля запроса из средней части Построителя кнопкой Вставить (если поля отсутствуют, сохраните запрос, затем откройте его в режиме Конструктора и повторите операцию).

Если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления. Примером итогового вычисления может служить сумма всех зна­чений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

Поскольку итоговые функции для одной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку.

Итоговые запросы создают на основе известного бланка запроса по образцу, только теперь в нем появляется дополни­тельная строка — Группировка. Для введения этой строки в бланк надо щелкнуть на кнопке ∑ Групповые операции на панели инструментов программы Access . Далее все происходит очень просто. В тех полях, по которым производится группировка, надо уста­новить (или оставить) функцию Группировка. В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисле­ние, надо в строке Группировка раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций.

Щелчок на кнопке Вид запускает запрос и выдает результирую­щую таблицу с необходимыми итоговыми данными. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию. А если надо найти и сумму, и среднее, и максимальное значение, и еще что-то? Решение простое: одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

ОТЧЁТЫ

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в резуль­тате работы отчета создается бумажный документ.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, можно получить диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (авто­отчет), с помощью Мастера или вручную.

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна “знать” все необходимое об особенностях прин­тера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соот­ветственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Доста­точно выполнить программную установку с помощью команды опе­рационной системы: Пуск - Настройка -> Принтеры -> Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающих­ся к самой операционной системе.

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содер­жать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

Структура отчета состоит из пяти разде­лов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колон­титулов.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и зани­мает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем разме­щены два элемента управления.

В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Раде() и Pages(). Тот текст, который запи­сан в кавычках, воспроизводится “буквально”, а оператор & служит для “склеивания” текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называ­ется оператором конкатенации.

Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. Режим просмотра отчета.

В режиме просмотра отчета можно просмотреть все страницы готового отчета, настроить параметры страницы печати (Файл – Параметры страницы), изменить масштаб просматриваемой области, перейти в режим Конструктора отчета.

На панели инструментов режима Просмотра отчета присутствует кнопка Связь с Office. Полученный отчет можно экспортировать в текстовый редактор Word или табличный процессор Excel.

Для изучения возможностей MS ACCESS и приобретения навыков работы с БД в среде MS ACCESS можно выполнить приведенную Лабораторную работу. Выполнение этой работы необязательно.