Работаем с адресной книгой

Лабораторная работа № 424. Отправка, прием и удаление почтовых сообщений средствами Outlook Express

Цель работы. Приобрести практические навыки отправки, получения, хранения, сортировки, удаления писем, работы с адресной книгой.

Создание и отправка писем

Давайте создадим сообщение.

Нажмите кнопку с надписью Создать сообщение (New Message) на панели инструментов. На экране появится окно Создать сообщение (New Message) (см. рис. 122).

В нижней части окна Создать сообщение (New Message) расположено поле для ввода основного текста письма. Поле Кому (То) используется для ввода электронного адреса получателя вашего сообщения. В поле Копия (Сс) можно указать дополнительный адрес для отправки копии данного письма. Поле Тема (Subject) предназначено для ввода ключевой темы вашего сообщения, чтобы создать у получателя представление о содержании поступившего письма.

Рисунок 122 — Окно Создать сообщение (New Message)

В поле ввода Кому (То) введите несуществующий электронный адрес аaa@zzz.

В поле ввода Тема (Subject) введите тему сообщения текст.

В окне для ввода основного текста наберите строку Текст письма.

Выберите команду меню Сообщение à Важность à Низкая (Message à Set Priority à Low), чтобы назначить создаваемому письму низкую важность. В окне Создать сообщение (New Message) появится строка Данное сообщение имеет низкую важность (This message is Low Priority).

Получатель письма с установленной важностью увидит значок , – в случае низкой важности или значок - если важность сообщения высокая. Значки важности помогут вашим партнерам по переписке расставить приоритеты при чтении писем. По умолчанию создаваемое сообщение приобретает обычную важность, а соответствующий значок у письма будет отсутствовать.

ü Нажмите кнопку с надписью Отправить (Send) на панели инструментов Обычные кнопки (Standard Buttons) в верхней части окна Создать сообщение (New Message), чтобы подготовить к отправке созданное сообщение. На экране появится диалог Отправить почту (Send Mail) с предупреждением о том, что письмо будет помещено в папку Исходящие (Outbox)без пересылки на узел вашего провайдера (см. рис. 123).

ü Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Отправить почту (Send Mail) и окно Создать сообщение (New Message). Сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox), в которой хранятся подготовленные к отправке письма.

Рисунок 123 — Окно диалога Отправить почту (Send Mail)

Убедитесь, что созданное сообщение расположено в папке Исходящие (Outbox).

ü Щелкните мышью на папке Исходящие (Outbox) в левой части окна программы Microsoft Outlook Express. В правой части окна нашей программы появится содержимое выбранной папки с созданным письмом (см. рис. 124).

Рисунок 124 — Окно с содержимым папки Исходящие (Outbox)

В колонке Кому (То) содержимого папки Исходящие (Outbox) находятся электронные адреса получателей подготовленных к отправке писем, в столбце Тема (Subject) – темы сообщений, в колонке Отправлено (Sent) – даты создания писем.

ü Если в папке Исходящие (Outbox) содержится несколько сообщений, щелкните мышью на вашем письме. В нижней части окна появится текст выбранного сообщения.

Отправим созданное сообщение адрисату:

ü Установите связь с Интернетом.

ü Нажмите кнопку с надписью Доставить почту (Send and Receive All) на панели инструментов. На экране появится диалог, в котором отображается процесс отправки и получения писем (см. рис. 125).

Рисунок 125 — Процесс отправки и получения писем

При отсутствии ошибок письмо будет отправлено на сервер. Бегущая полоса - индикатор прогресса показывает, какая часть сообщения отправлена на почтовый узел вашего провайдера. После окончания отправки и приема поступивших сообщений открытый диалог исчезнет с экрана. Созданные письма будут перемещены в папку Отправленные (Sent Items). Это означает, что наше сообщение отправлено на почтовый узел.

В ходе первой отправки письма могут появиться разные ошибки. В нашем случае указан электронный адрес в неверном формате: aaa@zzz и вместо диалога отправки писем на экране может появиться диалог с сообщением об отказе сервера принять этот адрес (см. рис. 126).

Рисунок 126 — Диалог с сообщением о неверном адресе

ü Нажмите кнопку Скрыть (Hide), чтобы закрыть диалог с сообщением.

ü При ошибке укажите правильный адрес получателя или измените адреса почтовых серверов в параметрах электронной почты.

Если при настройке нашей программы неверно введен пароль, то вместо диалога отправки писем на экране появится диалог для ввода имени пользователя и пароля (см. рис. 127).

Рисунок 127 — Диалог для ввода имени пользователя и пароля

ü В поле ввода Имя пользователя (Account name) введите имя пользователя для работы с электронной почтой.

ü В поле ввода Пароль (Password) наберите на клавиатуре пароль почтового ящика.

ü Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог для ввода пароля. На экране появится диалог процесса отправки и получения писем (см. рис. 125), который закроется после обмена сообщениями с почтовым узлом.

Обратите внимание, что после завершения отправки подготовленных писем связь с Интернетом будет автоматически разорвана в соответствии с настройкой программы Microsoft Outlook Express. Если данная настройка не произведена, то нужно разорвать соединение с Интернетом самостоятельно.

Получение писем

Сейчас мы рассмотрим, как получать письма.

ü Установите связь с Интернетом.

ü Щелкните мышью на папке Входящие (Inbox), в которую помещаются поступившие письма, в левой части окна программы Microsoft Outlook Express. В правой части окна появится содержимое выбранной папки (см. рис. 128).

ü Нажмите кнопку с надписью Доставить почту (Send and Receive All) на панели инструментов. На экране появится диалог процесса отправки и получения писем см. рис. 125).

Обратите внимание, что справа от названия папки Входящие (Inbox) в круглых скобках расположено число, которое показывает количество полученных непрочитанных писем.

Рисунок 128 — Окно с содержимым папки Входящие (Inbox)

В колонке От (From) содержимого папки Входящие (Inbox) находятся имена отправителей полученных писем, в столбце Тема (Subject) – темы сообщений, в колонке Получено (Received) – даты поступления писем. Слева от имени отправителя расположен значок для прочитанных сообщений или значок для новых писем.

ü Щелкните мышью на сообщении. В нижней части окна программы Microsoft Outlook Express появится содержимое выбранного письма.

В разных операционных системах русские буквы кодируются по-разному, поэтому в Интернете используются тексты с различными кодировками. Кроме того, при пересылке сообщений по электронной почте кодировка русского текста может измениться. Отметим, что довольно популярной в русском Интернете является кодировка КОИ8-Р.

Программа Microsoft Outlook Express поддерживает довольно много русских кодировок. При отображении текста письма данная программа пытается автоматически выбрать подходящую кодировку. Однако бывают ситуации неверного определения программой нужной кодировки. В этом случае содержимое сообщения будет представлено непонятными символами.

Чтобы изменить кодировку при чтении письма, выполните следующие шаги:

ü Выберите команду меню Вид à Кодировка (View à Encoding). На экране появится меню выбора кодировки (см. рис. 129).

Рисунок 129 — еню выбора кодировки

Обратите внимание, что текущая кодировка помечена темным кружком.

ü Если необходимой кодировки в подменю не оказалось, то выберите команду Дополнительно (More) в меню выбора кодировки. На экране появится дополнительное подменю кодировок, которые ранее не использовались в программе Microsoft Outlook Express (см. рис. 130).

Рисунок 130 — Дополнительное подменю выбора кодировки

ü Щелкните мышью на подходящей, по вашему мнению, кодировке. Содержимое текущего письма отобразится в выбранной кодировке.

Работаем с адресной книгой

В ходе электронной переписки с одними и теми же партнерами иногда приходится вводить достаточно сложные адреса своих корреспондентов. Гораздо удобнее не набирать адреса на клавиатуре, а выбирать их из списка. Для этого существует адресная книга, которая позволяет хранить информацию о ваших партнерах по переписке, включая электронные адреса.

ü Нажмите кнопку с надписью Адреса (Addresses) на панели инструментов. На экране появится окно Адресная книга (Address Book) для внесения сведений о ваших корреспондентах (см. рис. 131).

Рисунок 131 — Окно Адресная книга (Address Book)

ü Если в левой части окна отсутствует дерево папок, то выберите команду меню Вид à Папки и группы (View à Folders and Groups).

ü Если у вас правая часть окна Адресная книга (Address Book)выглядит по-другому, выберите команду меню Вид à Подробности (View à Details).

В правой части открытого окна будет располагаться информация о ваших партнерах: в колонке Имя (Name) находятся имена корреспондентов, в столбце Электронная почта (E-mail Address) – их электронные адреса. Наряду со сведениями о конкретных абонентах в адресную книгу можно вносить информацию о группе ваших партнеров.

Группы удобно использовать, чтобы отправить письмо сразу всем корреспондентам в группе.

Попробуем создать группу абонентов.

ü Нажмите кнопку с надписью Создать (New) на панели инструментов окна Адресная книга (Address Book). На экране появится меню создания элементов адресной книги (см. рис. 132).

Рисунок 132 — Меню создания элементов адресной книги

Выберите команду Создать группу (New Group) в возникшем меню для создания группы абонентов. На экране появится диалог Свойства (Properties) (см. рис. 133).

Рисунок 133 — Окно диалога Свойства (Properties) для создания группы

ü В поле ввода Название группы (Group Name) введите название группы корреспондентов Друзья.

ü В поле ввода Имя (Name) наберите на клавиатуре имя и фамилию абонента, например Владимир Иванов.

ü В поле ввода Адрес электронной почты (E-mail) введите электронный адрес корреспондента.

ü Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы включить внесенную информацию о корреспонденте в группу. В поле Участники группы (Group Members) появится строка Владимир Иванов.

ü Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Свойства (Properties). В окне Адресная книга (Address Book) появится строка Друзья. Это означает, что группа абонентов Друзья создана.

Теперь введем в адресную книгу информацию об одном партнере по переписке.

ü Нажмите кнопку с надписью Создать (New) на панели инструментов окна Адресная книга (Address Book). На экране появится меню создания элементов адресной книги (см. рис. 132).

ü Выберите команду Создать контакт (New Contact)в возникшем меню для ввода подробных сведений об абоненте. На экране появится диалог Свойства (Properties) (см. рис. 134).

Рисунок 134 — Окно диалога Свойства (Properties) для ввода информации об абоненте

Отметим, что здесь используются вымышленные имена и адреса, а вы же можете вводить реальные адреса своих друзей.

ü В поле ввода Имя (First) введите имя партнера по переписке Иван. Набранное имя появится в поле Имя в книге (Display), содержимое которого будет представлять создаваемую запись в адресной книге.

ü В поле ввода Фамилия (Last)введите фамилию корреспондента Петров. В поле Имя в книге (Display) будет добавлена набранная фамилия.

ü В поле ввода Адреса электронной почты (E-mail Addresses) введите электронный адрес абонента – [email protected]. Еще раз обращаем ваше внимание на то, что адрес – вымышленный, а также отметим, что точку после адреса набирать не надо: это - точка в предложении, но не в адресе.

Отметим, что с помощью вкладок Домашние (Ноте), Служебные (Business), Личные (Personal) и других можно задать дополнительную информацию о партнере по переписке.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно диалога Свойства (Properties). В окне Адресная книга (Address Book) появится строка Иван Петров (см. рис. 135). Это означает, что сведения о корреспонденте внесены в адресную книгу.

Рисунок 135 — Содержимое адресной книги

Обратите внимание на то, что группа абонентов помечена значком , а запись об одном партнере – значком .

Давайте создадим новое письмо в окне Адресная книга (Address Book).

ü Щелкните мышью на записи о корреспонденте Иван Петров, которому нужно отправить письмо. Выбранная строка выделится темным цветом.

ü Нажмите кнопку с надписью Действие (Action) на панели инструментов окна Адресная книга (Address Book). На экране появится меню действий (см. рис. 136).

Рисунок 136 — Меню действий

ü Выберите команду Отправить почту (Send Mail) в меню действий. На экране появится окно Создать сообщение (New Message) (см. рис. 137).

Обратите внимание на то, что в поле ввода Кому (То) расположено название записи адресной книги Иван Петров с подчеркиванием. Далее остается заполнить поле Тема (Subject) и поле для текста.

Рисунок 137 — Письмо, созданное в окне Адресная книга (Address Book)

Чтобы создать письмо традиционным способом, но с использованием адресной книги, выполните следующие шаги:

ü Нажмите кнопку с надписью Создать сообщение (New Message) на панели инструментов окна программы Microsoft Outlook Express. На экране появится окно Создать сообщение (New Message) (см. рис. 122).

Надпись Кому (То) в окне Создать сообщение (New Message) (см. рис. 122) превращайся в кнопку, если на нее установить указатель мыши. При нажатии на эту кнопку, на экране появится диалог Выбрать получателей (Select Recipients) (см. рис. 138).

ü Щелкните мышью на группе Друзья в левой части диалога Выбрать получателей (Select Recipients). Выбранная строка выделится темным цветом.

ü Нажмите кнопку Кому (То), чтобы отправить сообщение всем корреспондентам выбранной группы. В поле Получатели сообщения (Message recipients) появится группа Друзья.

Помощью кнопки Копия (Сс) можно переслать копию письма другому абоненту.

ü Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Выбрать получателей (Select Recipients). Имя группы Друзья с подчеркиванием будет отображено в поле ввода Кому (То) окна Создать сообщение (New Message).

Рисунок 138 — Окно диалога Выбрать получателей (Select Recipients)

Следует отметить, что когда в адресной книге создано много записей, удобно отсортировать их по нужному признаку, например по фамилии или электронному адресу. Для этого достаточно выбрать в окне Адресная книга (Address Book) команду меню Вид à Сортировать по à Фамилии (View à Sort By à Last Name) или Вид à Сортировать по à Адресу электронной почты (View à Sort By à E-Mail Address).