Перемещение, копирование и вставка фрагментов

Выполнение операций перемещения, копирования и вставки фрагментов таблицы удобно выполнять с помощью буфера обмена. Достаточно выделить фрагмент таблицы и, щелкнув правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, как показано на рис. 6.

В контекстном меню можно выбрать команду выполнения нужной операции: Вырезать (поместить в буфер обмена, удалив из таблицы), Копировать (поместить в буфер обмена копию выделенного фрагмента таблицы), Вставить (из буфера обмена в таблицу).

В некоторых случаях адреса ячеек при выполнении этих команд могут изменяться. Как и в других приложениях Windows, вы можете переместить (скопировать) выделенный блок ячеек методом «Взять и оттащить». Чтобы воспользоваться этим методом, указатель мыши следует установить на рамку выделенного блока (указатель примет форму стрелки) и «тащить» блок. Помните, что при копировании следует удерживать прижатой клавишу Ctrl.

Рис. 6. Контекстное меню

Поиск и замена

В Excel существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым текущей ячейки. Для поиска данных в списке Excel позволяет использовать фильтры, которые помогают отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка оборудования можно извлечь данные по наименованиям оборудования, которые приобретены в одном экземпляре.

Поиск текста и чисел

Для поиска текста и чисел выделите диапазон ячеек, в котором будет проводиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберите команду Найти. На вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите текст или числа, которые нужно найти, затем в списке Область поиска выберите тип данных, среди которых будет производиться поиск, укажите по строкам или столбцам выполнять поиск, учитывать ли регистр, включить или выключить поиск случаев полного совпадения образца поиска с содержимым ячейки. Для начала поиска щелкните кнопку «Найти далее». Если нужно будет остановить поиск, нажмите клавишу Esc.

Для замены текста и чисел выделите диапазон, в котором будет проводиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберите команду Заменить. После этого на экране будет раскрыта вкладка Заменить диалогового окна Найти и заменить, показанного на рис. 7.

Рис. 7. Окно поиска и замены

В поле Найти введите текст или числа, которые нужно найти, затем в поле Заменить на введите, чем заменить. Если вы хотите удалить символы, то оставьте поле Заменить на пустым. Для начала поиска щелкните кнопку «Найти далее». Если заданный вами образ поиска отсутствует, то поиск заканчивается и об этом выводится сообщение. Как только будет найдено первое вхождение заданного в поле Найти образа поиска, поиск приостановится, а ячейка с найденным фрагментом будет выделена. Чтобы заменить найденные символы, выберите команду Заменить. Если вы хотите заменить все вхождения, щелкните кнопку «Заменить все». Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу Esc.

Отображение строк таблицы с использованием фильтра

Фильтры могут быть использованы только для одной таблицы на листе. Для отбора отображаемых строк укажите ячейки в фильтруемой таблице, затем выберите команду Фильтр в меню Данные, а затем - команду Автофильтр. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные, и выберите значение в списке, как показано на рис. 8.

Выбирая другие столбцы и задавая значения для фильтрации, вы можете ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.

Примечания.

1. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

2. С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения.

Рис. 8. Выбор значения для фильтрации таблицы

Excel, как и Word, в большинстве случаев позволяет отменить неудачно выполненную команду, а также повторить последнюю выполненную команду (кнопки «Отменить» и «Вернуть» на панели инструментов Стандартная). Обратите внимание, что в отличие от Word в Excel допускается отмена только одной команды.

Этапы решения задачи с помощью табличного процессора

Каждый раз, используя табличный процессор Excel для решения задачи, мы выполняем некоторую последовательность шагов, которую можно назвать этапами решения. Какие это этапы и в какой последовательности они следуют друг за другом, рассмотрим на примере составления простой таблицы расчета сметы оборудования офиса, в которой подсчитаем затраты на приобретение электронно-вычислительной техники.

Первый этап. Анализ исходных данных и постановка задачи. На первом этапе проанализируем текст задачи и определим исходные данные задачи: наименование оборудования (текст), количество приобретаемых единиц оборудования (число), цена за единицу оборудования (число в иностранной валюте), курс иностранной валюты (число). Установим, что мы должны рассчитать в задаче следующие величины: стоимость всех единиц оборудования одного наименования с учетом курса валюты, итоговую сумму затрат.

Второй этап. Создание новой таблицы и ввод исходных данных. Для создания таблицы можно щелкнуть кнопку «Создать» на панели инструментов Стандартная. Затем ввести данные и изменить размеры столбцов, так чтобы в них полностью отображался текст, как показано на рис. 9.

Рис. 9. Окно Microsoft Excel с введенными данными задачи

Третий этап. Описание расчетов. В ячейку D4 необходимо поместить сумму затрат на приобретение компьютеров в рублях, которая подсчитывается по формуле В4*С4*В2.

Для ввода формулы надо выделить ячейку D4, затем щелкнуть кнопку = в строке ввода формул; щелкнув ячейку В4, ввести первый операнд; щелкнув клавишу «*», задать операцию умножения; щелкнув ячейку С4, ввести второй операнд; щелкнув клавишу «*», задать операцию умножения; щелкнув ячейку В2, ввести третий операнд.

Так как адрес ячейки В2, в которой размещен курс иностранной валюты, должен оставаться неизменным при последующем копировании формулы вычисления суммы в рублях, зададим абсолютную адресацию ячейки В2, для чего щелкнем клавишу F4. После этого в изображении ссылки на ячейку В2 появится знак доллара ($): $В$2. Завершим создание формулы вычисления, щелкнув кнопку «ОК». После этого в ячейке D4 немедленно появится результат вычислений, а в строке формул будет изображена формула, по которой выполняется вычисление: =В4*С4*$В$2.

Так как суммы затрат на приобретение остальных наименований оборудования вычисляются по аналогичной формуле, скопируем формулу из ячейки D4 в D5:D9.

Для уточнения порядка копирования формул в справке Excel выберем в меню «Справка» команду Вызов справки, на вкладке Поиск зададим образ «копирование», в списке найденных разделов выберем Перемещение или копирование формулы и щелкнем кнопку «Показать». После этого на экране будет открыто окно справки Excel, как показано на рис. 10. Изучив справочную информацию, закроем окно справки, щелкнув кнопку Закрыть окно в правом верхнем углу окна.

Рис. 10. Окно справки Excel Перемещение и копирование формулы

Итак, для копирования формулы из ячейки D4 в D5:D9 выделим ячейку D4, затем установим курсор мыши на рамку выделения и нажмем левую кнопку мыши. Прижав клавишу Ctrl, перетащим мышью выделение с D4 на D5, удерживая нажатой кнопку мыши.

Для копирования формулы в примыкающий к данной ячейке диапазон внутри столбца или строки удобно использовать маркер заполнения. Для этого выделим ячейку D4, содержащую формулу, и перетащим маркер заполнения в диапазон в D5:D9 (рис. 11).

Рис. 11. Маркер заполнения в выделенной ячейке

Для вычисления итоговой суммы затрат в ячейку D10 введем формулу вычисления суммы ячеек D4:D9, для чего выделим диапазон ячеек D4:D9 и щелкнем кнопку S(Автосумма).