Лекция 12. Информационное обеспечение муниципального управления
Любое управление – это процесс сбора, хранения, обработки и передачи информации для ее превращения в управленческое решение.
Информация – это любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях.
Информационные ресурсы –это отдельные документы и их массивы в архивах, фондах и банках данных и других информационных системах.
Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в том числе средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.
Информационные процессы – это процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.
Информация есть связующее звеном между субъектом и объектом управления, характеризующая объект в статике и динамике. Она обладает в значительной степени свойством к саморазвитию.
Основными элементами любого информационного процесса являются: источник, сообщение, канал и получатель.
Источник – это тот, кто создал сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность.
Сообщение – это информация, которую источник передает получателю.
Канал – это средства связи, с помощью которых сообщение передается от источника к получателю.
Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.
Информационное обеспечение управления – это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее предоставления и организации в пространстве и времени, обеспечивающая решение задач в системе управления. Всю информацию, поступающую в органы МСУ можно классифицировать по следующим признакам:
1) По происхождению: официальная и неофициальная;
2) По источникам поступления: внешняя и внутренняя;
3) По периоду использования: переменная и условно постоянная;
4) По направленности применения: универсальная и специальная;
5) По качеству предоставления: качественная и некачественная;
6) По степени готовности для использования в принятии решений: первичная, вторичная и выходная;
7) По видам основных функций управления: планово-прогнозная и контрольно-учетная;
8) По формам носителя: печатная, электронная, письменная, устная, СМИ;
9) По материальным носителям: электронная, телефонная, бумажная;
10) По сферам общественной жизни: политическая, экономическая, социальная (рис.8.4.1.)
Рис.8.4.1 классификация информации, поступающей в органы МСУ
Особое значение для муниципального управления имеет разделение информации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренняя информация: решение представительного органа МО, постановления и распоряжения Главы администрации, протоколы заседания коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов.
Внешняя информация: местная власть может ограничиться только получением полной информации из различных источников.
Основные источники внешней информации для МО (рис.8.4.2.):
Рис. 8.4.2. Внешние информационные потоки муниципалитета
1. Население;
2. Общественные объединения граждан;
3. Органы государственной власти РФ и ее субъектов;
4. Союзы и ассоциации МО;
5. Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории МО;
6. Финансовые и кредитные организации;
7. Органы государственного и муниципального контроля и надзора;
8. Органы статистики.
Вся поступающая информация фиксируется в виде документа.
Совокупность всех операций с документами представляет собой делопроизводство.
Документооборот – это движение документов с момента их создания до выполнения.
При использовании для принятия управленческих решений учитываются следующие особенности исходной информации:
1) Исходная информация имеет погрешности;
2) Информация не всегда поступает к необходимому моменту времени;
3) Большинство принимаемых управленческих решений на стадии подготовки носит многовариантный альтернативный характер, поэтому информация должна быть достаточной и полной.
Информационное обеспечение муниципального управления предполагает использование современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими.
Система информационного обеспечения органов МСУ – это совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических компонентов, обеспечивающих информационные процессы в системе управления (рис.8.4.4.)
Рис.8.4.4. Схема использования новых информационных технологий (НИТ) в муниципальном управлении.
Структура информационных систем МО, внедрение новых информационных технологий, определяется функциями данной системы, а также перспективными задачами.
Эффективность принимаемых управленческих решений зависит от их качества.
Свойствами, определяющими качество управленческих решений, являются:
1. Целенаправленность;
2. Научная обоснованность;
3. Своевременность принятия управленческого решения – решение должно быть принято в момент наибольшей необходимости;
4. Непротиворечивость – согласованность с ранее принятыми решениями вышестоящих органов государственной власти;
5. Реальность – возможность осуществления на практике;
6. Полномочность;
7. Правомерность.
Основная цель управленческого решения должна формулироваться в определенных количественных и качественных показателях.
Управленческие решения классифицируются по следующим показателям:
1) По функциональным показателям;
2) По организации разработки;
3) По продолжительности осуществления;
4) По сфере действия;
5) По методам разработки.
Письменные управленческие решения органов муниципального управления рассматриваются в качестве правовых актов, которые выражают властные начала. Правовые акты бывают нормативными и индивидуальными. Нормативные акты содержат правила, рассчитанные на неоднократное применение, на основе которых могут возникать конкретные правовые отношения. Они издаются с целью регулирования однотипных общественных отношений. Индивидуальные акты управления издаются органами управления и должностными лицами по оперативным и текущим вопросам, возникающим в процессе исполнительно-распорядительной деятельности.
Процесс подготовки и реализации управленческих решений включает следующие этапы:
1. Выявление и формулирование проблемы;
2. Формирование группы по подготовке решения;
3. Сбор информации и анализ проблемы – на данном этапе на основе собранной информации проводится анализ по следующим выводам: какие изменения произошли в объекте управления, какие причины вызвали проблемную ситуацию, какими ресурсами располагает система управления, какие меры следует принять для решения проблемы;
4. Подготовка и обоснование вариантов решения проблемы;
Методы выработки вариантов решения:
1) Метод аналогии;
2) Метод эксперимента;
3) Экономико-математические методы;
4) Метод имитационного моделирования;
5) Метод деловых игр;
6) Методы системного анализа.
В каждом варианте решения должны определяться основные направления достижения цели, исполнители, ресурсы и сроки.
На основе сопоставления предоставленных вариантов решения выбирается оптимальный вариант. Сопоставление вариантов проводится по следующим показателям:
· Степень решения проблемы;
· Продолжительность реализации решения;
· Социальные последствия для объекта управления;
5. Выбор варианта и утверждение решения руководителем;
6. Организация исполнения решения – обеспечивается доведением решения до исполнителей, которые разрабатывают план мероприятий по его исполнению и доводят его до сведения руководителя администрации;
7. Контроль и оценка результатов исполнения решения – для этого копия управленческого решения передается в службу контроля. С помощью контроля руководитель получает информацию, позволяющую ему предупреждать возникающие неблагоприятные ситуации.
Причинами корректировок решений в процессе их реализации могут быть: плохая организация исполнения решения, резкие изменения в ситуации, вызванные внешними причинами, или недоработка решения.