Структура и штатная численность
ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ
Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов[2] бумаги.
Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).
Таблица 1. Потребительские форматы бумаг (мм).
| Ряд А | Ряд В | Ряд С | |||
| А0 | 841х1189 | В0 | 1000х1414 | С1 | 917х1287 |
| А1 | 594х841 | В1 | 700х1000 | С2 | 648х917 |
| А2 | 420х594 | В2 | 500х707 | С3 | 452х648 |
| А3 | 297х420 | В3 | 353х500 | С4 | 323х458 |
| А4 | 210х297 | В4 | 250х353 | С5 | 229х324 |
| А5 | 148х210 | В5 | 176х250 | С6 | 162х229 |
| А6 | 105х148 | В6 | 125х176 | С7 | 114х162 |
| А7 | 74х105 | В7 | 88х125 | С8 | 81х114 |
| А8 | 52х74 | В8 | 62х88 | 57х81 | |
| А9 | 37х52 | В9 | 44х62 | ||
| А10 | 26х37 | В10 | 31х44 | ||
| А11 | 18х26 | В11 | 22х31 | ||
| А12 | 13х18 | В12 | 15х22 | ||
| А13 | 9х8 |
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.
Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:
левое поле – 20; верхнее поле – 15;
правое поле – 10; нижнее поле – 20.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
10.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Основные разделы текста устава:
1) общие положения;
2) организационное единство;
3) регламент деятельности;
4) финансово-материальная база;
5) отчетная и ревизионная деятельность;
6) порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Реквизиты формуляра устава:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) название вида документа;
4) дата, номер;
5) место издания;
6) гриф утверждения;
7) текст;
8) подпись руководителя.
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.
Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
1) общие положения;
2) должностные обязанности;
3) права;
4) ответственность
Устав — правила оформления и образцы
Устав представляет собой правовой документ, который определяет функции, структуру государственных, общественных, коммерческих компаний.
Оформление устава
Любой указ должен содержать следующую информацию:
1) название, под которым работает организация;
2) основные цели, задачи деятельности структуры
3) способы достижения поставленной
4) данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа цели
6) передаваемые полномочия
8) порядок инвестирования средств
10) правила прекращения деятельности предприятия
Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты:
— наименование предприятия;
— указание вида документа;
— дату утверждения;
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур);
— место издания (указывается конкретный город).
Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть как цифровым, так и буквенным.
Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях:
— устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство);
— устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией;
— устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции);
— устав общественной организации — собранием, съездом её участников.
Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.
Положения бывают:
- индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
- типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.
Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.
Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.
Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Образец положения представлен на рис.2.
Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия (рис. 3).
Структура и штатная численность
Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности (рис.4).
Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.
Все изменения вносят приказом директора.
РЕГЛАМЕНТ
Существует несколько определений регламента:
Регламент– свод правил. 1
Регламент– правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. 2
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. 3
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. 4
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. 5
Обязательнымиреквизитамирегламента являются:наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.
К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).
Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.
Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.
Образец протокола представлен на рис. 12.
Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.
Образец выписки из протокола представлен на рис. 13.
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.
Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.
В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.
Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.
Датой справки является дата ее подписания.
Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.
Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.
В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
§ дата;
§ номер;
§ ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
§ заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):
§ фирма;
§ структурное подразделение;
§ должность;
§ фамилия и инициалы;
§ почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.06 № 247)...». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
§ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
§ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
§ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).