Шаг 5. Распределить полученные функции по подразделениям организации

Это простая на первый взгляд задача на практике решается достаточно сложно, так как возникают противоречия по определению ответственности и полномочий между руководителями функциональных подразделений. Эта ситуация обусловлена субъективностью определения границ бизнес процессов и распределения функций между ними. (См. приложение 6).

Сама по себе составленная схема носит характер промежуточного звена анализа процессов. Она наглядно показывает объема функций по реализации процесса в каждом структурном подразделении и помогает определить характер процесса (сквозной или функциональный), а так же выявить владельца процесса - руководителя подразделения, в котором реализуются все или большинство функций по процессу.

В частности анализ схемы распределения функций по управлению социально – экономическим развитием города между структурными подразделениями Администрации позволяет сделать следующий вывод: так как в реализации процесса на различных этапах участвуют все приведенные департаменты, он является сквозным процессом. Владельцем процесса является руководитель департамента экономического развития, так как в данном структурном подразделении реализуется весь процесс от начала до конца. Кроме того, на схеме можно обнаружить отсутствие некоторых функций у отдельных структурных подразделений. Что может стать поводом для корректировки регламентирующей документации или дальнейшего анализа

Шаг 6. Детально описать каждый процесс при помощи выбранной методики.(ARIS, IDF0, IDF3, DFD и.т.д).

В общем случае модель процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1) какие функции (работы, операции) необходимо выполнить
для получения заданного конечного результата;

2) кто выполняет функции процесса;

3) как происходит взаимодействие исполнителей при выпол­нении этих функций, в какой последовательности;

4) какие механизмы управления существуют в рамках рассмат­риваемого бизнес-процесса;

5) какие входящие документы/информацию использует каж­дая функция процесса;

6) какие исходящие документы/информацию генерирует
каждая функция процесса;

7) какие ресурсы необходимы для выполнения каждой фун­кции процесса;

8) какая документация регламентирует выполнение каждой
функции;

9) какие параметры характеризуют выполнение каждой фун­кции в отдельности и процесса в целом.

Для описания выбранной для демонстрации методики процесса «Управление социально – экономическим развитием» наиболее оптимальной является нотация IDF0.

Методология IDF0 применяется для описания процессов верхнего уровня с акцентом на системе управления процессом. Методика позволяет отражать связи различных типов: по информации, по управлению, движение материальных ресурсов (рис.13).

Основным объектом диаграммы процессов данной нотации является объект, представленный четырехугольником, изображающим функции, выполняемые в организации. Стрелки служат для описания потоков материальных ресурсов или потоков информации, документов.

Рис. 13. Модель процесса.

Модель процесса управления социально – экономическим развитием муниципального образования в графической схеме, составленной по методике IDF0 представлена в схем в Приложении 1.

В указанной методике процесс показан виде взаимосвязанных функций. Нотация IDEF позволяет отражать декомпозицию функций процесса. Количество уровней декомпозиции выбирается исходя из стоящих задач и необходимой степени подробности описания. На практике используют 3-5 уровней декомпозиции. Для примера мы рассмотрим два уровня декомпозиции в соответствии с темы функциями, которые мы определили выше. Кроме то выделяется еще дополнительно нулевой уровень декомпозиции

Нулевой уровень декомпозиции (0).Модель, выполненная в нотации IDEF, имеет контекстную диаграмму верхнего уровня А-0, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Стрелки на диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма А-0 устанавливает область моделирования и ее границу, входы и выходы всего процесса в целом и ресурсы, необходимые для его обеспечения.

Рассмотренный на схеме процесс управления социально – экономическим развитием города имеет следующие выходы:

1. Программа социально – экономического развития, которая имеет как внутреннего потребителя – структурные подразделения администрации, реализующие программу в рамках своей отрасли, так и внешние потребители – предприятия и организации города, которые планируют свою деятельности на основе программы.

2. Концепция социально – экономического развития, в основном ориентирована на внутреннего потребителя и служит для определения политики управления городом.

3. Реализованная программа в виде общественной услуги, потребителем которой является население города.

4. Отчет о результатах реализации программы социально – экономического развития, который имеет также как внутреннего так и внешнего потребителя.

Диаграмма, составленная по методике IDF0, указывает на виды обратных связей, которые так же являются входами для организации нового цикла процесса.

Управляющее воздействие в организации процесса управления социально – экономическим развитием, как это можно наблюдать на схеме являются нормативно – правовые акты, регламентирующие деятельность по процессу.

Контекстная диаграмма А-0 должна содержать краткие утверждения, определяющие точку зрения должностного лица или подразделения, с позиций которого создается модель, и цель, для достижения которой она создается. Эти утверждения помогают руководить разработкой модели и ввести этот процесс в определенные рамки. Формулировка цели выражает причину создания модели, содержит перечень вопросов, на которые должна ответить модель.

1 уровень декомозиции (А0). Он отражает процессы верхнего уровня.Процесс управление социально – экономическим развитием - это управленческий процесс, рамках которого выделяют традиционные управленческие функции.

1.Планирование. В процессе «Управлять социально – экономическим развитием» она обозначенная, как «Разработать концепцию социально – экономического развития» и «Разработать комплексную программу социально – экономического развития».

2. Организация – « Организовать реализацию программы социально – экономического развития».

3. Контроль – «Оценить результативность, эффективность программы»

На данной диаграмме более четко, чем на предыдущей можно увидеть на каком этапе реализуются те ли иные выходы процесса.

2 уровень (А00) содержит декомпозицию процессов верхнегоуровня. Для детального описания процессов в муниципальном управлении нагляднее сразу представлять их как управленческие, а декомпозицию проводить по общим функциям управления.

Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский блок, но описывает ее более подробно. Таким образом, дочерняя диаграмма как бы вложена в родительский блок.

На третьем уровне (А000)происходит декомпозиция основанных производственных и управленческих процессов. Процесс разбивается на процедуры, результатами которых являются документы, управленческие решения. Они отражаются в виде текстовых блоков, подписей рядом с соответствующей стрелкой. Каждая общая функция управления, отражающая последовательность действий в блоке может быть представлена в виде последовательно или параллельно происходящих действий, результатом которых будет ее реализация.

Важно отметить, что в методике IDEF стрелки не представляют собой поток или последовательность событий, как в традиционных блок-схемах потоков и процессов. Они лишь показывают, какие данные или материальные объекты должны поступить на вход функции для того, чтобы эта функция могла выполняться. Поэтому ее возможности ограничены. Для описания детализированных процессов на уровне отдельных операций используют методики IDEF3 и ARIS в различных своих модификациях.

Модификация нотации стандарт IDIF3 (Work Flow Modeling) используется для описания рабочих процессов (потоков работ). Основа методологии состоит в построении моделей процессов по принципу последовательно выполняемых работ (функций, операций). Эта методика может быть использована при переходе на третий и четвертый уровни детализации процессов. Нотацию целесообразно использовать для описания относительно простых процессов уровня рабочих мест. В этом случае схема может послужить основой для создания документов, регламентирующих работу исполнителя.

Для отображения возможных вариантов ветвления или слияния потоков работ определены дополнительные объекты – логические операторы: «И», «ИЛИ», исключающее «ИЛИ».

Методика моделирования IDEF3 представлена на примере описания процесса четвертого уровня декомпозиции процесса А 111 «Разработать прогноз социально – экономического развития города».

Подход к описанию процессов, основанный на методики ARIS предполагает рассмотрение деятельности организации с четырех точек зрения: организационной структуры, данных (потоки и структура), функций (функциональные иерархии), контроль и управление (сводные модели бизнес –процессов).

Бесспорное преимущество использования методики ARIS в описании процессов связанных с созданием определенных документов.

Другой группой методик является DFD (Data Flow Diagramming)/ Они предназначены для описания потоков данных. Она позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между работами. Также с помощью методики можно описывать движение документов (документооборот) и потоки материальных ресурсов. Методология может быть использована для внедрения процессного подхода в управление организацией, так как позволяет максимально снизить элемент субъективности в описании проекта. Методика представляет интерес с точки зрения разработки требований к информационной системе организации.

Например, для создания системы электронного документооборота, прежде чем формировать компьютерные сети и потоки данных необходимо знать виды, форма и количество документов, проходящих через каждое структурное подразделение по каждому процессу. Эти сведения в структурированном и системном виде могут быть созданы на основе методики DFD.