Порядок приема, передачи архивных документов

29. От организаций - источников комплектования архива документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, принимаются архивом по истечении сроков ведомственного хранения, установленными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

В исключительных случаях сроки ведомственного хранения документов Национального архивного фонда могут быть продлены. Продление сроков осуществляется:

1) для источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов – решением ЭПК данных архивов;

2) для источников комплектования специального государственного архива – решением ЭПК данного архива;

3) для источников комплектования других архивов – решением ЭПК местных исполнительных органов.

Сроки хранения документов Национального архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

30. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архив может осуществлять досрочный прием документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов на основе договора.

31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы при их наличии.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и проверка комплектности учетных документов.

Документы Национального архивного фонда принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов согласно приложениям 2-9 к настоящим Правилам; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов согласно приложению 10 к настоящим Правилам; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии – по сдаточной описи, составляемой организацией.

32. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Национального архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК архива (местного исполнительного органа) по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах согласно приложению 15 к настоящим Правилам. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

33. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект), эталонная копия; фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фоно и видеодокументов - сопроводительная документация в виде актов технического состояния, текстов выступлений, каталогов грампластинок, списков выступающих, программ вечеров, концертов, рецензий, статей и других материалов, имеющих непосредственное отношение к принимаемым в архив документам.

34. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по следующим группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, телеметрическая, картографическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.

35. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

36. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав Национального архивного фонда и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

37. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

38. Прием архивных документов от ликвидированных организаций, являющихся источниками комплектования архивов, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами и пунктами 31, 33-35, 37 настоящих Правил.

Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования архива, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.

39. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архива, документы по личному составу, в случае отсутствия у организации правопреемника, подлежат приему в архив.

40. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или местного исполнительного органа, согласованного с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.

При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.

41. Архив может комплектоваться архивными документами, имеющими научное, культурное, историческое или иное значение для Казахстана, находящимися за его пределами.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется на основании договора между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, возврате, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.

В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам .

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Национального архивного фонда и подлежат государственному учету.

42. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию уполномоченным органом (местным исполнительным органом) или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями правила по документированию и управлению документацией, типовые (примерные), индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива, другие правовые и научно-методические документы по документированию и управлению документацией, работы архивов организаций.

Архив участвует в работе Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), экспертной комиссии (далее – ЭК) источников комплектования архива. Источники комплектования архива - в работе ЭПК по приглашению ЭПК местного исполнительного органа или архива.

Архив принимает участие в проверках состояния документирования и управления документацией, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых уполномоченным органом, местным исполнительным органом.

43. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными службами и экспертными комиссиями источников его комплектования.

44. В этих целях архив оказывает указанным службам и комиссиям методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1) в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

2) по отбору документов в состав Национального архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

3) по упорядочению документов по личному составу;

4) по ведению учета документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении;

5) по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6) по совершенствованию работы делопроизводственных и архивных служб, экспертных комиссий источников комплектования;

7) в создании и совершенствовании научно-справочного аппарата к архивным документам;

8) в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.