Объяснительная записка

Объяснительная записка:1) документ, объясняющий причины какого-либо дей-ствия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу; 2) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному долж-ностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. ²

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутст-вии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объясни-тельной записки являюся:

ü наименование организации;

ü наименование вида документа (ОБЪЯСНИ-ТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);

ü дата;

ü регистрационный номер:

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü адресат;

ü подпись.

Пример оформления объяснительной записки

Служебная записка

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется кон-кретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

ü наименование структурного подразделения;

ü наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

ü дата;

ü регистрационный номер;

ü заголовок к тексту;

ü адресат;

ü подпись.

ü

Пример оформления служебной записки

Представление

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и меро-приятий по вопросам деятельности учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст представления содержит следующую информацию:

· фамилию, имя, отчество;

· дату рождения;

· образование;

· занимаемую должность;

· наименование структурного подразделения;

· стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

· оценку служебной деятельности;

· повышение профессионального уровня;

· оценку политических, деловых и моральных качеств;

· информацию об участии в общественной работе;

· мотив назначения, перемещения или поощрения;

· наименование должности, на которую предлагается назначить или перемес-тить;

· структурное подразделение, в которое предлагается назначить или перемес-тить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами представления являются:

ü наименование подразделения

ü наименование вида документа

ü дата

ü регистрационный номер

ü адресат

ü заголовок к тексту

ü подпись.

Пример оформления представления

Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреж-дению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организа-ции, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организа-ции, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются:

ü наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

ü дата;

ü регистрационный номер;

ü адресат;

ü фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации);

ü подпись

Пример оформления заявления

Справка:

Справка: 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представения в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справ-ки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о комплектовании тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель орга-низации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгал-тером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

· фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

· указание, в удостоверении каких сведений выдана;

· для каких целей или в какую организацию выдана;

· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

· дату составления;

· оттиск печати.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и т.д.

Обязательными реквизитами справки являются:

ü наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

ü наименование вида документа (СПРАВКА);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (для внешней справки);

ü адресат;

ü заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4);

ü подпись;

ü оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Пример оформления справки

Сводка

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным критериям, но связанные одной темой. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандарт-ном листе бумаги.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются:

ü наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

ü наименование вида документа (СВОДКА);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (для внешней);

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü подпись.

Пример оформления сводки

Заключение

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложе-ний по рассматриваемому вопросу или доку-менту в заключении указывается: «С проек-том ... согласны» или «По проекту ... замеча-ний нет». Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписы-вается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются:

ü наименование вида документа (ЗАКЛЮЧЕНИЕ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись;

ü оттиск печати (при составлении

заключения на стандартном листе бумаги). Пример оформления заключения

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Обязательными реквизитами отзыва являются:

ü наименование вида документа (ОТЗЫВ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись;

ü оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Пример оформления отзыва

Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).

Перечни подписыва-ются должностными лица-ми, составившими их. Кон-кретные разновидности пе-речней требуют утвержде-ния.

Датой перечня является дата его состав-ления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются:

ü наименование организации;

ü наименование вида документа (ПЕРЕЧЕНЬ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись.

Пример оформления перечня

Список

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательными реквизитами списка являются:

ü наименование организации;

ü наименование вида документа (СПИСОК);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись.

Пример оформления списка

Контрольные вопросы к Главе 6

G Какие документы входят в систему организационно-правовой документации?

G На каком правовом основании действует юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией?

G На каком правовом основании действует юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией?

G Каково содержание такого документа как«учредительный договор»?

G Каково содержание такого документа как«устав организации»?

G Каково содержание такого документа как«положение об организации»?

G Каково содержание такого документа как«положение о структурном подразделении»?

G Каково содержание такого документа как«положение о коллегиальном (совещательном органе) организации»?

G Каково содержание такого документа как«регламент»?

G Каково содержание такого документа как«структурная и штатная численность»?

G Каково содержание такого документа как«штатное расписание»?

G Каково содержание такого документа как«должностные инструкции по отдельным видам деятельности»?

G Какие документы входят в систему распорядительной документации?

G На какие две группы с точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) делятся все распорядительные документы, и какие документы входят в состав каждой из них?

G Какие организации действуют на основе единоличного принятия решений?

G Какие стадии включает процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений?

G Какие документы выступают в качестве инициирующих по отношению к распорядительным документам?

G Какие стадии включает процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения?

G Какие организации действуют на основе коллегиального принятия решений?

G Каково содержание такого документа как «приказ»?

G Каково содержание такого документа как «распоряжение»?

G Каково содержание такого документа как «указание»?

G Каково содержание такого документа как «постановление»?

G Каково содержание такого документа как «решение»?

G Какую роль в управленческом процессе играют информационно-справочные документы?

G В чем состоит особенность информационно-справочных документов

G Какие документы входят в систему информационно-справочной документации?

G Каково содержание такого документа как «протокол»?

G Каково содержание такого документа как «акт»?

G Каково содержание такого документа как «докладная записка»?

G Каково содержание такого документа как «объяснительная записка»?

G Каково содержание такого документа как «служебная записка»?

G Каково содержание такого документа как «предложение»?

G Каково содержание такого документа как «представление»?

G Каково содержание такого документа как «заявление»?

G Каково содержание такого документа как «справка»?

G Каково содержание такого документа как «сводка»?

G Каково содержание такого документа как «заключение»?

G Каково содержание такого документа как «отзыв»?

G Каково содержание такого документа как «перечень»?

G Каково содержание такого документа как «список»?

ГЛАВА 7. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ:

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу документов, - пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:

· письменная корреспонденция (письма);

· телеграммы;

· телефонограммы;

· факсограммы;

· сообщения электронной почты.