Порядок нефондовой организации архивных документов
92. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кинофотофоно и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другие).
93. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино- и телесюжета.
За единицу хранения кинодокументовпринимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.
Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
94. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см.).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу.
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью (далее – электронные документы) (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
За единицу учета фотодокументов принимается одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма.
За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом).
За единицу учета электронных документов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
За единицу хранения электронных документов (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
95. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
За единицу учета фонодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.
За единицу учета электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
За единицу хранения электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копий.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.
За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
За единицу хранения видеодокументов принимается физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.