Понятие формирования дел и общие правила группировки документов

Классификационные признаки формирования дел.

Особенности формирования документов в дела.

Вопрос

Государственным стандартом СТ РК 1037–2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установлены следующие понятия:

Дело — это совокупность документов или, в некоторых случаях, документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку, папку, коробку;

Формирование дела — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Систематизация документов внутри дела — это их расположение друг за другом в том или ином порядке в соответствии с признаками формирования дел, о которых речь идет далее.

При формировании дел следует соблюдать следующие основные правила:

· Основанием для группировки документов служит номенклатура дел, где закрепляется расположение заголовков дел, отражающее их классификацию. Содержание документов дела должно соответствовать его заголовку по номенклатуре.

· Дела заводятся по мере поступления документов. Бывают ситуации, когда в течение года поступают или создаются такие виды документов, заголовки для которых в номенклатуре дел не предусмотрены. Если такие документы невозможно или нецелесообразно приобщать к какому-либо делу, они формируются в отдельные дела, и составляется заголовок дела по общим правилам. На этот случай в номенклатуре дел предусмотрены резервные индексы, которые следует присвоить вновь заведенным делам. Сроки хранения таких документов устанавливаются на основе Перечня документов со сроками хранения, или, в случае затруднения, обсуждаются на заседании Экспертной комиссии и согласовываются с ЭПМК уполномоченного органа. При необходимости, заголовки вновь заведенных дел могут быть внесены в номенклатуру дел на следующий год.

· Не формируются в одно дело документы с разными сроками хранения, в том числе те, которые относятся к одному вопросу. Например, к приказам по основной деятельности могут быть составлены рапорта или докладные записки, по фактам, изложенным в которых, издается приказ. Эти документы не являются приложением к приказу, в отличие от документов, которые вводятся в действие данным приказом и в обязательном порядке прикладываются к подлиннику (например, инструкции, правила). Приказы по личному составу издаются на основании заявлений, объяснительных записок. По правилам в приказе должна быть ссылка на документ, на основании которого подготовлен приказ, поэтому все основания формируются отдельно и имеют срок хранения не более 5 лет.

· В дело помещаются только исполненные документы по решенным вопросам с ответами. На практике встречается такая распространенная ошибка, когда к письму-запросу не прилагается письмо-ответ, т. к. вся переписка формируется только по хронологии или, в другом случае, входящие и исходящие документы формируются отдельно. Эти способы группировки документов недопустимы, т. к. нарушают логические связи между документами и затрудняют их поиск, как в оперативной деятельности, так и при архивном хранении дел.

· Документы, не требующие решения, формируются в дела после их оформления.

· В дела формируются в основном подлинники официальных документов — т. е. первые или единственные экземпляры. Это относится к приказам, распоряжениям, планам, отчетам, докладным, служебным запискам и др. Но допускается включение в дела и копий документов в тех случаях, когда подлинники отправлены куда-либо в качестве исходящих документов, или в исключительных случаях, когда подлинник документа утерян. Копии документов должны быть оформлены соответствующим образом и иметь необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.

· При помещении документов в дело проверяется правильность их оформления: наличие подписей, дат, регистрационных номеров, виз, приложений, резолюций, отметок об исполнении и направлении в дело. Если на документах отсутствуют важнейшие реквизиты, то в дела они не помещаются и возвращаются исполнителям для их соответствующего оформления.

· Не допускается включение в дела документов, не относящихся к ним, а также черновиков, вариантов, не имеющих принципиального значения и юридической силы, лишних экземпляров размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

· В случаях, когда черновики, варианты текста имеют редакционные правки, ценные визы, существенно меняющие смысл документа или отражающие ход работы над созданием подлинного документа и его участников, допускается включение их в дело. Чаще всего это касается документов по согласованию проектов Законов Республики Казахстан, Указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства Республики Казахстан, стратегических планов, концепций, поскольку такие документы всесторонне изучаются и обсуждаются, и важно сохранить документально зафиксированную информацию об этапах создания окончательных вариантов их текстов.

· В дела не включаются документы на факсовой бумаге. При отсутствии оригинала документа, полученного посредством факсимильной связи, который по правилам документирования должен быть отправлен вслед за факсовым сообщением, в дело подшивается его ксерокопия.

· Подлинные личные документы военнослужащих, рабочих и служащих (свидетельства о рождении и браке, документы об образовании и т. п.) в дела не подшиваются. При необходимости к делам приобщаются соответствующим образом заверенные копии этих документов.

· В дела, как правило, помещаются документы одного делопроизводственного года. В случаях, когда решение вопроса, поставленного в текущем году, переходит и завершается в следующем году, все документы, относящиеся к решению данного вопроса приобщаются к делам того года, в котором они решены. При этом помещаются в дело с аналогичным заголовком.

· Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем — документ с окончательным решением вопроса, далее — иные документы, освещающие ход решения вопроса.

· Не допускается формирование дел объёмом свыше 200 листов. Это связано с тем, что очень объемные дела труднее прошивать или переплетать и неудобно использовать в дальнейшем, когда дело из-за толстого переплета полностью не открывается, например, при необходимости снимать ксерокопии с документов по запросу. Если документов много, дело делится на тома, каждый из которых представляет собой отдельное дело с самостоятельной нумерацией листов.

Вопрос

Классификация документной информации в делопроизводстве — это установление логической связи между видами и содержанием документов для дальнейшего поиска. Схема классификации закреплена в номенклатуре дел: по структуре, затем по значимости видов документов и по срокам хранения.

Заведение и формирование дел осуществляется по следующим классификационным признакам:

· номинальному (видовому)

· предметно-вопросному (тематическому)

· хронологическому

· авторскому

· корреспондентскому

· географическому

· экспертному.

Номинальный (видовой) признакклассификации документовпредполагает их группировку в дела на основе их принадлежности к одному виду. Многие функции и направления деятельности документируются путем создания твердо установившихся, стабильных видов документов, таких как: указы, постановления, приказы, распоряжения, протоколы, стенограммы, планы, отчеты, инструкции, уставы, положения, письма и др.

Предметно-вопросный или тематический признакопределяетпорядок группировки документов в дела по отдельным вопросам, темам, предметам, освещаемым в документах.

Хронологический признакпредполагает группировку документов на основе их принадлежности к одному временному периоду, (месяц, квартал, год). Чаще всего документы группируются в дело в пределах одного календарного года, за исключением переходящих или личных дел. Планы и отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления. Например, отчеты за 2009 г. составляются в 2010 г., но приобщаются к делам 2009 г.; планы, же наоборот — планы на 2010 г. составляются в 2009 г., но помещаются в дела 2010 г.

Авторский признакопределяетпорядок группировки документов в дела на основе их принадлежности к одному автору — юридическому или физическому лицу.

Например:
«Информации Комитета налоговой полиции Республики Казахстан о ходе реализации Закона Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией».
«Протоколы заседаний постоянно действующей комиссии по защите государственных секретов № 1- 6».

Корреспондентский признакпредполагает группировку документов в дела на основе их принадлежности к определенному корреспонденту. Данный признак применяется при классификации переписки.

Например:
«Переписка Агентства по регулированию естественных монополий по вопросам лицензирования деятельности».
«Переписка с Министерством внутренних дел, областными акиматами о возникновении, разъяснении и пресечении коррупционных правонарушений».

Географический признакпредполагает группировку документов в дела на основе принадлежности их авторов к конкретной территории. Данный признак применяется при классификации переписки, обращений граждан.

Экспертный признакпредполагает группировку документов в дела на основе сроков их хранения: постоянного, долговременного (от 15 до 75 лет), временного (от 5 до 15 лет) и кратковременного (от 6 месяцев до 5 лет).

Как правило, классификационные признаки группировки документов в дела применяются комплексно.

Вопрос

Следует отметить следующие особенности формирования в дела организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц (указы постановления, приказы, постановления, уставы, инструкции, положения), группируются чаще всего в дела по номинальному (видовому) признаку и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В тех случаях, когда уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (указами, постановлениями, приказами, решениями), являются приложениями к ним, они группируются (помещаются в дела) вместе с указанными распорядительными документами в одном деле. Если же, они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Подлинники протоколов различных совещаний и заседаний при руководстве группируются в отдельные дела и располагаются в них в хронологической последовательности по датам.

В ходе подготовительной работы по проведению совещаний и заседаний различных органов при руководстве создается группа документов, сопровождающих протокол: тест повестки дня, списки участников заседаний и приглашенных лиц, доклады, тезисы выступлений, информационно-справочные документы. В случаях их значительного объема они формируются в дела отдельно от протоколов. Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, располагаются в последовательности решения вопросов. В начале дела может помещаться копийный экземпляр протокола с относящимися к нему документами. Документы по каждому вопросу группируются в соответствии с последовательностью в протоколе.

В случаях, когда подготовлено в ходе обсуждения несколько вариантов проекта документа (указа, постановления, приказа, плана, стратегии, концепции и др.) или заключения на несколько вариантов проекта документа, на постоянное хранение оставляются все варианты проекта, каждый из которых при большом количестве листов формируется в отдельное самостоятельное дело со всеми заключениями и приложениями к нему.

Законодательные акты /законы, указы, постановления, распоряжения/ формируются отдельно по видам документов в хронологическом порядке по мере возрастания номеров. Законодательные акты, относящиеся к деятельности организации, формируются отдельно от присланных для сведения, т. к. имеют разный срок хранения.

Документы по контролю за исполнением актов Президента, постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра в дела формируются в следующем порядке:

· контрольный акт,

· справка о снятии с контроля,

· обобщенная информация и др. документы о ходе выполнения акта, постановления, распоряжения, которые располагаются в хронологическом порядке.

Поручения Президента, Премьер-Министраидр. документы по их выполнению группируются в самостоятельные дела, при этом каждое поручение и приложение к нему отделяются от других чистыми листами бумаги.

Внутри комплекса документы располагаются следующим образом: сначала поручение, затем обобщающий документ и далее — документы о ходе исполнения поручения в хронологическом порядке.

Проекты законодательных актов, программ, концепций и документы к ним группируются в следующем порядке:

· инициативный документ /письмо/,

· проект,

· предложения и замечания,

· другие приложения.

Приказы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел по направлениям деятельности и срокам хранения: отдельно по основной деятельности, личному составу, по отпускам и командировкам, административно-хозяйственным вопросам. В заголовках в обязательном порядке указываются номера документов.

Плановая и отчетная документация формируется в отдельные дела в соответствии с продолжительностью периодов, на который или за который она составлена. Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных и с меньшей периодичностью.

Доклады, докладные записки, служебные записки, донесения формируются в дела в зависимости от изложенных в них вопросов и от того, кем они составлены кому адресованы. Это могут быть доклады по основной деятельности организации, которые хранятся постоянно, или докладные записки по оперативной деятельности организации, срок хранения которых — временный.

Переписка группируется как правило, за календарный год и систематизируется с начала года в хронологической последовательности по нарастанию, документ — ответ помещается за документом — запросом, далее помещаются документы, привлеченные и составленные в ходе решения вопроса.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшиеся в предыдущем году, накопившиеся документы включаются в дело текущего года, о чем указывается в заголовке.

Письма, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению формируются в самостоятельные дела. В деле сначала идет письмо автора, за ним ответ на его обращение, а затем в хронологической последовательности размещаются другие документы, привлеченные при решении данного вопроса, затем документы следующих обращений.
Жалобы и заявления формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилии авторов обращений в алфавитном порядке.

Документы,относящиеся к одному вопросу, но не связанные делопроизводством, формируются вместе и располагаются в деле в логической и хронологической последовательности.Например, в дела, содержащие документы об участии учреждения в разработке и обсуждении проектов актов Президента и Правительства РК, могут быть помещены такие виды документов, как проекты актов, пояснительные записки к ним, листы согласования, поручения, замечания, предложения, письма и др.

Лицевые счета (карточки-справки) по заработной платеформируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников. При отсутствии лицевых счетов на хранение передаются расчетно-платежные ведомости, которые также формируются в отдельно от других бухгалтерских документов дела.

Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

Штатные расписанияформируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

При формировании документов в дело по организации и проведению открытого конкурса может быть применено два варианта. Первый — размещение документов в хронологической последовательности, т. е. по датам создания документов. Дело открывается документом с самой ранней датой и заканчивается — с самой поздней. Второй, на наш взгляд, более предпочтительный т. к. позволяет в большой массе документов оперативно найти итоги конкурса. В этом случае рекомендуется следующий порядок размещения документов:

· копии приказов учреждения об организации и проведения конкурса, утверждении конкурсной документации, образовании конкурсной, экспертной (технической) комиссий;

· конкурсная документация учреждения-организатора конкурса;

· протокол об изменении конкурсной документации;

· протокол конкурсной комиссии о результатах конкурса;

· конкурсная заявка победителя конкурса;

· уведомление победителю конкурса и проект договора о государственных закупках;

· уведомления о проведении конкурса и его итогах (для публикации в периодическом печатном издании);

· протокол вскрытия конвертов с конкурсными заявками;

· заключения экспертной (технической) комиссии на конкурсные заявки;

· письма-запросы потенциальных поставщиков о разъяснении положений конкурса и ответы на них, сведения об изменении конкурсной документации.

В случае большого объема документов в отдельные дела могут быть выделены: конкурсная документация заказчика, конкурсная заявка победителя конкурса.

При использовании государственных закупок способом выбора поставщика с использованием запроса ценовых предложений рекомендуется примерная схема формирования документов в дело:

· копия приказов о проведении конкурса, образовании конкурсной комиссии;

· письма-запросы заказчика о ценовых предложениях потенциальных поставщиков;

· договор (счета на оплату) с поставщиком на поставку товаров, выполнения работ и услуг;

· заявления потенциальных поставщиков, ценовые предложения (счета, прайс-листы, копии свидетельств налогоплательщика, социально-индивидуального код, лицензия).

ТЕМА № 6

«Регистрация документов. Оперативное хранение документов и дел. Номенклатура дел»