Место энергетического менеджмента в общей структуре менеджмента
Понятие«Менеджмент» может быть определено, как науку и искусство управления материальными, финансовыми, информационными и трудовыми ресурсами для достижения конкретных целей с заданными параметрами. Следовательно«Энергетический менеджмент» будет заключаться в управлении потоками энергии от ее получения до ее использования с целью минимизации энергоемкости конечного продукта (товара или услуги), то есть его удешевления и повышения конкурентоспособности, а также снижения воздействия на окружающую среду. Фактически речь идет о более широком понимании термина управления спросом, как метода повышения эффективности использования энергии в местах ее потребления. Наличие в ближайшем историческом прошлом достаточного количества дешевой энергии создали у основной массы населения России отношение к энергии, как к нечто безграничному и практически бесплатному благу. Сегодня, когда дешевой энергии практически нет, действительная стоимость энергоносителей становится реалиями рыночной экономики, энергоресурсосберегающее природоохранное отношение к системе жизненных ценностей, являются основой безопасности и реформирования экономики. В этой связи активное внедрение энергетического менеджмента на всех уровнях управления социально-экономического комплекса страны и регионов являются важнейшей задачей выхода из кризиса и подъема жизненного уровня народа.
Успешное внедрение энергетического менеджмента во многом зависит от руководства тех структур, где его нужно использовать. Краткосрочные и долгосрочные цели входят в противоречие друг с другом, если регулирование энергетикой ведется без должного анализа воздействия принятых решений на перспективу с сегодняшних популистских целях. Пример: так называемый бесплатный проезд на общественном транспорте, в результате он оказался разрушенным, а частники бесплатно не возят. Это подтверждает, что при выборе направления действий при решении любой задачи необходимо исходить из реально достижимых целей с учетом фактического доступа к ресурсам и их наличия (реальное системное планирование).
Энергетический
Постановка Предварительное обследование менеджмент
задачи (изучение объекта) Энергетический
аудит
Контроль Обучение персонала Разработка плана действий
Рис. 9.3. Решение задачи.
Решение конкретной задачи требует ее четкого формулирования, чтоб определить план дальнейших действий (рис.6.3). Затем необходимо предварительно обследовать объект изучения. Выяснить количество, энергоемкость и качество выпускаемой продукции и оказываемых услуг. Разобраться с основными источниками и потребителями энергоресурсов и составить их классификацию по типам, объемам и условиям преобразования энергии. Изучить организацию управления энергетикой, компетенцию и ответственность персонала. Имея описание объектов энергопотребления и их распределение по типам и условиям потребления, составляется план энергетического аудита всего предприятия по цехам с их основным и вспомогательным оборудованием, указанием сроков определения главных показателей и их анализа. Это делается для выявления возможностей энергосбережения и повышения эффективности потребления энергии на всех этапах ее преобразования от получения до конечной продукции. На базе полученных материалов разрабатываются соответствующие мероприятия и определяются пути их реализации, а также корректируются планы потребления энергоресурсов с целью снижения энергоемкости производства. Необходимо при этом просчитать ресурсную поддержку программы, обучить персонал и обеспечить необходимую мотивацию и соответствующий контроль его энергосберегающей производственной деятельности.
Основные элементы энергетического менеджмента.
Структура.
Известны различные подходы к проблеме менеджмента, такие как процессуальный, системный и ситуационный. С точки зрения процессуальной концепции управление это процесс непрерывных, последовательных действий по достижению поставленной цели. Это означает: планирование, распорядительство, мотивацию, руководство, организацию, координацию, контроль, коммуникации, исследования, оценку, принятие решения, подбор персонала, представительство, проведение переговоров и заключение договоров. Вышеперечисленное можно объединить и выделить как планирование, организация, мотивация и контроль, которые как функции управления связаны процессом коммуникации и принятия решения (Антони, Гонзалез, ИКАЭН, Барселона) Лидерство-руководство рассматривается как самостоятельная деятельность. Оно предполагает влияние на отдельных работников, чтоб они эффективно работали по достижению целей организации. На рисунке 6.4. приведена блок-схема процессуальной концепции менеджмента. Рассмотрим составляющие блок-схемы.
Планирование Организация Мотивация Контроль
 |
Рис. 9.4. Схема процессуального менеджмента.
Планирование.
Планирование направлено на определение целей организации и указанием, что необходимо делать ее членам для успешного достижения этих целей. На этапе планирования необходимо:
1. Четко сформулировать общие цели и задачи предприятия, причем желательно чтоб основные исполнители приняли участие в их разработке.
2. Определить в каком состоянии находится организация, каково ее ресурсное обеспечение, научно-производственная база, кадровый состав, какие возможности по расширению производства и обновлению номенклатуры выпускаемой продукции имеются в настоящее время и на перспективу.
3. Провести анализ существующего положения и оценить возможности с учетом реального положения во внешней среде, которая определяется конкуренцией, доступом к ресурсам, нормативно-правовой базой, состоянием окружающей среды, общей социально-экономической ситуацией в регионе. После этого руководство предприятия определяет, с учетом сформулированных целей, которые планируются достичь, какие энергетические ресурсы для этого необходимы и по какой цене. При этом нужно выяснить основные препятствия, которые могут возникнуть при реализации поставленных целей и получении необходимых энергии.
4. В заключении этапа планирования необходимо хотя бы в общих чертах определить, что должны делать и как действовать структурные подразделения предприятия и его сотрудники для достижения сформулированных целей. Необходимо отметить, что планирование не разовая акция, а процесс происходящий непрерывно, так как во внешней среде постоянно происходят изменения такие как, рост цен на энергоносители, условия поставки энергоносителей нужной номенклатуры и количества. Это требует постоянного внимания и контроля за потреблением энергоресурсов, разработки и использования мероприятий по повышению энергоэффективности и энергосбережению. В этой связи энергетический аудит должен стать неотъемлемой частью энергетического менеджмента предприятия.
Организация.
Организация – это процесс создания структуры, которая дает возможность сотрудникам совместно эффективно работать для достижения сформулированных целей. В процессе планирования необходимо организовать все доступные ресурсы и производственные структуры для успешного решения поставленных задач. Необходимо понять, что без соответствующей организации проблема повышения энергоэффективности и энергосбережения не будет решена надлежащим образом. Необходимо определить права и обязанности каждого задействованного подразделения и конкретного исполнителя, наделив их необходимыми правами и обязанностями. Персонал должен представлять себе что такое энергоменеджмент и для чего он нужен, а коммуникации между всеми элементами, задействованными в реализации планов предприятия, действовать без сбоев и помех. Нужно также определить ответственных руководителей и делегировать им необходимые полномочиями.
Делегирование - это передача полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Оно представляет из себя средство, при помощи которого руководитель распределяет среди своих сотрудников задачи по достижению поставленных целей. Если задача не делегирована, ее руководитель исполняет самостоятельно. Это часто не возможно из-за отсутствия времени или необходимой квалификации у руководителя. По сути дела управление в основном сводится к тому, чтоб добиться выполнения всей работы коллективом.
Ответственность представляет из себя обязанность выполнить поставленную задачу и отвечать за качество ее решения. Это означает, что конкретный сотрудник несет ответственность перед руководителем, поручившим ему участок работы в обмен на соответствующее вознаграждение. Делегирование реализуется при принятии полномочий, поэтому ответственность не делегируется, а сопутствует им. Каждый должен отвечать за порученное дело.
Полномочия предполагают право распоряжаться некоторыми ресурсами предприятия, которые должны передаваться вместе с полномочиями для реализации порученного задания. Полномочия, соответствуют должности, и их получает тот, кто ее занимает в данный момент. Очень важен принцип единоначалия, чтоб подчиненный получал задания от одного начальника и отвечал только перед ним.
Мотивация.
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности по достижению личных целей или целей организации, то есть это то, что заставляет действовать людей по достижению желанных для них определенных целей. Если нет желания и потребности, очень трудно побудить персонал выполнить необходимую работу. Достижение поставленных целей осуществляются персоналом, который, помимо ясного понимания сути дела, должен быть заинтересован в эффективной работе по направлению всех доступных ресурсов на снижение энергоемкости конечной продукции. Необходимо разработать и применить комплекс мер, включая материальную заинтересованность, которые мотивируют работников к высокопроизводительному труду по повышению эффективности использования всех энергоресурсов и способствуют удовлетворению их потребностей.
Самым простым методом заставить людей работать является «метод кнута и пряника». Однако в современном обществе такой простой способ мотивировать персонал действовать в нужном направлении не имеет высокой эффективности. Необходимо решать эту проблему на основе психологических подходов. Необходимо учитывать, что человек ощущает различные потребности, что побуждает его к действиям по их удовлетворению. Потребности могут быть самые разные, от первичных физиологических потребностей до вторичных психологических потребностей таких, как потребность в успехе, востребованности, уважении, и т.п. Поэтому руководители должны создавать такие ситуации, чтоб персонал чувствовал удовлетворение своих потребностей, а организация при этом решала поставленные задачи. Необходимо, чтоб работа соответствующим образом вознаграждалась. Наиболее действенный способ вознаградить людей – это достойная заработная плата, позволяющая работнику удовлетворять многие важные потребности, однако не все. Зарплата должна соответствовать вкладу данного работника в достижение целей организации, быть справедливой и должна просматриваться связь между ее размером и результатами работы. Это основной фактор, поощряющий сотрудников к достижению высоких результатов в работе.
Необходимо помнить, что кроме материальных потребностей имеют место и духовные. Признание, персональная ответственность, контроль, удовлетворенность от проделанной работы, дружба, любовь и уважение к своему месту работы повышают мотивацию. Так, сотрудники энергетических служб должны знать: как и сколько энергетических ресурсов потребляет производство; для чего нужно энергосбережение и повышение энергетической эффективности и что это даст каждому работнику; как повседневное поведение на рабочем месте влияет на расход энергии; связь между состоянием окружающей среды и энергопотреблением.
Контроль.
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией поставленных целей с помощью комплекса конкретных мероприятий, при которых необходимо постоянно измерять получаемые результаты и сравнивать их с поставленными целями, которые были сформулированы во время планирования. Самоконтроль - важная составляющая процедуры контроля. Это позволяет выявить возникающие отклонения от заданных траекторий решения поставленных задач и места их проявления. В результате анализа полученных измерений орган, ответственный за реализацию поставленной цели, может скорректировать меры по их достижению, вплоть до пересмотра целей. При этом необходим системный подход, который рассматривается не как набор принципов и решений, а как способ мышления, способ подхода к решению задач. Их надо рассматривать как систему, как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в функционирование целого. Контроль должен начинаться с того момента, когда сформулированы цели и задачи и созданы организационные структуры.
В связи с тем, что контроль является важной и сложной функцией управления, он не может оставаться прерогативой только специально назначенных контролеров. Каждый руководитель и даже простой исполнитель должны осуществлять контроль и самоконтроль производимой работы и расход всех видов ресурсов с целью снижения затрат и повышения эффективности производственной деятельности предприятия. Контроль есть основной элемент менеджмента. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивация не могут быть рассмотрены без контроля. Фактически функция контроля сводится к сравнению фактически получаемых результатов каждого этапа работы с теми, которые были запланированы. В случае не совпадения результатов производится необходимая коррекция действий с целью достижения поставленных целей.
Планы и программы - это то, что необходимо реализовать в процессе работы и их воплощения в жизнь. Однако реально происходит отклонение от заданных персоналу инструкций. Люди не автоматы и разным причинам они совершают ошибки и отклоняются от имеющихся правил поведения. Поэтому необходимо постоянной контролировать получаемые результаты, сравнивать их с заданными стандартами и величинами, выявлять причины отклонений и при необходимости корректировать поведение исполнителей. Контроль должен выполнять функцию постоянно действующей обратной связи, которая заставляет действовать организацию в соответствии с принятыми планами, то есть добиваться соответствия выходных параметров заданным, несмотря на внутренние и внешние воздействия.
Практически, энергоменеджмент осуществляется в двух сферах деятельности;
· Диагностика и контроль.
· Планирование и действия.
Диагностика и контроль состоит из внедрения систематически осуществляемого сбора данных по энергопотреблению в центрах энергопотребления и преобразования энергии на предприятии, их анализу и сравнению, прогнозу приведения людских ресурсов к их непрерывному использованию
На этапе планирования и действий используется информации, поступающая от энергетических менеджеров, с целью разработки стратегии, которая будет практически осуществлена при планировании действий с целью достижения поставленных целей. На рисунке 9.5. приведена схема функционирования энергетического менеджмента на предприятии.
Энергетический менеджмент начинает действовать с момента регулярного сбора данных от центров энергопотребления (внутренняя информация) и от внешних источников (внешняя информация). С помощью этих данных и предварительно установленных целей может быть оценена эффективность использования энергии на предприятии. Результат этой оценки, представленный в виде отчета для определения направлений деятельности, которая, соответствуя основным целям предприятия , реализуется в конкретных действиях.
Программы действий могут иметь различные характеристики, среди которых следующие:
· Мотивация. Мероприятия по повышению осведомленности персонала о рациональном использовании энергии на предприятии для инициирования заинтересованности работников в энергосберегающем образе действий при эксплуатации оборудования.
· Обучение. Повышение профессионального и технического уровня подготовки персонала предприятия.
· Оценка результатов. Системный анализ и принятие решения по улучшению энергоэффективности существующего оборудования и технологий.. Подобные действия требуют незначительных средств. Если решение принято по совершенствованию существующего оборудования и технологий или их замены и модернизации, то необходимо иметь в виду, что для получения необходимых результатов нужны существенные инвестиции.
Системы.
При рассмотрении различных проблем часто используется системный подход и системное мышление. Это предполагает, что предлагаемые нововведения рассматриваются как элемент системы, которую необходимо рассматривать целиком без исключения отдельных ее частей.Система определяется как совокупность отдельных элементов взаимодействующих друг с другом в процессе выполнения системой ее функций. Однако любая система является подсистемой более сложной системы, поэтому бездумное использование системного подхода может привести к абсурду при движении по иерархической лестнице до системы мироздания. Здравый смысл и предыдущий опыт позволяет найти необходимый уровень системы для решения конкретной задачи.
Все системы в нашей биосфере развиваются по S-образной кривой, где за экспоненциальным ростом следует спад до состояния равновесия, обусловленного действиями обратных связей и эффектом насыщения. Большое число обратных связей и их взаимодействие создают видимые и невидимые изменения, действующие в системе. С помощью моделирования и анализа можно выявить некоторые скрытые явления и понять их суть, чтоб определить критические точки для осуществления адресной корректировки движения. Если взять, по большому счету, всю затратную экономику России, то если не удастся разработать адекватные методы воздействия в кризисных точках социально – экономической системы и обеспечить соответствующий контроль, то вяло текущий кризис нехватки энергетических ресурсов будет усугубляться и ввергнет страну в состояние полного энергетического коллапса. И это при производстве в России примерно одной восьмой части общемирового производства первичных энергоносителей.
Возрастающая сложность систем не позволяет зачастую определить какие элементы и внутренние связи являются определяющими, а какие несущественными, которые можно исключить из рассмотрения для упрощения задачи. Поведение систем определяется их характеристиками, сформулированными Р.Шеноном:
1.Изменчивость.Состояние системы, в котором она находится в настоящее время, определяется ее прошлым и является предтечей будущего. Действующая система не может находится в статическом состоянии и постоянно изменяется в соответствии со своими внутренними законами. При этом могут появляться новые элементы и связи, а старые могут отмирать или выбывать за пределы системы.
Формулирование цели
 |
Внешняя 
Планирование
информация
 |
Энергоаудит
Программирование
Внутренняя
информация
Выполнение работ,
мотивация,
обучение.
Контроль,
отчет,
оценка результатов.
Принятие решения.
Использование результатов.
Рис. 9.5. Блок-схема энергоменеджмент.
Понимание законов развития системы позволяет управлять ее функционированием, корректируя и изменяя ее внутренние и внешние связи и дополняя отдельными элементами или исключая их.
2.Внешняя среда. Окружающая среда состоит из элементов не входящих в систему, которые воздействуют на ее поведение с помощью различных связей. Система к внешней среде является подсистемой. При исследовании системы необходимо пристальное изучение внешних воздействий для правильного понимания ее функционирования и разделения внешних связей на основные и незначительные.
3.Организация. Любая система состоит из подсистем, включающих в себя отдельные элементы системы, взаимодействие которых определяет ее поведение. Изучение структурной организации системы, подсистем, элементов и их связей между собой и внешней средой позволяет понять внутренние закономерности функционирования системы и обеспечить возможность вилять на ее действия.
4.Взаимозависимость. Никакие события в системе нельзя изолировать. Так как они взаимосвязаны, зависят от прошлого, определяют настоящее и будущее. Взаимосвязь и взаимозависимость составляющих системы совместно с внешней средой определяют ее работоспособность и качество выполняемых функций.
5.Противоинтуитивное поведение. Часто кажущиеся верными управляющие воздействия оказываемые на систему с целью оптимизации ее функционирования по заданным критериям ни к чему ни приводят или приводят к отрицательным результатам. Иногда воздействия проявляют себя по истечению времени, а их последствия могут быть совершенно неожиданными. Такое непонятное поведение систем происходит из-за их сложности, поверхностной - скоропалительной проработки задач, отсутствия полной информации об элементах системы и их связях, ошибках и просчетах при принятии решений по недостаточно четко и внятно сформулированным целям. В этой связи при принятии решений необходима строгая постановка и проработка задач с привлечением квалифицированных экспертов, имеющих необходимый профессиональный опыт.
6.Ухудшение свойств. Со временем свойства системы и ее способность к выполнению заданных функций ухудшаются, в ней накапливаются ошибки в связи со старением и износом. Учитывая противоинтуинтивное поведение, это может привести к снижению работоспособности, эффективности функционирования, непредсказуемым результатам и даже гибели. Поэтому нужны своевременные меры по реконструкции, модернизации и замене устаревших и исчерпавших свой ресурс элементов.
На поведение систем существенное влияние оказывает субъективизм их создателей и исследователей. Изучение одного и того же явления может привести к разным концепциям построения системы. Например потребление энергетических ресурсов на конкретном предприятии, рассмотренный ученым, политиком, врачом, инженером, социологом может дать совершенно различные результаты. Поэтому, рассматривая систему, необходимо четко себе представлять какие цели ставятся и какой результат ожидается получить. Для этого необходимо иметь описание ее элементов и их поведения в переходных режимах, то есть статика и динамика. Изучение и анализ элементов позволяет выявить главные и отсеять малозначительные. Это требует глубокого понимания и осмысления роли каждого элемента и существующих между ними связей и их изменение во времени позволяет прогнозировать поведение системы в будущем и при необходимости вносить коррективы. Однако совсем не обязательно, что предыдущий опыт, знания и пристальное исследование системы позволят понять закономерности ее поведения и получить правильный прогноз на будущее. В этой связи весьма полезным инструментом изучения системы потребления энергетических ресурсов является моделирование и исследование операций.
Системы можно классифицировать по своим основным свойствам по разному. Например Р. Шенон выделяет системы: гомеостатические, поисковые и целеустремленные.
1. Гомеостатические системы - это системы, которые поддерживают некое заданное состояние не зависимо от внешних воздействий. Например система энергоснабжения. Потребители должны получать оговоренное договорами количество энергии заданного качества. При появлении внутренних и внешних возмущающих воздействий управление системой переходит из режима мониторинга в режим коррекции, с помощью которого заданные параметры не должны изменится.
2. Поисковые системы - это системы, которые ведут поиск заданного состояния не существующего в настоящее время. Например система обеспечения стопроцентной оплаты за потребленные энергоресурсы. Менеджмент такой системы достаточно сложен и требует высокой квалификации лиц принимающих решения и нестандартных действий.
3. Целеустремленные системы - это системы, которые по достижении заданной цели сами себе ставят новые цели. Например компании, которые занимаются энергетическим аудитом.
Ст. Бир предложил классифицировать системы во первых по сложности: это простые, состоящие из нескольких элементов; сложные с разветвленной структурой и многими связями, поддающимися описанию; очень сложные, которые не возможно описать. Во вторых системы разделяются: на детерминированные, то есть такие элементы которых взаимодействуют по известным правилам и их в поведении нет неопределенности и его можно без ошибочно прогнозировать, например включение электродвигателя после подачи на него напряжения; на вероятностные, состояние которых определяется вероятностными закономерностями и всегда существует неопределенность в их поведении, например частота срабатываний системы защиты электрических двигателей от перегрузки.
На начальном этапе изучения системы лицо или группа лиц принимающих решение производят сбор информации и ее анализ для ясного представления поставленных целей и задач. На основе этого составляется календарный план выполнения работ, оценивается их стоимость, определяются источники необходимых ресурсов и ожидаемый экономический эффект, а также формулируются критерии оценки предполагаемых результатов. К сожалению свойства человеческого мышления таковы, что, как правило, стоимость работ недооценивается, а ожидаемый результат преувеличивается.
Важным источником данных о системе являются измерения и мониторинг параметров и переменных, изучение нормативных документов, опрос персонала, а также участие в экспертов в управлении системой, то есть проведение энергетического аудита. При проведении измерений и знакомстве с документацией необходимо иметь в виду, что измерения имеют разброс, иногда и ошибки, а документация может оказаться устаревшей. По результатам измерений после соответствующей статистической обработки получаются интегральные показатели и тренды изменений параметров и переменных, без чего эффективное управление системой сомнительно. Изучению системы способствует построение различных диаграмм, технологических карт, карт потребления энергетических ресурсов, графиков и таблиц. Эти сведения позволяют создать модели изучаемой системы, с помощью которых проводится анализ и разработка алгоритмов управления потоками энергии и их потребления. При этом нужно четко представлять целевые функции и критерии оптимизации, параметры и переменные элементов и связей между ними, чтоб иметь возможность определить какие из них необходимо включить в модель, а какими можно пренебречь.
Необходимо иметь в виду, что исследование систем достаточно сложный процесс. При исследовании системы, состоящей из n - элементов и n(n - 1) связей, необходимо иметь в виду, что связь одного элемента с другим может отличаться от связи этого элемента с первым. Так например при наличии только 5 элементов будет 20 связей, а количество состояний 220 = 2097152 состояний. То есть даже для относительно простой системы для полного ее изучения необходимо провести огромное количество измерений состояния, что по понятным причинам не реально. Поэтому приходится действовать в неполном информационном поле в условиях неопределенности. Только четкое представление процессов происходящих в системе, знание о свойствах составляющих ее элементов и связей между ними, умение различить главное и второстепенное позволяет принимать обоснованные решения по прогнозированию поведения изучаемых объектов.
Таким образом для успешного исследования систем, в том числе и энергетических, и разработки алгоритмов управления для достижения поставленных целей в соответствии с принятыми критериями необходимо совместно с заказчиком:
· Определить лицо или группу лиц принимающих решение;
· Определить уровень их ответственности и компетенции;
· Определить мнение лиц, влияющих на принятие решения;
· Определить неконтролируемые факторы внешней среды, влияющие на принятие решения;
· Выяснить аргументы оппонентов предполагаемых решений и учесть в работе;
· Определить количество необходимых ресурсов и источники их получения;
· Создать рабочую группу исполнителей, с привлечением экспертов при необходимости;
· Разработать календарный план исследований для исполнителей, с определением объема работ, сроков и критериев оценки;
· Определить лицо или группу лиц, координирующих, контролирующих и корректирующих выполнение запланированных работ;
· Создать для исполнителей необходимые условия работы и обеспечить свободный доступ ко всем элементам изучаемой системы и информации об их функционировании;
Одним из основных свойств системы является структура, характеризуемая внутренним расположением и взаимодействием отдельных ее элементов и определяющая их функционирование посредством иерархии и делегированием ответственности. Это формализует алгоритм поведения элементов по достижению сформулированной цели. Структура делает систему системой. Так одна тысяча человек это просто толпа, та же тысяча организованная и разбитая на группы, бригады, отделы, цеха это производство. В структуре каждое подразделение имеет свою ответственность и с помощью коммуникаций осуществляет взаимодействие с другими по достижению цели организации.
Коммуникации.
Коммуникация - это процесс передачи информации от источника кполучателю через каналы связи. В процессе действия любой системы происходит обмен материальными ресурсами, услугами и информацией, которая в принципе тоже есть ресурс, который определяет работоспособность системы. Коммуникация в системе является основой ее функционирования в процессе реализации целевой функции. От устойчивости внешних и внутренних коммуникационных каналов связи зависит успешная работа системы. Восприимчивость к нововведениям и производительная работа персонала определяется структурой и гибкостью коммуникации, в процессе которой информация может быть искажена, потеряна, задержана или передана не тому адресату. В процессе коммуникации происходит передача информации, которая позволяет влиять на действия персонала при принятии решения. Любая организация как система состоит из связанных между собой посредством коммуникации сотрудников, реализующих целевую функцию, имеющих иерархию и разделение труда.
Модель коммуникации состоит из источника - корреспондента, канала однонаправленной или двухсторонней связи, получателя - респондента и информации.
1. Источник информации - физическое или юридическое лицо или лица, находящиеся вне системы или внутри ее, как правило, несет ответственность за содержание послания.
2. Информация - сообщение, передаваемая в процессе коммуникации по каналам связи. Состоит из набора символов и знаков, понятных корреспондентам и респондентам и содержащих описания конкретных предметов, действий и явлений, в которых вложен понятный обеим сторонам смысл.
3. Канал связи - средство передачи информации, которые могут быть самые разные по своей природе и конструкции. В процессе передачи могут происходить искажения, потеря смысла и даже потеря информации, а также возникать помехи и шумы.
4. Получатель информации - физическое или юридическое лицо или лица, находящиеся вне системы или внутри ее, получающие сообщения, которые могут влиять на процесс принятия решения. Источник должен учитывать это и быть ориентированным на потребителя. Иначе может возникнуть непонимание и процесс передачи становиться бессмысленным.
При обмене информации отправитель и получатель проходят несколько этапов, чтоб после составления сообщения и использования канала обе стороны идентифицировали и восприняли правильность понимания переданного сообщения без искажения и помех. Определенный уровень помех и шумы всегда присутствуют при передаче информации, что может привести к ее искажению и даже потере. Поэтому необходимо иметь соответствующую защиту и систему обратной связи. Результат коммуникации характеризуется изменением уровня знаний, образа мысли, процесса принятия решения получателя, которые оцениваются с помощью обратной связи. При этом необходимо учитывать, что коммуникация, в процессе которой информация передается потребителям с учетом реальных условий, рассматриваться как важная составляющая системы. Системы для своего успешного функционирования нуждаются, кроме материально - технических, финансовых, трудовых и энергетических ресурсах, в информации - знаниях о природной и искусственной средах, сознании, о различных процессах и явлениях, людях и их поведении. Как говорят; «Кто владеет информацией тот владеет миром».
Наличие информации снижает неопределенность при принятии решений. Информация присутствует всюду и ее необходимо уметь собрать и обработать, так как со временем она может стареть и потеряться. Вообще говоря, информация связана с событием. Одно событие может остаться без внимания и практически ни на что не повлиять, другое может вызвать бурную реакцию различных структур, посредством управляющих воздействий на потоки ресурсов, энергию и персонал. Информация характеризуется актуальностью, полнотой, точностью.
· Актуальность информации непрерывно меняется со временем и зависит от скорости ее регистрации и точности соотношения с известной. Необходимо принимать меры, чтоб информация не устаревала и не теряла актуальности. Отражая реальное состояние среды деятельности человека она вызывает реакцию получателей, которые на основе полученных данных могут анализировать конкретные процессы и явления и прогнозировать дальнейший ход событий путем принятия решения.