Документирование распорядительной деятельности

УПФР в г. Добрянке Пермского края

Деятельность Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянка Пермского края обеспечивается комплексом документов, составляющих организационно-распорядительную документацию. Пенсионный фонд. Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с ФЗ от 15.12.2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» [9], Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации (России), утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 21.12.1991 г. № 2122-1, а также иными правовыми актами Российской Федерации.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения.

В случаях, установленных законодательством, начальник Управления может издавать приказы и давать указания.

Подготовка и оформление проектов приказов и указаний начальника Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края производятся специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) и в соответствии с порядком, устанавливаемым Отделением ПФР Пермского края и Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Пенсионного фонда Российской Федерации.

В целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы Управления, создаются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника Управления. Проекты приказов по личному составу и по основной деятельности готовит специалист – эксперт (по кадрам и делопроизводству) на основании соответствующих представлений. Приказы подписывает начальник.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью специалиста – эксперта (по кадрам и делопроизводству).

Проекты приказов, представляемые начальнику на подпись, визируются специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству).

Проекты приказов, указаний печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифта размером № 14. Приказ , указание имеет следующие реквизиты [56, c. 26]:

1. Наименование органа ПФР – Управление Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края;

2. Наименование вида документа – приказ;

3. Дата и номер – дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа;

4. Заголовок – выравнивается по левому краю, так как распорядительные документы в Министерстве оформляются на бланке с угловым расположением реквизитов;

5. Текст – отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

Составляющие части текста приказа УПФР традиционны и показаны на рисунке 5.

Рис.5. Основные части текста приказа

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основание для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей могут выступать структурные подразделения или конкретны должностные лица [56, c. 49].

6. Визы – включают должности визирующих, личные подписи, расшифровка подписей и дату.

7. Подпись – состоит из наименования должности лица – Начальник Управления, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Приказы подписывает Начальник Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края.

Приказы Начальника вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом приказе. Действие приказа может быть приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного приказа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно и формируются в отдельные дела [54, c. 26].

Подготовленный проект приказа автор проекта согласует с указанными в тексте приказа исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль, с другими заинтересованными лицами с оформлением и регистраций у специалиста – эксперта (по кадрам и делопроизводству) листа согласования установленной формы. Срок рассмотрения проекта приказа, представленного для согласования, не превышает двух рабочих дней. При наличии замечаний к тексту проекта приказа они оформляются на отдельном листе с подписью автора, а в листе согласования делается отметка «Замечания прилагаются». Поступившие при согласовании проекта приказа замечания учитываются, если замечания учтены, в листе согласования должностным лицом, высказавшим замечание, делается отметка «Замечания учтены», ставится подпись и дата. Если замечания не принимаются, составителем готовится заключение по замечаниям, которое подписывается руководителем подразделения, подготовившего проект приказа (отказ от визирования не допускается) [56, c. 38].

Проект приказа вместе с листом согласования сдается специалисту – эксперту (по кадрам и делопроизводству) для подписания. Регистрация, формирование в дела и текущее хранение приказов по основной деятельности осуществляются также специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству). На приказе проставляется регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года), дата регистрации, совпадающая с датой подписания приказа [56, c. 50]. В соответствии со списком, представленным авторов документа, специалист – эксперт (по кадрам и делопроизводству) осуществляет рассылку копий приказа (список на рассылку готовится автором документа одновременно с проектом приказа).

Подготовка приказов по личному составу ведется по следующим кадровым вопросам:

1. О приеме, увольнении, перемещении работников управления;

2. О поощрении, премировании, оказании материальной помощи работникам управления;

3. Об установлении процентных надбавок к должностному окладу;

4. О предоставлении отпуска и об отзыве из него;

5. О командировках.

В Управлении ПФР приказы оформляются в двух формах представленных на рисунке 6.

Рис. 6. Составляющие приказа по формам и вопросам

По структуре распорядительной части применяют приказы по личному составу простые (индивидуальные) и сложные. Простым (индивидуальным) приказом является приказ, изданный в отношении одного служащего по одному кадровому вопросу. В сложном приказе один кадровый вопрос решается в отношении нескольких гражданских служащих или по нескольким кадровым вопросам – в отношении одного гражданского служащего (или нескольких гражданских служащих). Распорядительная часть текста простого (индивидуального) приказа по личному составу содержит действие, предписывающее удостоверить юридический акт (глагол в повелительной форме), например: «Уволить…», «Принять…», «Присвоить…», «Назначить….» и т.п.; фамилию, имя, отчество (полностью) гражданского служащего, в отношении которого регистрируется тот или иной юридический акт; должность гражданской службы, которую замещает гражданский служащий на момент регистрации юридического факта; содержание регистрируемого юридического факта с указанием даты, места и иных обстоятельств возникновения, изменения или прекращения конкретных правоотношений [56, с.53].

В приказ по личному составу вносятся сведения о первичном документе, послужившим основанием для его издания. Основанием могут быть различные документы в зависимости от удостоверяемого юридического акта, например заявление, служебная записка руководителя структурного подразделения, свидетельство о браке, смерти или смене фамилии, имени отчества, заключение по результатам служебной проверки и т.д. [56, с.58].

Таким образом, регулирование деятельности Управления, обеспечении выполнения работ по совершенствованию его организационной структуры, содержания деятельности, средств и способов обеспечения финансовыми, трудовыми, материальными и другими ресурсами, осуществляют распорядительные документы.

В составе распорядительной документации Управления функционирует приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Распорядительные документы Управления создаются в основном на принципах единоначалия – приказы, указания Управления Пенсионного фонда Российской Федерации Пермского края.

При анализе данного вида документов замечаний по их оформлению и содержанию не было выявлено, всё согласно нормативным требованиям.

Также в Управлении применяются унифицированные формы приказов, что обеспечивает специалисту- эксперту (по кадрам и делопроизводству) быстрое и эффективное выполнение своих обязанностей.