Формализация и другие свойства организаций. Централизация власти
Власть - это важный компонент во всех организациях. Распределение власти в организациях рассматривается как степень централизации, что является темой последнего большого раздела этой главы. Здесь мы будем рассматривать связь между формализацией и централизацией.В исследовании управлений социального обеспечения Хейг и Эйкен установили, что формализация имела слабую связь с централизованной системой принятия решений. Организации, в которых решения принимались только малым числом руководителей, опирались на правила и тщательное наблюдение как на средства, обеспечивающие их согласованное выполнение работниками. Эти организации также характеризовались наименьшим профессиональным штатом. Таким образом, наличие квалифицированных работников связано с уменьшением необходимости пространных правил и инструкций (Наде and Aiken, 1967a).
Эта интерпретация подтверждается анализом государственных кадровых агентств (Blau, 1970). В организациях с высокоформализованными процедурами для персонала и строгим согласованием этих процедур имеет место децентрализация власти. С первого взгляда здесь налицо противоречие, так как с уверенностью можно сказать, что формализация и централизация взаимосвязаны. Более тщательная проверка показывает устойчивое совпадение с результатами Хейга и Эйкена. В этом случае основанное на поощрении соблюдение кадровых процедур обеспечивает присутствие высококвалифицированного персонала на локальном (децентрализованном) уровне. Этим людям доверяется больше власти, чем персоналу с меньшей квалификацией. Таким образом, формализация в одной сфере деятельности может быть связана с гибкостью в другой.
По этому поводу Блау отмечает:
Жесткость в одних отношениях может вызвать гибкость в других. Не все аспекты бюрократизации являются сопутствующими. Бюрократическая разработка формализованных кадровых процедур и строгое следование этим кадровым стандартам не всегда проявляются вместе, и ни один из аспектов бюрократических процедур не приводит к более строгим структурам власти, разве что в работе служб безопасности. Действительно, как точное согласование со стандартами гражданских служб, так и разработка этих формализованных стандартов имеют противоположный эффект в виде децентрализации, допускающей большую гибкость (Blau, 1970: с. 160)Это подтверждает мысль, выраженную ранее: комплексная организация действительно является комплексной. Формализация в одной части вызывает уменьшение формализации в другой. Таким образом, организации постоянно конфликтны не только между отдельными членами и подразделениями, но и между и внутри процессов и структур, составляющих саму организацию. Формализация -это не только вопрос внутреннего регулирования.
Важно отметить, что Хейги Эйкен и Блау имели дело с относительно профессиональными кадрами. Одним из отличительных признаков профессионализма является способность и готовность принимать решения, основанные на профессиональной подготовке и опыте. В такой ситуации неудивительно обнаружить более низкий уровень формализации. В тех случаях, когда рассматриваемые кадры не имеют или не уверены в своей способности принимать решения, выводы Бпау надо пересматривать. В этом случае формализованные кадровые процедуры, вероятно, будут связаны с более централизованной системой принятия решений и с уровнем формализации, более совместимым со всеми фазами деятельности. Организация в обоих случаях сохраняет контроль над индивидами. Путем отбора высококвалифицированных или обученных работников можно гарантировать, что они будут действовать согласно требованиям организации (Blau and Schoenherr, 1971: с. 347-367).
Изменение программы
Последующее исследование Хейга и Эйкена (1967Ь) о темпе изменения программы в агентствах показало, что формализация также связана с числом новых программ, вводимых в организации. В этом случае степень формализации имеет обратную связь с объемом новых программ. Первичной причиной такого отношения можно предположить снижение индивидуальной инициативы в более формализованных ситуациях. В организациях, где установлена высокоспецифическая ежедневная практика, которой следуют ее члены, вероятно, потребуется меньше времени, помощи или поощрения для внедрения новых идей и новых программ.
Технология
Продолжая исследование этих 16 агентств, Хейги Эйкен разделили организации по "рутинным" и "нерутинным" категориям технологий. Даже несмотря на то что все они были социальными службами, существовала заметная разница в степени рутинности.
Наиболее рутинным является семейное агентство, в котором работник службы помощи использует стандартное интервью с клиентом продолжительностью не более 15 минут. Цель опроса- определить право клиента на окружную, федеральную или штатную медицинскую помощь. Опрашиваемый сказал: "...довольно шаблонно, - ведь каждый клиент индивидуален, а вы ведете себя со всеми одинаково..." Другой крайностью является элитное психиатрическое семейное агентство, в котором каждый работник- опытный терапевт и может работать вообще без надзора (Наде and Aiken, 1969: с. 369).
Связь между рутинизацией и формализацией существует в ожидаемом направлении. "Организации с рутинной работой с большей вероятностью должны иметь и большую формализацию организационных ролей" (Наде and Aiken, 1969: с. 377; курсив оригинала). Так как эти организации имеют тенденцию к размещению на нерутинном конце шкалы рутинности, результаты исследований тем более поразительны. Если бы организации были ближе к рутинному концу шкалы, наблюдаемые различия были бы, вероятно, еще больше.
Исследование Хейга и Эйкена, одно из наиболее полных и систематических, основано на данных ограниченного числа организаций с относительно простыми характеристиками. Ограничений, характерных для использования такого рода базы данных, трудно избежать. Но несмотря на эти ограничения, выводы вполне сопоставимы с выводами Aston Group (Pugh et аl.), полученными независимо и совершенно другими измерениями.
Не следует забывать, что исследования последних проводились на образцах английских производственных организаций. Этих исследователей интересовало получение показателей организации и обстановки, в которой они работали. Главным их показателем была степень интеграции рабочего процесса.Среди организаций с высокой оценкой были автомобильный завод, пищевое предприятие и управление плавательными бассейнами с весьма интегрированными, автоматическими и довольно жесткими технологиями. Среди организаций с низкой оценкой были розничные магазины, департамент образования и строительная фирма с различными неавтоматическими и гибкими технологиями Pugh et al., 1968: с. 103).
Хотя они были более разнообразными, чем те, которые изучали Хейги Эйкен, эти организации группировались ближе к рутинному концу шкалы рутинности. Как и ожидалось из предшествующей дискуссии, технология проявилась как важный показатель степени, в которой структурируется деятельность в этих организациях.
Другое исследование, в котором рассматривали связь с технологией, получило солидные данные в пользу вывода: высокая рутинность - высокая формализация. Dornbusch and Scott (1975) изучали электронную сборочную линию, исследовательскую группу физиков, университетский факультет, крупную учебную больницу, футбольную команду, школы, студенческую газету и католическую епархию. Их данные, полученные из этого набора разнообразных организаций, согласуются с технологическим аргументом, который был представлен выше.
Как бы ни казалось, что отношение между технологией и формализацией установлено на основании веских данных, необходимо заметить, что Гписсон почти переворачивает причинный порядок (Glisson, 1978). Он обнаруживает, что процедурные спецификации (формализация) определяют степень рутинизации в службе доставки. В работе Гписсона сделано заключение относительно того, как структура организации приводит к использованию конкретной технологии службы доставки. Хотя высокая корреляция между рутинизацией и формализацией сохраняются, причина и следствие в этом случае переворачивается.
Традиции и культура
К этим соображениям необходимо добавить еще один компонент. Организации возникают в различные исторические эпохи (Meyer and Brown, 1977), сталкиваются с различными непредвиденными обстоятельствами и развивают разные традиции. Эти различия в свою очередь оказываются влияющими факторами, также как технология влияет на степень формализации. К примеру, если по некоторым причинам-таким, как система доверия к прошлому директору, -организация очень формализует рабочие инструкции в письменном виде, то она, вероятно, всегда будет оставаться более формализованной, чем могла бы быть согласно другим факторам. Организации разрабатывают характеристики, которые закрепляются в формальных и неформальных организационных системах. Они скованы структурой и знаниями, накопленными за их историю (Zhou, 1993). Эту проблему хорошо понимают студенты, изучающие структуру организаций (см. Frost et al., 1985). Культура организаций более детально будет рассмотрена в следующей главе.
По самой своей природе формализация является центром жизни организации и жизни в организации. Спецификация правил, процедур, наказаний и т. п. предопределяет многое из того, что происходит в организациях. Действительно, формализация является главной определяющей характеристикой организаций, так как поведение ее членов не является случайным, а направляется по ступеням формализации прямо к цели.
Мы рассмотрели отношения между формализацией и другими свойствами организаций. Теперь переключим внимание на членов организации. Подобно формализации, индивидуумы должны рассматриваться как переменные, поскольку то, что они привносят в организацию, определяется их способностями, привычками и другими индивидуальными особенностями. Формализация предназначается для того, чтобы обеспечить механизм контроля людей, входящих в организацию. (Clegg and Dunkerley, 1980).