Делопроизводство в СССР: послевоенный период (1945-1990 гг.)

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопро-изводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) приСовете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследова-тельский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось поручалась разработка ЕГСД(Единой государственной системы документационного обеспечения управления).

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов иностранных документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Контрольные вопросы к Главе 2

G Какие этапы можно выделить в развитии дореволюционного российского делопроизводства?

G Какими особенностями характеризуется делопроизводство на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.)?

G Какие обязанности выполняли «печатники» и «металники»?

G Какие факты указывают на наличие культуры составления документов на Руси в X в.?

G Какие разновидности документов составляются в X-XV вв.?

G Как назывались места хранения документов, и где преимущественно эти документы хранились?

G Что означал термин «дьяк» применительно к делопроизводству Древней Руси?

G Какие элементы унификации форм документом получили развитие в делопроизводстве Древней Руси?

G Какой материал использовали для создания документов, и как он назывался на Руси до конца XIV в.?

G Какая форма документа считается самой ранней формой документа на Руси?

G Почему технология формирования документов в одну единицу хранения получила название «столбцовой»?

G Какие формы удостоверения документов существовали в X - XIV вв.?

G Какой материал использовали для изготовления печатей?

G В чем различие между вислой и прикладной печатями?

G Почему система делопроизводства на Руси в XV - XVII вв. получила название «приказной»?

G Какова этимология термина «приказ»?

G Какова была структура приказа?

G Как в крупных приказах назывались объединения подьячих?

G Как называлась канцелярия воеводы в структуре местного приказа?

G Когда на Руси появилась бумага, и какова была технология ее изготовления?

G Какие инструменты использовались для письма?

G В XV в

G Какая форма документа в XV в получила название «тетрадь»?

G Какие виды документов в системе приказного делопроизводства обозначались терминами «указ», «наказ», «приговор», «доклад», «память», «отписка», «челобитная»?

G Какие формы обращения к великому князю практиковались в челобитных XV - XVII вв.?

G Какие этапы включала в себя процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве?

G Какие действия в системе приказного делопроизводства обозначались терминами «отпуск», «чернить», «белить», «справлять», «справа», «припись»?

G С кем из государственных деятелей России связывают переход от приказной системы управления к коллежской?

G Почему новые структуры государственного управления получили название «коллегии»?

G Какой документ явился исходным в становлении законодательной базы коллежской системы делопроизводства?

G Как называлось подразделение в коллегии, за которым закреплялась делопроизводственная деятельность?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись секретарю?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись экзекутору?

G Какие дела в коллегиях рассматривались в первую очередь?

G Какие сроки определялись для решения государственных дел?

G Что такое «поверстный срок»?

G Какие меры предпринимались для своевременности решения государственных дел?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись нотариусу?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись актуариусу?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись регистратору?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись прокурору?

G Какие служебные обязанности в системе коллежского делопроизводства вменялись архивариусу?

G Какие ограничения были введены в порядке пользования печатями?

G Чем было обусловлено введение присяги для канцелярских служащих?

G Каково содержание понятия «генеральный формуляр»?

G Какие реквизиты были выделены из текста?

G Каким документом определялась важность работы в канцелярии?

G Какие формулы титулования сложились к концу XVIII в.?

G Какие виды документов вводил указ Екатерины II «Учреждения для управления губерний» для сношений между собой высших, центральных и местных учреждений?

G Какими общими тенденциями характеризовалось развитие делопроизводства в XVIII в.?

G С кем из государственных деятелей России связывают переход от коллежской системы делопроизводства к министерской?

G Какой принцип лежал в основе министерской системы управления?

G Какой документ явился исходным в становлении законодательной базы министерской системы делопроизводства?

G Какие подразделения входили в состав министерства?

G Какие новые реквизиты документа появились в XIX в.?

G Кто из государственных деятелей России XIX в. инициировал процесс унификации языка служебного письма?

G Какая форма доставки исходящей корреспонденции существовала в России до середины XIX в., и какие новые формы появились к концу века?

G В чем состояла задача ревизии дел?

G Какие новые формы документов появились в середине XIX - начале XX вв.?

G Какие новые реквизиты документов появились в середине XIX - начале XX вв.?

G Что такое «канцеляризмы»?

G Какую роль в делопроизводстве этого периода играли «письмовники»?

G Какую роль в развитии делопроизводства сыграло введение пишущих машинок?

G Как изменились технические средства передачи информации, и как они повлияли на развитие делопроизводства в конце XIX - начале XX вв.?

G Какие причины повлияли на снижение уровня делопроизводства после Октябрьской революции 1917 г.?

G Какие первые декреты СНК были направлены на упорядочивание процесса документирования в Советской России?

G Какие направления в сфере оптимизации делопроизводства развивались в советской науке в 20-е годы?

G Какие организации занимались теорией и практикой управления и делопроизводства в 20-е годы в СССР?

G Какую роль в решении проблем делопроизводства играл Кабинет стандартизации, созданный при ИТУ в конце 20-х гг.?

G Какой вид специальной документации разрабатывался Госпланом РСФСР и ЦСУ РСФСР?

G Какие причины повлияли на снижение уровня теории и практики делопроизводства в 30-е - 50-е гг. в СССР?

G Какая организация получила в конце 50-х гг. монопольное право контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий?

G Какая обязанность была возложена на Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)?

G Какая система документации стала правопреемницей ЕГСД?

G Когда были изданы государственные стандарты (ГОСТ) на управленческую, технико-экономическую и социальную информацию?

G Какие причины помешали внедрению автоматизированной системы управления (АСУ) и общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) в 90-х гг. В СССР?