РЕКВИЗИТ 28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит доку-мента, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает в себя следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

- слова «В дело»;

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- подпись исполнителем документа или руководителем структурного подразде-ления, в котором исполнен документ

- дату направления в дело

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.

Пример оформления реквизита

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Отметка о поступлении документа в организациюсодержит очередной поряд-ковый номер и дату поступления документа.

При поступлении документа, имеющего отметки «Срочно», «Весьма срочно», «Незамедлительно», «Оперативно», а также при поступлении документа по фельдъегер-ской связи в отметке о поступлении проставляется время поступления в часах и минутах.

Пример оформления реквизита « Отметка о поступлении документа

в организацию «

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

РЕКВИЗИТ 30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ

ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документаявляется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

D:\Документы\Письма\2004\742.doc

Пример оформления реквизита «Идентификатором электронной копии документа»

Шрифты, используемые для оформления реквизитов

Шрифт– комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.Типографская литера (от лат. littera - буква) - прямоугольный металлический брусок из гартового сплава (от нем. Hartblei - твёрдый свинец) сурьмы, свинца и олова, а иногда и 1 % меди в определённом процентном соотношении с преобладанием свинца. На верхнем торце каждого бруска в качестве печатающей поверхности находится рельефное зеркальное изображение, (чаще всего одной, реже нескольких - лигатура или логотип) буквы, знака или элемента украшения, именуемое «очком».

Начертание шрифтаили гарнитура– графическое особенности шрифта, определяемые особенностью очка:

• наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания);

• шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания);

• насыщенностью очка (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Размер шрифта (кегль)– высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт– единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt . 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «й»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Mi­crosoft Word - версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.