Справка, ее виды, требования к оформлению

Справка, ее виды, требования к оформлению.

Акт, виды актов. Требования к оформлению формуляра. Особенности текста.

3. Сводка, перечень, список, отзыв, заключение.

Доверенность. Виды доверенностей, особенности оформления текста.

Справка, ее виды, требования к оформлению.

Справка как вид документа появляется еще в коллежском делопроизводстве. В справках приводились текстуально или в сокращенной форме свидетельства, акты и другие доказательства.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера.

1.Справка служебного характера отражает основную производственную деятельность и по содержанию может быть внешней или внутренней.

Внешние справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонник учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам. Реквизиты внешних справок: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «О количестве студентов, обучающихся на очной форме обучения», «О наличии свободных мест в общежитии на 01.01.2005».

Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, заверяют печатью.

Внутренние справки служебного характера представляются руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. Эта справка может быть оформлена на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются внутренние справки руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Например:

	Кафедра документоведения Начальнику отдела И информационного обеспечения аспирантуры управления Н.С. Фролову СПРАВКА 01.10.2004 Студентка заочной формы обучения специальности «Документоведение и ДОУ» Евтушенко О.Н. имеет 3 публикации в студенческих сборниках научных трудов за период с 01.09.2002 по 31.12.2004. Заведующий кафедрой Подпись А.В. Сафронов
	Отдел перевозок Генеральному директору туристической компании «Мир» СПРАВКА г-ну В.В. Савельеву 02.07.2004 № 7 Москва Об организации перевозок туристов по состоянию на 01.07.2004 К началу туристического сезона нашей компанией было зарегистрировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия). К 01.06.2004, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест компания не может. Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим. Старший менеджер Подпись И.М. Петровская

2. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа, занимаемой должности и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, адресные данные организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (штамп организации или структурного подразделения), текст, подпись, печать.

В тексте справки не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «Справка дана … в том, что…», «Справка выдана … в том, что…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…».

Следует текст справки начинать с фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка, в именительном падеже, а далее указывать на факты, подтверждающие данные о работнике («работает главным бухгалтером…», «является студентом…», «проживает по адресу…», «находился на лечении…», «сдал сессию со следующими оценками…». Например:

ОАО «РЖД» Филиал СКЖД Дистанция сигнализации и связи ШЧ-1 Театральная пл. 4, г. Ростов-на-Дону, 344019 СПРАВКА 19.05.2004 № 173 Рощина Наталья Александровна работает в Дистанции сигнализации и связи СКЖД в должности специалиста по кадрам. Начальник отдела кадров Подпись Л.З. Смолянинова

Справку подписывает секретарь, инспектор службы кадров, руководитель структурного подразделения, подпись заверяется печатью.