Оперативный учет на аптечном складе

1. Ведется складской учет поступающих товаров по видам хранения.

Весь товарный поток при поступлении делится на собственные товары и товары, принятые на ответственное хранение. Товары, находящиеся на ответственном хранении, могут быть либо возвращены собственнику, либо отгружены другим организациям, указанным в распоряжении собственника.

2. Используются различные виды поступления для учета товарных потоков.

При оприходовании товара можно указать вид поступления (конфискат, гуманитарная помощь, централизованный закуп, обычная поставка) и в дальнейшем производить операции с указанием вида поступления товара, а также получать аналитическую информацию в разрезе видов поступления.

3. Формируются отпускные цены по установленным методикам в установленном законодательством порядке.

Ведется учет всех базовых цен и наценок на товар (цена первого поставщика, наценка поставщика, контрактная цена, учетная цена (цена приобретения, расчетная отпускная цена). На каждую партию товара формируются свои отпускные цены, причем отпускных цен может быть несколько в зависимости от покупателя и условий договоров (отпускная цена для аптек, отпускная цена для ЛПУ). При формировании цен имеется возможность учитывать и распределять дополнительные расходы, сопровождавшие поставку товара. Если на балансе организации находятся аптеки - при централизованном формировании цен - формируется розничная цена для аптек.

4. Оприходывается товар на склад с учетом фактического наличия, результатов контроля по качеству и сформированных отпускных цен.

При поступлении товара на склад проводится приемка товара по количеству с выявлением боя, брака, недостачи. Указывается информация о сопроводительных документах, включая сведения о сертификатах качества, держателе и сроках действия. При необходимости часть товара перемещается в отдел контроля качества для проведения лабораторного анализа. Параллельно идет формирование цен. Товар приходуется на остатки и разрешается к реализации при установке признака прохождения контроля качества и формировании цен.

5. Осуществляются внутренние складские операции.

Перемещение между отделами хранения с сохранением всех данных о перемещаемой партии. Перемещение между обычным и ответственным хранением при невозможности дальнейшей реализации товара. Регулирование за счет уточнения записей (корректировка) неверных серий товаров с указанием новых сроков изготовления, сроков годности, номера серии. Инвентаризация товарных остатков с выявлением излишков и недостач. Списание товаров с остатков отделов хранения.

6. Автоматизировать прием заказов и выписку расходных накладных.

Отгрузка товаров, являющихся собственностью организации, происходит только на основании заказов покупателей. Заказы можно вводить вручную, или получать в электронном виде с последующей автоматической загрузкой в программу. При этом при выписке накладных нет необходимости дублировать ввод товарных позиций, они автоматически подставятся из введенных ранее заказов. Пользователю остается только проконтролировать полученный результат и при необходимости внести свои изменения. Заказы покупателей выполняются с учетом заявленных производителей. У материально ответственного лица отдела хранения есть возможность корректировать заказ для отгрузки заводской упаковки (с согласия покупателя). С согласия покупателя возможен подбор вместо заказанного препарата его синонима.

7. Ведется учет и контроль выполнения разнарядок

Товар на ответственном хранении отгружается только на основании разнарядок, полученных от собственника товара. При этом товар отгружается организации, указанной в разнарядке.

8. Контролировать неудовлетворенные заказы в разрезе номенклатурных позиций.

Для эффективной работы отделов, отвечающих за закупку препаратов, необходимо анализировать не только остатки и товарооборот на предприятии, но и учитывать факты невыполнения заказов на покупку товара. Для проведения качественного анализа информация о поступлении, реализации товаров, остатках товарных запасов, заказах покупателей, неудовлетворенном спросе предоставляется в максимально удобном и сжатом виде.

9. Составляются графики отгрузки и контролируется их выполнение.

Если на предприятии формируется график вывоза товаров покупателям, то его можно формировать в программе и в дальнейшем контролировать его исполнение по каждому дню и по каждому покупателю. Информация предоставляется в удобном графическом интерфейсе с возможностью постоянного контроля за работой отделов.

10. Ведется учет тары.

Наряду с обычными товарными позициями предусмотрен учет операций с тарой, поступившей на склад (приход, расход, перемещение, списание и т. д.).

11. Ведение различной учетной и аналитической информации.

Основными задачами для организации работы современного аптечного склада являются:

1. Необходимость повысить пропускную способность складских мощностей для обеспечения дальнейшего развития и повышения рентабельности;

2. Создание условий хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения, полностью соответствующих отечественным и международным стандартам.

3. Улучшение условий работы персонала склада.