ВОПРОС Организации, оказывающие услуги в области управления персоналом (аутсорсинг HR-функций)

В настоящее время всё большее число компаний делегируют некоторые функции своих отделов управления персоналом сторонним организациям. В бизнес-практике этот процесс получил название «HR аутсорсинг». Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от англ.«outsourcing») и переводится как «использование чужих ресурсов». Аутсорсинг — это передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, которые специализируются в конкретной области и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами. HR-аутсорсинг (human resources outsourcing, HRO) — это передача части функций по управлению персоналом. При этом у руководства остаются лишь контролирующие функции, а всю оперативную работу выполняют специалисты компании. Основная выгода заключается в том, что компания-заказчик, используя аутсорсинг второстепенных функций, получает возможность сконцентрироваться на своём основном бизнесе. В России чаще всего на аутсорсинг отдаются такие HR-функции, как: поиск и подбор персонала, обучение и развитие кадров, оценка и аудит персонала, кадровое делопроизводство, начисление заработной платы, мониторинг рынка труда, разработка программ мотивации персонала. Компаниям не обойтись без услуг HR-аутсорсинга, когда: - необходимо избавить своих кадровых специалистов от рутинной работы для решения более важных задач; - необходимо сократить расходы на административный персонал; -необходимо быстро запустить новый проект, требующий высококлассных специалистов; - отсутствуют квалифицированные специалисты в области кадрового делопроизводства, расчета заработной платы и т.д. Быстрому распространению услуг в сфере HR-аутсорсинга способствуют выгоды, которые получает компания в случае применения этой бизнес-модели. В частности, это: - Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе; -Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью; - Возможность снизить затраты на собственный персонал, получив при этом оперативность и высокое качество услуг; - Внешний провайдер принимает на себя большую часть рисков, связанных с делегируемой функцией; -Аутсорсинг каких-либо функций стимулирует процесс структуризации и упорядочивания фирм с неразвитой организационной структурой; Если аутсорсинговые услуги были оказаны некачественно, со сторонней организацией проще расторгнуть договор, нежели уволить штатного сотрудника. В случае неудовлетворительной работы провайдера, клиент в праве потребовать возмещение причиненного ущерба, что исключается при использовании своего персонала. Однако аутсорсинг HR-функций таит в себе и ряд опасностей. Например, в случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства, компания столкнётся с необходимостью срочно искать новых партнеров или же ей придётся начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге. Последнее очень непросто, так как отсутствуют необходимые знания и опыт, ведь в течение длительного времени организация пользовалась услугами привлечённых специалистов вместо обучения своих. Кроме вышеперечисленного, возможна частичная потеря контроля над делегированными бизнес-процессами, снижение качества при недобросовестности аутсорсера и утечка коммерческой информации. Всё это говорит о том, что к выбору провайдера стоит подойти очень серьёзно. В аутсорсинге важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Немаловажным показателем при выборе партнёра будет являться ее возраст и репутация. Помимо этого, следует обратить внимание на страховку профессиональной ответственности, которую имеет любая серьезная аутсорсинговая компания. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у провайдера и достаточна ли страховая сумма. Некоторые фирмы могут сотрудничать только с малыми или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы. Не менее важен и общий потенциал провайдера: финансовая устойчивость, наличие инфраструктуры (в том числе разветвленной международной и/или региональной сети), ресурсов, объем и ассортимент услуг. Процесс поиска и выбора компанией внешнего провайдера можно разделить на этапы: 1. Обоснование потребности компании в использовании аутсорсинга конкретной функции (определение причин). Принятие решения о необходимости его использования. 2. Сравнительный анализ преимуществ и недостатков использования собственных ресурсов компании и привлечения внешнего провайдера. 3. Составление технического задания, определение необходимых условий (круг сотрудников, временные рамки, порядок и форма выплат, требуемые виды отчетности). 4. Анализ рынка предложений по оказанию услуг аутсорсинга. 5. Составление списка компаний-провайдеров для участия в тендере. 6. Проведение тендера. 7. Окончательный выбор провайдера на основании результатов тендера. 8. Согласование условий, заключение договора. 9. Отладка процедуры по предоставлению услуг аутсорсинга. Выбрав провайдера, следует уделить значительное внимание подготовке договора, который должен быть максимально детализирован и включать следующие разделы: профиль клиента; зоны ответственности сторон; объем и перечень основных и дополнительных услуг (в том числе место их предоставления); базовую шкалу показателей по выполнению работ/предоставлению услуг; регламенты взаимодействия; коммерческие аспекты сотрудничества (стоимость работ, затраты переходного периода, текущие и будущие инвестиции в активы и технологии). При этом стороны должны обязательно согласовать алгоритм расчетов в случае увеличения объемов услуг; основы контроля качества, стандарты; дату начала и срок действия контракта, схему выставления счетов и оплаты услуг; ответственность сторон и штрафные санкции в случае нарушения обязательств. Соблюдение алгоритма поиска провайдера аутсорсинговых услуг и тщательная проработка условий договора поможет получить максимальную отдачу от использования этого бизнес-процесса. В заключение стоит сказать, что аутсорсинг кадровых услуг становится все более популярным среди специалистов по управлению персоналом как западных, так и российских компаний, что подтверждает его эффективность. Передавая часть HR-функций аутсорсинговым организациям, фирма становится более гибкой в условиях меняющейся экономики и ужесточающейся конкуренции. По мнению ведущих аналитических агентств, наличие у компании долгосрочной аутсорсинговой стратегии является необходимым условием успешного развития конкурентного бизнеса и его адаптации к стремительно меняющимся рыночным условиям. Выбрав надёжного провайдера, компания получает возможность сконцентрироваться на своей основной деятельности и разрешить текущие проблемы с помощью высококвалифицированных специалистов, а также приобретаёт партнера, который профессионально подходит к решению поставленных перед ним кадровых задач.