Понятие документооборота. Документопотоки. Определение организации работы с документами

Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Контроль за исполнением документов.

Информационно-справочная работа. Отправка документов. Систематизация и текущее хранение дел.

Вопрос

Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция управления, нуждающаяся в тщательной и продуманной организации. Эту функцию выполняют специальные структурные подразделения, секретарь или специально назначенное лицо. Порядок работы с документами четко регламентируется, что находит отражение в государственной системе документационного обеспечения управления, в ГОСТе 6.38-97, а также в типовых инструкциях по делопроизводству.

В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Причины роста объема документооборота подразделяются на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. Другими словами, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления;

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяются как связанные с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Технологическая цепочка обработки и движения документов делится на следующие этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов;

4. контроль исполнения документов;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов;

7. отправка документов;

8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Ниже рассмотрим более подробно этапы работы с документами.

Вопрос

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. Рекомендации по приему и отправке позволяют реализовать основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах существуют правила первичной обработки поступивших документов.

1. Проверяется правильность доставки, ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.

5. Ведется учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

6. При первичной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации. Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты другими каналами информации, например, факсимильные аппараты.

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства.

С 1970-х годов широкое распространение получила методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует "узкие" места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя.

Подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).

Вопрос

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Регистрация документов – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи. Регистрация – это фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Контроль исполнения документов – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения и ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Сроки исполнения могут быть указаны в документах, в резолюции, а также определены законодательством или отражены в инструкциях, разрабатываемых на предприятии.

В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляют сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения в целом. Итоговый контроль в сочетании с предупредительным является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля выступает периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.

Существуют ручная сроковая картотека и автоматизированная система контроля.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца, а за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Эта форма контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и, таким образом, видеть загрузку каждого, а также увязать программу контроля с премированием сотрудников. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, выступает составной частью комплексной программы автоматизации документооборота.

Вопрос

Важнейшая задача службы делопроизводства – владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов.

Информационно-справочную работу можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен ящик или несколько ящиков. Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности. Отдельно ведутся следующие картотеки: на обращения граждан, на законодательно-нормативные и распорядительные документы, на исполненные и неисполненные документы. Общий срок хранения карточек -три года.

До внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам являлась слабым участком работы делопроизводственных служб.

Современные автоматизированные системы позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Компьютерные технологии во много раз уменьшают время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно влияет на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Отправка документов, так же как и получение проводится централизованно. Получив документ к отправке, проверяют наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования. Эти элементы обязательны как при отправке по почте, так и по факсу. Если документ представлен не в полном объеме или неправильно оформлен, его отправляют исполнителю на доработку. Если документы отправляют по почте, то их конвертируют. В случае, когда в один адрес направляется несколько документов, то их вкладывают в один конверт.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было оперативно находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов.

Систематизация (формирование дел) – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Для правильного формирования дел и обеспечения возможности использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с различными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Под номенклатурой дел понимают систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

Наиболее подробно вопросы, касающиеся организации текущего хранения дел, рассмотрим в следующей теме.

ТЕМА № 8

«Обработка входящих, исходящих, внутренних документов»