Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения
Рассмотрим четыре случая оформления отметки о наличии приложения к письму.
1. К письму прилагается только один документ и его наименование упоминается в тексте письма.
В этом случае в отметке нет необходимости повторять наименование документа-приложения, нужно указать только количество листов (л.) и экземпляров (экз.):
| Приложение: на 7 л. в 3 экз. |
2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте, или к письму прилагается несколько документов.
В этом случае следует указать наименование приложенного документа (или всех прилагаемых документов, независимо от того, упоминаются они в тексте письма или нет), его дату и номер, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами без знака «№», например:
| Приложение: | 1. Положение о службе персонала ООО «МЕРКУРИЙ» от 08.02.2013 № 14 на 12 л. в 2 экз. 2. Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «МЕРКУРИЙ» от 09.02.2013 № 15 на 36 л. в 2 экз. |
Необходимость указания количества страниц связана с тем, что и на этапе отправки, и при получении документов проверяется комплектность, то есть наличие перечисленных в отметке документов и всех страниц этих документов. Если приложение сброшюровано или переплетено, риск недовложений и утери листов ничтожен, поэтому количество страниц не указывается. Если предположить, что положение о службе персонала не сброшюровано, а инструкция по кадровому делопроизводству сброшюрована, то отметка будет выглядеть следующим образом:
| Приложение: | 1. Положение о службе персонала ООО «МЕРКУРИЙ» от 08.02.2013 № 14 на 12 л. в 2 экз. 2. Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «МЕРКУРИЙ» от 09.02.2013 № 15 в 2 экз. |
или (если наименование прилагаемого документа уже есть в тексте и оно сброшюровано):
| Приложение: в 3 экз. |
3. К письму прилагается документ, у которого есть собственное неотъемлемое приложение.
В этом случае с целью проверки комплектности в обязательном порядке следует указать общее количество листов – прилагаемого документа и приложения к нему. Если документ прилагается в одном экземпляре, количество экземпляров в отметке можно вообще не указывать. В этом случае отметка будет выглядеть следующим образом:
| Приложение: | Инструкция по делопроизводству от 09.02.2013 № 18 и приложение к ней, всего на 56 л. |
4. Письмо направляется нескольким адресатам, а приложение – только одному из них.
В отметке о наличии приложения следует указать, какому адресату будет направлено приложение:
| Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес. |
На первый взгляд кажется, что правила оформления отметки о наличии приложения изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 настолько подробно, что просто невозможно сделать что-то неправильно. Однако это не так.
В п. 3.21 Государственного стандарта речь идет об оформлении отметки о наличии приложения только в письмах. Однако целый ряд документов может иметь приложения – это служебные, докладные и объяснительные записки, заявления, разного рода справки информационного и аналитического характера и другие.
При этом ничего не говорится о тех документах, к которым могут быть приложения, но в которых, тем не менее, отметка о наличии приложения не оформляется, так как информация о приложениях указывается непосредственно в тексте.
Во-первых, к таким документам относятся распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения, постановления. Указание на приложение в этих документах дается непосредственно в тексте – в том пункте, к которому приложение относится.
Если приложения к распорядительному документу носят справочный или аналитический характер (это могут быть списки, схемы, таблицы, графики), то в соответствующем пункте текста может быть указано:
... (приложение 2)
или
... согласно приложению 2.
Если приложением к распорядительному документу является Утверждаемый документ (инструкция, положение и др.), в соответствующем пункте текста пишут:
... (прилагается).
В тексте приказа такая ссылка может выглядеть так:
| … 2. Заведующему отделом рекламы Сафонову Г.Н. до 01.03.2013 составить план проведения рекламной кампании по новым видам косметической продукции согласно приложению 1. … |
Большинство исследователей считают, что оформление отметки о наличии приложения в распорядительных документах является излишним, так как в самом тексте имеется указание на приложение. Однако с целью проверки комплектности документа придется вчитываться в документ, чтобы выяснить, нужно ли проверять наличие приложения. В связи с этим оформление данной отметки представляется оправданным.
Остается вопрос, нужно ли оформлять отметку о наличии приложения в протоколах. В п. 4.9 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ сказано: «При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается».
Например:
Присутствовали 47 человек (список прилагается).
Казалось бы, достаточно упомянуть один раз о наличии приложения. Но может быть такая ситуация: состоялось плановое совещание с большим числом участников и приглашенных – их списки прилагаются к протоколу. Заслушаны три доклада, выступили более десяти человек – и тексты докладов, и тексты большинства выступлений также даны в приложении к протоколу. Помимо этого, к протоколу приложен целый ряд документов, созданных в процессе подготовки и проведения совещания – аналитические справки, схемы и др. Упоминания о прилагаемых документах «разбросаны» по тексту протокола, непонятно, какое приложение за каким следует – сложно найти нужный документ. В таком случае совсем нелишним будет оформить отметку о наличии приложения, в которой перечислить по порядку все документы, пронумеровав их. Это существенно облегчит дальнейшую работу с протоколом и прилагаемыми к нему документами.
Наконец, ни в одном нормативном акте нет запрета на оформление отметки о наличии приложения в протоколах.
Оформлять или не оформлять эту отметку в протоколах можно объяснять так же, как это объяснено о распорядительных документах. Наличие отметки облегчит поиск необходимых приложений и даст возможность быстро проверить комплектность документа, несмотря на его объем.
Согласно схеме расположения реквизитов реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» должен находиться в пределах 40—60 мм от границы нижнего поля. Однако такое расположение отметки может привести к нежелательным последствиям. Представим себе, что текст документа занимает не более половины отведенной для него зоны. В таком случае размещение отметки на большом расстоянии от конца текста может дать возможность «злоумышленнику» использовать свободное место для того, чтобы вписать дополнительный текст, что, в свою очередь, может исказить смысл документа и тем самым нанести вред организации-автору или получателю письма, а может быть и той, и другой организации одновременно.
Поэтому отметку о наличии приложения лучше печатать не в нижней части листа, а немного ниже текста документа, отступив от него 2-3 междустрочных интервала.
Если внимательно посмотреть на схему расположения реквизитов, можно заметить, что реквизиты «Отметка о наличии приложения» (21) и «Подпись» (22) не только находятся в одной зоне, но и расположены на одном уровне. Так быть не должно: подпись должна быть расположена ниже отметки о наличии приложения на 2-3 междустрочных интервала. В противном случае уже после подписания документа кто-нибудь сможет добавить к документу и фрагмент текста, и приложение без ведома руководителя и без его разрешения.
Во всех примерах оформления отметки о наличии приложения в Государственном стандарте слово «Приложение» напечатано с красной строки, однако никаких рекомендаций по этому поводу в тексте ГОСТ Р 6.30-2003 нет.
В п. 6.1 Методических рекомендаций сказано: «Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 междустрочными интервалами... Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):
0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения…».
Что касается отступа реквизита от левого поля, то, по сути, Методические рекомендации противоречат примерам оформления реквизита в ГОСТ. Однако это дает некоторую свободу действий: можно использовать и тот, и другой способ оформления отметки. Справедливости ради следует заметить, что размещение отметки непосредственно от левого поля позволяет несколько сэкономить место, если в отметке о наличии приложения нужно указать несколько документов с длинными названиями.
Как следует из Методических рекомендаций, реквизит печатается через одинарный междустрочный интервал.
Таким образом, можно резюмировать правила оформления отметки: отметка о наличии приложения располагается под текстом и отделяется от него 2-3 междустрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля или с красной строки всегда в единственном числе. Содержание реквизита печатается через один междустрочный интервал.
Правила оформления реквизита «Отметка о наличии приложения», как и других реквизитов, рекомендуется отразить в инструкции по делопроизводству, и тогда у сотрудников организации не будет возникать вопрос, где и как оформлять этот реквизит.
В ГОСТ Р 6.30-2003 в описании реквизита 21 имеется информация и об оформлении приложения к документу.
В п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера».
Слово «Приложение №» с указанием номера приложения указывается на первом листе каждого приложенного документа, например:
| Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319 |
В ГОСТ Р 6.30-2003 имеется неточность: правила, инструкции, положения относятся не к распорядительным документам, а к системе организационно-правовых документов, являющихся правовой основой деятельности организации, – локальным нормативным актам.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава РФ от 05.06.2003 № 251 |
Если приложение одно, надобность в его нумерации отпадает. В таком случае и знак «№» печатать не нужно.
Практика делопроизводства показывает, что на утверждаемых документах должен быть оформлен реквизит «Гриф утверждения документа», а надписи «Приложение №» быть не должно.
Такую надпись не следует делать и в случае, если вместе с сопроводительным письмом отправляется какой-либо документ, не имеющий реквизита «Адресат», например, договор. В сопроводительном письме в отметке о наличии приложения договор будет, конечно, указан, но никаких надписей на самом договоре делать не нужно.
Если же приложение является документом, уточняющим или разъясняющим текст самого письма (например, графики, таблицы, схемы), и было специально подготовлено в процессе создания письма, то на таком приложении следует сделать надпись «Приложение №».
Таким образом, если приложение не подлежит утверждению, носит справочный или аналитический характер, в правом верхнем углу такого приложения следует сделать надпись «Приложение №» и указать наименование, дату и регистрационный номер документа, к которому оно приложено.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений обычно идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) можно выделить прописными буквами, полужирным шрифтом или может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.
Кроме этого, рекомендуется соблюдать следующие правила:
1. Если приложением является документ справочно-аналитического характера, он оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
2. Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.
3. Приложения не подлежат регистрации, поэтому на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Наименование организации» – эти данные должны содержаться в надписи «Приложение №» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
РЕКВИЗИТЫ 22, 16, 25
Реквизиты 22 (подпись), 16 (гриф утверждения), 25 (оттиск печати) являются реквизитами удостоверения документа, придают документу юридическую силу. Для одних документов административная сила документа наступает после подписания, для других – после утверждения.
Реквизит 22 – Подпись
Подпись – это фамилия лица в оригинальном собственноручном исполнении, поставленная в конце письма, договора или какого-либо иного документа, чтобы его заверить, подтвердить, придать ему юридическую силу.
В состав реквизита входят:
– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке) либо наименование стороны в договоре. Этот элемент обязателен для официальных документов. В личных документах этот элемент подписи может отсутствовать;
- личная подпись (автограф);
- расшифровка подписи – инициалы и фамилия – указываются на уровне последней строки наименования должности.
Между инициалами и фамилией делается один пробел.
Реквизит «Подпись» фиксируется от границы левого поля и располагается на 2-3 междустрочных интервала ниже текста (или ниже реквизита «отметка о наличии приложения», если он оформлен на документе). Сокращения слов при написании наименования должности не допускаются.
Примеры оформления реквизита «Подпись»:
1) если документ оформлен не на бланке организации:
| Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж» | Личная подпись | А.И. Стабровский |
2) если документ оформлен на бланке организации, то наименование организации не указывают во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа (наименование организации уже должно быть оформлено на бланке в реквизите 08):
| Генеральный директор | Личная подпись | А.И. Стабровский |
3) При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают, так как в заголовочной части бланка наименование должности уже имеется, и никто другой подписывать документы на этом бланке не имеет права. В этом случае реквизит будет выглядеть следующим образом:
| Личная подпись | А.И. Стабровский |
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Например:
| Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж» | Личная подпись | А.И. Стабровский |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Генеральный директор Главный бухгалтер | Личная подпись Личная подпись | А.И. Стабровский И.В. Белякова |
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель генерального директора по производству | Заместитель генерального директора по экономике | |||
| Личная подпись | Л.Ю. Прокофьев | Личная подпись | С.А. Андреев | |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
На одном уровне располагают подписи работодателя и работника на трудовых договорах, а также подписи заказчика и исполнителя на гражданско-правовых договорах.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии Личная подпись В.А. Смирнов Члены комиссии Личная подпись А.Н. Дудин Личная подпись Ю.Л. Малиновская Личная подпись О.В. Малков |
Право подписания документов должностному лицу организации может быть предоставлено: учредительным документом организации (уставом, положением); положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, соответствующим приказом; доверенностью. Ниже показано, кто подписывает документы в различных случаях:
- документ на бланке организации – руководитель или любое должностное лицо организации (в зависимости от содержания документа);
- документ на бланке структурного подразделения – руководитель или должностные лица этого структурного подразделения;
- докладные, служебные и объяснительные записки, заявления – составитель документа;
- акты – председатель и члены комиссии;
- протоколы:
• собраний, совещаний, заседаний, в том числе и общих собраний акционеров – председатель и секретарь собрания (совещания);
• заседания совета директоров или наблюдательного совета акционерного общества – председательствующий на заседании;
• счетной комиссии – члены счетной комиссии, а в случае, если функции счетной комиссии выполнял регистратор, – лицами, уполномоченными регистратором;
• заседаний аттестационной комиссии – председатель, секретарь и все члены комиссии.
Если документ подписывается лицом, заменяющим или временно исполняющим обязанности должностного лица, не допускаетсяставить предлог «За», писать от руки «Зам.», «И.о.»,«Врио»или ставить косую черту (/) перед наименованием должности, так как при таком оформлении документ становится недействительным из-за несоответствия разных элементов одного реквизита друг другу и несоответствия падежных окончаний. Пример такого несоответствия продемонстрирован ниже:
| Зам. | Генеральный директор | Щукин | С.А. Мельников |
В этом случае следует заново напечатать последнюю страницу документа, на которой указать фактическую должность, инициалы и фамилию того должностного лица, которое в действительности будет подписывать документ[4] (например: и.о., зам.)
Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом: