Пути получения необходимой информации в различных управленческих структурах

Все источники появления информации (где она зарождается)можно разделить на официальные и неофициальные. К первым относятся следующие:

официальные каналы государственных законодательных органов (официальные печатные органы – газеты, журналы, официальные сайты органов и их печатных изданий,

вертикаль государственной или частной структуры, где ведется делопроизводство,

действующие и потенциальные клиенты (информация поступает в виде регистрационных документов, бизнес-планов и предложений, записей бесед и т. д.);

информационно-аналитические агентства, пресс-службы;

государственные и частные информационные сети и системы;

рекламные агентства и различные общественные службы;

независимые консультативные и экспертные фирмы;

местные, региональные и зарубежные средства массовой информации;

специализированные издания. Так, в области делопроизводства и архивоведения издаются такие журналы, как «Делопроизводство», «Секретарское дело», Отечественные архивы», «Библиотековедение» и др.[1];

конференции, симпозиумы, совещания, выставки, встречи и т. д., которые могут представлять профессиональный интерес для делопроизводства и архивоведения или той структуры, где работает конкретный специалист[2].

Практически любой документ требуется не всегда, а время от времени в связи с практической или поисковой (научной) потребностями. Потребность конкретная обычно не совпадает с потребностью возникновения документа. Проходит время. И информация обычно обновляется, уточняется. Обычно ее нужно учитывать при обращении к старому документу.

Нужная информация обычно крайне неравномерно рассредоточена в разных документах. Поэтому при новой потребности обычно приходится обращаться не к одному, а к группе документов. Поиск документов – деятельность по выявлению документов в массе документационного комплексам, который формируется в процессе повседневной деятельности, или среди документов, находящихся на постоянном хранении.

Для повышения производительности труда человечество выработало некоторые алгоритмы такого поиска. Каждая из них (при достаточной доработке) именуется как «информационно-поисковая система» (ИПС)[3].

Все их можно (по способу организации) разделить на «ручные» и автоматизированные (электронные)[4].

«Ручные» строятся на занесении выходных данных на документ

а) на карточку. На ней номер или шифр (буквенный, цифровой или цифро-буквенный – смешанный) указывает на местонахождение искомого объекта. Систематизированное собрание карточек именуется как картотека. В них карточки раскладываются по ящикам, а в ящиках – разделяются разделителями с дополнительными указателями[5];

б) в справочник по алфавиту, адресату, предмету, именному, географическому указателю и т. д.[6].

Автоматизированные компьютерные ИПС строятся

по поисковому образцу документа,

по полному тексту документа,

по гипертекстовым ссылкам,

по совокупности реквизита документа,

по поисковым словам и совокупности слов и т. д.

В Internet поиск осуществляется с помощью индексированных рубрикаторов (каталогов), рейтингов, топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайнтовых энциклопедий и справочников[7].

Наиболее популярными поисковыми системами в Рунете являются Яндекс и Рамблер, Google[8].

При нахождении искового документа требуется его регистрация с полным указанием источника. Для подтверждения, повторного обращения.

Для точной регистрации делопроизводителю требуется разработать (и продолжать эту работу постоянно) ряд классификаторов: названия (видов) документов, корреспондентов, вопросов деятельности организации (предприятия, учреждения), структурных подразделений, исполнителей[9].

[1] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 81.

[2] http://www.forex.ua/soft/upr_info.shtml (дата обращения: 17 08 2011).

[3] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 89.

[4] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 89.

[5] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С.89 – 90.

[6] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 90.

[7] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 91.

[8] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 91.

[9] Кузнецов, Игорь Николаевич. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – С. 95 – 96.