Как написать и оформить деловое письмо

Деловые письма (business letters) обычно пишут, когда нужно представить информацию, создать хорошие деловые отношения или заложить основу для обсуждения или заключения сделок.

Структура делового письма

Деловые письма включают следующие основные элементы, которые обычно печатаются через одну или несколько пробельных строк:

Заголовок (Letterhead)	Заголовком письма является адрес отправителя. Большинство компаний имеют фирменные бланки писем (letterhead), на которых имеется “шапка” с этой информацией. Если готового бланка письма нет, то его можно просто напечатать. Нужно указать имя компании, ее почтовый адрес, номера телефона и факса, и адрес электронной почты (e-mail address). Можно, также, вставить логотип или фирменный знак компании (company’s logo). Если вы не используете бланк письма, то нужно просто написать обратный адрес, т.е. адрес отправителя письма.
Дата (Date)	Под шапкой письма указывается дата (date). Название месяца пишется полностью, затем через пробел пишется число и через запятую – год, например: January 1, 2009.
Внутренний адрес (Inside address)	Внутренний адрес (inside address) – это имя и адрес человека или компании, кому вы посылаете письмо. Человек, которому посылается письмо, называется адресат (addressee). Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и адрес на конверте. Очень важно не ошибиться в написании фамилий и адресов. Если в этом есть сомнения, то нужно эту информацию уточнить по телефону у секретаря.
Строка темы (Subject line)	Предметная строка (subject line) в нескольких словах описывает тему письма. Предметная строка обычно прижимается к левому полю (left margin).
Приветствие (Salutation)	Приветствие (salutation) или обращение обычно печатается двумя строками ниже внутреннего адреса. Здесь, наряду с именем адресата, печатается титул учтивости (courtesy title), т.е. титул, носимый по обычаю, например: Dear Mrs. Pipes. Обращайтесь по имени только если вы лично знакомы с адресатом. В противном случае используйте Mr.(перед фамилией мужчины), Ms. (перед фамилией замужней или незамужней женщины), Mrs. (обращение к замужней женщине), Miss (обращение к незамужней женщине) или другой подходящий для данного человека титул (Dr., Prof.). После обращения ставится двоеточие (для дружеских писем – запятая), а следующая строка начинается с большой буквы.
Тело письма (Body of letter)	Тело письма – это где вы пишете о цели письма. Обычно тело письма пишется через две пробельных строки после приветствия. Эта часть письма печатается через один интервал с некоторым пробелом между абзацами. Если письмо короткое, то письмо можно печатать через полтора-два интервала, чтобы текст письма выглядел сбалансированным. Дайте ссылку на то, что связано с этим письмом, например: With reference to our telephone conversation.... Объясните причину, например: I am writing to you to confirm our order.... Изложите просьбы: I would be grateful if you could include a brochure.... Если предполагаются дальнейшие контакты, упомяните их: I look forward to meeting you at.... Завершите письмо благодарностью: Thank you for your prompt help....
Завершение (Closing)	Никогда не используйте для завершения делового письма слова Love, Your Friend и т. п. Обычно пишут Sincerely, Cordially, Regards или Respectfully. Sincerely или Sincerely yours(искренне ваш) является общепринятым завершением. Если вы очень хорошо знаете адресата лично, то можно писать Best regards (с уважением), Best wishes (наилучшие пожелания)и др. После этих слов вставьте около пяти пробельных строк для подписи.
Строки с именем (Name lines)	Под подписью напечатайте ваше полное имя и звание. Звание может быть на одной строке с именем или на следующей строке.
Second page	Если письмо занимает более одной страницы, то в заголовке второй и следующих страниц печатается имя человека или компании, которым адресовано письмо, и, на следующей строке, дата.

a) Пишите коротко и ясно

Хорошо написанное письмо должно быть кратким и ясным, использовать короткие предложения и простые слова. Тогда проще понять смысл письма. Используйте Plain English, т.е. простой и точный язык, но без излишних упрощений. Это не значит, что все письма будут выглядеть похожими. Существует много возможностей для выработки собственного стиля, избегая типичных ошибок и штампов делового письма. Ниже даны несколько полезных в этом отношении советов.

b) Употребляйте активный залог

Пассивный залог многословен, неоднозначен, безличен и скучен. Активный залог делает письмо проще, яснее, точнее и менее формальным, например:

Активный	Пассивный
The authors recommended an improved method.	An improved method was recommended by the authors.
Fig. 2 shows results of the five experiments.	Results of the five experiments are shown in Fig. 2.
You should sign the form and return it to me.	This form should be signed and should be returned to me.

Помните, однако, что при переводе технических текстов с английского языка на русский пассивный залог является преобладающим.

c) Не используйте длинные предложения

Предложения в хорошем стиле письма обычно включают 15-20 слов. Конечно, могут быть и более длинные предложения, и более короткие, что позволяет поддерживать общее равновесие стиля. Но средняя длина предложений должна быть не более 20-ти слов. Сравните предложения:

Длинное предложение	Более короткие предложения
I refer to my letter of 13th June and am writing to advise you that if we do not receive your completed application form within the next fourteen days, I shall have no alternative but to arrange property insurance on the bank’s block policy. (Одно предложение – 44 слова)	I have not yet received your reply to my letter of 13th June. If we do not receive your completed application form within fourteen days, I shall have to arrange property insurance on the bank’s block policy. (Два предложения – 13 слов и 24 слова)

d) Используйте простые слова

Сложные слова	Простые слова
As we noted in the preceding section, if you purchased additional printer options, such as a second printer tray, it is a requirement you verify its correct installation.	As we noted in the previous section, if you bought extra printer equipment, such as a second printer tray, you must check you install it correctly.

Многие авторы испытывают трудности, когда пытаются написать просто и ясно. Вместо того, чтобы использовать простые, будничные слова, они используют сложные, непривычные слова, что затрудняет понимание написанного. Вот несколько примеров таких сложных слов: additional, indicate, initiate, proliferate и др. Если в программе Word нажать на слове правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Синонимы, то из открывшегося списка можно выбрать более простое слово.

e) Редактируйте длинные фразы

Многословие и общие фразы (что называется вода) только засоряют текст и затрудняют его понимание. И наоборот, чем меньше слов, тем яснее содержание. В технических текстах (в отличие от литературных) каждое слово должно нести определенный смысл. Тщательно редактируйте текст и убирайте все лишние слова. Многословные фразы заменяйте простыми или удаляйте их совсем.

Многословно	Кратко
at a later date	later
at the present time	now
for the purpose of	for
have no alternative but	must
in addition to	besides, as well as, also
in order to	to
in relation to	about, in, with, towards, to
on a regular basis	regularly

f) Избегайте абстрактные слова и фразы

Абстрактные слова и фразы создают большие трудности для понимания написанного. Ниже приводится список абстрактных слов, которые не рекомендуется использовать в технических текстах (если только они не носят характер термина в определенной предметной области):

activities	devices	inputs	sectors
amenities	elements	operations	structures
amenity	facilities	outputs	systems
aspects	factors	processes	variables

Пример делового письма

AlphaOmega Industries, Inc. 123456 Motor Parkway Fresh Hills, CA 91999 December 28, 2000 Ron R. London, Sales Director Seasonal Products Corp. 5000 Seasonal Place Wiscasset, ME 04321 Subject: Spring Promotional Effort Dear Ron: Since we talked last week, I have completed plans for the spring promotion of the products that we market jointly. AlphaOmega and Seasonal Products should begin a direct mailing of the enclosed brochure on January 28. I have secured several mailing lists that contain the names of people who have a positive economic profile for our products. The profile and the outline of the lists are attached. Do you have additional approaches for the promotion? I would like to meet with you on January 6 to work out the details of the project. Please let me know if a meeting next week at your office accommodates your schedule. Sincerely, Alan Stone Director of Special Promotions cc: Yolanda Lane, Vice President, Marketing Encl: brochure, outline of mailing lists, customer profile

Если вы хотите послать деловое письмо, но не знаете конкретного человека, к которому оно должно быть адресовано, и как к нему нужно обратиться, то можно сделать следующее:

· Позвоните в компанию, куда вы ходите послать письмо, объясните цель этого письма и спросите имя человека, которому следует это письмо направить.

· Используйте обращение Miss, Ms., Mrs., Mr., или звание Dr., Prof. с последующей фамилией. Если выяснить имя адресата не удается, то используйте общее обращение (generic title), например: Dear Personnel Officer:, Dear IBM Sales Manager:. Без указания фамилии используются обращения Dear Madam:, Dear Sir:, Dear Sir or (/) Madam: (хотя не всем женщинам нравится обращение Madam).

· Одной из главных целей делового письма является привлечение внимания адресата. Фундаментальный принцип состоит в том, что основная информация, которая должна содержаться в письме, должна быть представлена в начале письма. Не следует отягощать начало письма излишней информацией, которая может отвлекать внимание адресата от главной идеи.

· При составлении коммерческой корреспонденции (commercial correspondence) важно выработать дружеский, и в то же время эффективный тон переписки. Стиль корреспонденции должен быть приближен к разговорному, но четким и ясным, с правильной грамматикой, без жаргона и сомнительных выражений.

· Устраняйте многословие и общие фразы; каждое слово письма должно быть релевантным и по существу.

· Заключительный абзац должен вежливо и по-деловому подвести к завершению письма. Не следует перегружать конец письма информацией, не относящейся к теме письма и только отвлекающей внимание адресата от этой темы.