Продолжительность – 3 часа

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1

Тема: Бланки документов и порядок расположения их обязательных реквизитов

(наименование темы)

Продолжительность – 3 часа

Цель:изучить перечень основных реквизитов и их основное содержание, рассмотреть расположение реквизитов на примере продольного и углового бланков.

Средства обучения: бланки различных таможенных документов, образцы расположения реквизитов и границ зон на форматах А4 продольного и углового бланков.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Правовые акты, распорядительные документы и письма таможенного органа оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

В таможенном органе применяются следующие бланки:

- бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (приложения 4, 5, 7 и 11);

- бланки с указанием наименования таможни (приложения 4, 5, 7 и 11);

- бланки с указанием таможенного поста (приложения 4, 5, 7 и 11);

- бланки с указанием таможенного поста (в составе таможни) (приложение 5).

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Устанавливаются два варианта бланков - угловой (приложения 7 и 9) и продольный (приложения 4, 5, 10 и 11).

Документы таможенного органа должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации; (не обязательный)

03 - эмблема организации или товарный знак; (не обязательный)

04 - код таможенного органа;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможен-го органа;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование таможенного органа;

09 - справочные данные о таможенном органе;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного органа". Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

· общий бланк (приложение 11),

· бланк письма (приложение 7),

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает в себя реквизиты:

− Государственный герб Российской Федерации,

− наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

− наименование таможенного органа,

− дата документа,

− место составления или издания документа.

Бланк письма таможенного органа включает в себя реквизиты:

− Государственный герб Российской Федерации,

− код таможенного органа,

− основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа,

− идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

− наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

− наименование таможенного органа,

− справочные данные о таможенном органе.

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного органа включает в себя реквизиты:

− Государственный герб Российской Федерации,

− наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

− наименование таможенного органа,

− наименование вида документа,

− место составления или издания документа,

− ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов:

1. Изображение государственного герба. Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

2. Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код является элементом электронной идентификации документа.

3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5. Наименование таможенного органа. Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положении и приказе о создании или образовании). Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения 4, 5, 7 и 11). Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная, служебная и объяснительная записки, справка и др.).

6. Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).

7. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 19.07.2004.

8. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок присвоения регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам установлен комплексом программных средств "Учет и контроль исполнения документов" (далее - КПС "УКИД-Р"). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (письмо, докладная или служебная записки и др.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

10. Место составления или издания документа указывается в общих бланках и бланках конкретных видов документов (кроме письма) в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном органе". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые географические сокращения. Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа; например: Архангельская таможня, Белгородская таможня; Абаканский таможенный пост, Бабаевский таможенный пост.

11. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа. Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.

12. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

13. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата

При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи. (Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 23), утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:

− наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество);

− название улицы, номер дома, номер квартиры;

− название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

− название района;

− название республики, края, области, автономного округа (области);

− название страны (для международных почтовых отправлений);

− почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в Федеральную таможенную службу (далее - ФТС России) и постоянным корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.