Аннотирование как процесс информационной деятельности и его структура. Классификация аннотаций

Аннотирование- вид аналитико-синтетической переработки информации, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания.

Область применения аннотаций в издательской, информационной и библиотечно-библиографической сфере весьма широка. Аннотация входит в состав научно-справочного аппарата издания; выступает качестве элемента библиографической записи, элемента выходных сведений и элемента оформления публикуемых материалов; является неотъемлемой составной частью аннотированных и реферативных библиографических пособий; реферативных изданий: реферативных журналов, реферативных сборников, или их машиночитаемых аналогов – реферативных баз данных.

Объект аннотирования - любые документы. Практически на любой документ можно составить аннотацию, сообщив потребителю информации, о чем говорится в данном первичном документе. Выбор вида аннотирования и вида создаваемой аннотации зависит от отрасли знания, конкретного типа документа, особенностей его жанра, назначения, доступности, объема, целей аннотирования и ряда других факторов.

Основные этапы аннотирования:

· Ознакомительное чтение, предварительный анализ. Изучение аннотируемого документа начинается со знакомства с заглавием, справочным аппаратом издания (введением или предисловием, оглавлением), рубриками внутри текста, выводами и резюме. Цель предварительного анализа - получить представление о первичном документе в целом, его проблематике и структуре.

· Внимательное чтение, углубленный анализ. Цель - выявить основную тему, проблему, объект, цель работы, ее результаты; определить новизну, отличительные особенности формы и содержания данного издания; установить целевое и читательское назначение аннотируемого документа. Основным источником получения этих сведений является аппарат издания.

· Определение вида аннотации - справочная или рекомендательная. Выбор вида аннотации зависит от типа и вида аннотируемого произведения, целей и задач процедуры свертывания.

· Рекомендательная аннотация составляется на такие виды изданий, как научно-популярные, массово-политические, литературно-художественные, издания для досуга, детскую литературу. На иные виды изданий целесообразно составление справочных аннотаций. В случае, если требуется составить рекомендательную аннотацию, возможно использование дополнительных источников, характеризующих аннотируемый документ. К их числу относятся: рецензии, критические статьи, критико-биографические, историко-литературные работы, справочная литература.

· Определение структуры аннотации в зависимости от ее вида - справочная или рекомендательная, выбор соответствующих языковых и стилистических средств.

· Синтез информации и подготовка текста аннотации.

· Оформление аннотации в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования.

Функции аннотации как вторичного документа:

1) сигнальная - аннотация представляет информацию о документе и дает возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;

2) поисковая - аннотация используется в информационно-поисковых, в т.ч. в автоматизированных системах для поиска документов.

Структура аннотации:

1. Библиографическое описание аннотируемого первичного документа, производится в строгом соответствии с ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание Общие требования и правила составления.

2. Текст, аннотации, содержание которой определяется требованиями ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования.

Аннотация должна быть:

• лаконичной
• клишированной (соответствовать нормам изложения)
• учитывать вид научно-технической литературы
• соблюдать точность перевода
• использовать общепринятые сокращения
• иметь единство терминов и обозначений

Классификация аннотаций:

· Справочные аннотации – в реферативных журналах и обзорах

· Описательные аннотации – к книгам, монографиям

· Реферативные аннотации – к текстам, статьям, диссертациям (обзор)

· Рекомендательные \ критические аннотации – к текстам, статьям, диссертациям (свое мнение)

2. Формализованная методика аннотирования: основные этапы и правила

Реализация формализованной методики составления справочных аннотаций предполагает знание объектов аннотирования (т.е. определения принципиальной возможности применения формализованной методики к данному классу первичных документов), знание структуры справочной аннотации и последовательность выполнения отдельных технологических операций.

В качестве объектов аннотирования выступают научные, учебные, справочные, нормативные, официальные издания; документы большого объема: сборники, собрания сочинений.

Структура справочной аннотации:

1. Библиографическое описание;

2. Текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- Сведения об авторе;

- Сведения о форме (жанре) первичного документа;

- Предмет, объект или тема первичного документа;

- Время и место исследования;

- Характеристика содержания первичного документа;

- Причины переиздания и отличительные особенности данного издания;

- Характеристика справочного аппарата издания;

- Целевое и читательское назначение первичного документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность их изложения в аннотации сохраняется.

Методика формализованного составления справочной аннотации включает выполнение следующих действий:

1. Составление библиографического описания первичного документа.

2. Анализ текста первичного документа.

3. Синтез текста.

4. Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа.

5. Запись и оформление аннотации.

Состав действий при формализованном составлении справочной аннотации:

1. Составление библиографического описания первичного документа. Библиографическое описание на первичный документ составляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7. 1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание.

2. Анализ текста первичного документа. В связи с особенностями объектов аннотирования (достаточно большой их объем) процедура аннотирования зачастую предполагает не чтение, а лишь просмотр первичного документа. Важнейшая роль при этом отводится анализу аппарата издания (титульный лист, предисловие, послесловие, содержание/оглавление), из которых извлекаются основные сведения для составления справочной аннотации. Анализ текста первичного документа включает выполнение следующих действий:

2.1. Следует осуществить анализ элементов аппарата издания (титульный лист, предисловие, послесловие) с целью выявления следующих аспектов содержания: сведения об авторе, форме (жанре) первичного документа, времени и месте исследования, характере подачи материала, причинах переиздания и отличительных особенностях данного издания, целевом и читательском назначении первичного документа.

2.2. Пользуясь оглавлением (содержанием) первичного документа, необходимо дать характеристику его смыслового содержания (тематики).

Данная процедура выполняется путем перечисления всех основных разделов, частей, тем, глав первичного документа с помощью перечня возвратных глаголов (или кратких страдательных причастий). При этом необходимо соблюдать основное требование - соразмерность и последовательность в раскрытии содержания первичного документа, отсутствие «скачков» при перечислении глав и разделов. Например, недопустимо включать в аннотацию названия отдельных глав, если в целом характеристика смыслового содержания документа дается на уровне названия разделов.

2.3. На основе оглавления (содержания) первичного документа необходимо выявить наличие указателей (авторского, предметного и др.), списка литературы.

3. Синтез текста. Исходя из структуры справочной аннотации, следует определить состав и последовательность изложения аспектов содержания, выявленных в ходе анализа справочного аппарата первичного документа.

4. Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа. Следует отредактировать текст справочной аннотации с целью достижения четкости и ясности изложения. При этом необходимо соблюдать следующие правила:

4.1. Не допускается использовать громоздкие синтаксические конструкции.

4.2. Запрещается использовать шаблонные словосочетания, ничего не добавляющие к сведениям, содержащимся в тексте аннотации. Они подлежат замене краткими формами. Напр., выражения типа «В данной монографии рассматривается ...», «Автор пособия анализирует...» и т.п. должны быть заменены соответствующей краткой формой «Рассматривается…», «Анализируется…» и т.п.

4.3. Нельзя повторять в тексте аннотации сведения из заглавия первичного документа без дополнительных объяснений и толкований.

5. Запись и оформление аннотации. Необходимо записать и оформить реферат в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9-95.

Особенности справочной аннотации, полученной в результате использования формализованной методики:

Особенностью справочной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является выделение основного смыслового содержания текста первичного документа на основе представлений о ценности, новизне, значимости информации непосредственно самого автора, составителя или редактора первичного документа, а не на основе субъективных суждений составителя аннотации.

Аннотация должна удовлетворяет критериям ГОСТ 7.9-95 сформулированным в определении справочной аннотации:

- лаконичность в сочетании с точностью изложения содержания первичного документа;

- отсутствие оценок и рекомендаций по использованию первичного документа.

Формализованное составление справочной аннотации существенно зависит от вида, объема, особенностей издания. Рассмотрим особенности формализованного анализа при подготовке справочных аннотаций на книги и статьи.

Анализ книги

Анализ книги включает анализ аппарата издания: титульного листа и оборота титульного листа, предисловия и послесловия, оглавления. Выбор именно этих позиций аппарата издания не случаен, он определяется их высокой информативностью. Титульный лист и оборот титульного листа обычно содержат сведения об авторе, форме (жанре), переиздании документа. Предисловие и послесловие позволяют определить его отличительные особенности, степень новизны, характере подачи информации, сведения об авторе, целевом и читательском назначении документа. Оглавление (содержание) содержит перечень ключевых слов, отражающих основное смысловое содержание, основную информацию о предметном содержании первичного документа. Процедура позиционного анализа (анализ по вышеуказанным позициям) осуществляется с помощью таблицы «Аспект - маркер».

Цель анализа - выявление тех аспектов содержания, которые должны быть включены в состав аннотации (тема, сведения об авторе, форме или жанре документа, характере подачи информации, отличительных элементах издания, целевом и читательском назначении). Результат - мысленный перечень ключевых слов, отражающих аспекты содержания, подлежащие включению в справочную аннотацию.

Особенности синтеза текста при формализованном аннотировании книг заключаются в том, что необходимо соблюдать соразмерность, сопоставимость, однопорядковость категорий при составлении аннотации на основе оглавления. В тексте аннотации с помощью возвратных глаголов (причастий) должны последовательно перечисляться названия частей, разделов, глав книги. При этом недопустимо, чтобы в пределах аннотации содержание документа раскрывалось на разном логическом уровне: нельзя в одном предложении перечислять главы, а в другом - параграфы, т.е. включать несопоставимые по объему элементы.

Анализ статьи

Формализованный анализ статьи включает следующие процедуры:

Просмотр текста, анализ формальных элементов: системы подзаголовков и рубрикации, шрифтовых и полиграфических выделений, названий рисунков и таблиц, резюме, предваряющих и заключающих текст.

Формализованный аспектный анализ текста с использованием маркеров, индикаторов и коннекторов. Если аспектный анализ не возможен, необходимо провести самостоятельное выделение основного смыслового содержания статьи, определить ключевые слова, отвечающие на вопрос «О чем, сообщает данная статья».

Привлечение дополнительных источников (справочной литературы) данных историко-биографического характера и других. Необходимость выполнения данной процедуры определяется ценностью аннотируемого документа и задачами свертывания информации.

Результат анализа статьи - мысленный перечень ключевых слов.

Синтез текста аннотируемого документа. Выделенные в ходе анализа ключевые слова, характеризующие содержание и форму аннотируемого документа, следует с помощью возвратных глаголов («рассматривается, дается, приводится» и т.п.) или кратких страдательных причастий («рассмотрен, дан, приведен» и т.п.) представить в виде связного текста аннотации. В качестве средств формализации при этом выступают:

- перечень аспектов, подлежащих включению в состав справочной аннотации (структура справочной аннотации);

- перечень возвратных глаголов (причастий).

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации

В качестве объектов аннотирования выступают научно-популярные, литературно-художественные, детские издания, тексты которых имеют слабоструктурированный характер и в меньшей степени поддаются формализации. Данные виды документов в качестве элементов внешней структуры могут наряду с текстом включать аппарат издания.

Тексты художественных и научно-популярных изданий отличаются метафоричностью, образностью, широким использованием синонимов, многозначных слов разнообразными стилевыми пластами лексики. Они характеризуются эмоциональностью и особой экспрессивностью.

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление рекомендательной аннотации - вторичного документа, не только характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей, но и дающего оценку и рекомендации по его использованию. Цель рекомендательной аннотации - заинтересовать читателя, показать значение и отличительные особенности данной книги или статьи, привлечь внимание пользователя к первичному документу. Практически рекомендательная аннотация выполняет функции рекламы издания.

Структура рекомендательной аннотации включает:

Библиографическое описание;

2. Текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- сведения об авторе;

- краткая характеристика творчества автора;

- характеристика аннотируемого произведения;

- оценка аннотируемого произведения;

- стилистические особенности аннотируемого произведения;

- характеристика художественно-полиграфического и редакционно-

- издательского оформления;

- целевое и читательское назначение аннотируемого документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня. В этом случае они опускаются, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации включает выполнение следующих действий:

1. Составление библиографического описания первичного документа.

2. Анализ текста первичного документа.

3. Анализ дополнительных источников информации.

4. Синтез текста.

4. Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа.

5. Запись и оформление аннотации.

Состав действий при формализованном составлении рекомендательной аннотации

1.Составление библиографического описания первичного документа. На первичный документ следует составить библиографическое описание в соответствии с требованиями ГОСТ 7. 1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание Общие требования и правила составления.

2. Анализ текста первичного документа. В связи с особенностями объектов аннотирования (достаточно большой их объем), процедура аннотирования зачастую предполагает не чтение, а лишь просмотр первичного документа. Важнейшая роль при этом отводится анализу аппарата издания (титульный лист, сопроводительные статьи, примечания, комментарии, указатели, списки литературы, содержание или оглавление, приложения). Именно из этих элементов извлекаются основные сведения для составления рекомендательной аннотации.

2.1. На основе анализа элементов справочного аппарата издания (титульного листа, сопроводительной статьи) следует определить вид издания (художественное, научно-популярное, детское) и его жанр (роман, повесть, очерк, поэма, эссе, стихи, сказки и т.д.). Именно вид и жанр издания задают тот перечень аспектов содержания и соответствующих им маркеров, которые подлежат включению в аннотацию.

2.2. Необходимо осуществить анализ элементов справочного аппарата издания с целью выявления следующих аспектов содержания: сведения об авторе; краткая характеристика творчества автора; характеристика аннотируемого произведения; оценка аннотируемого произведения; стилистические особенности аннотируемого произведения; характеристика художественно-полиграфического и редакционно-издательского оформления; целевое и читательское назначение аннотируемого документа.

3. Анализ дополнительных источников информации. Привлечение дополнительных источников информации осуществляется в случае, когда справочный аппарат аннотируемого документа не содержит информации, необходимой для составления аннотации, а также при отсутствии элементов справочного аппарата издания. К дополнительным источникам информации относятся: рецензии, критические статьи, критико-биографические, исторические и историко-литературные работы, справочные издания. Основой для выявления дополнительных источников служат справочные и библиографические издания по соответствующей отрасли знания.

Синтез текста

Исходя из структуры рекомендательной аннотации, надо определить состав и последовательность изложения аспектов содержания, выявленных в ходе анализа справочного аппарата первичного документа, а также дополнительных источников информации.

Обеспечить реализацию рекомендательной функции аннотации за счет использования приемов:

- включение в текст аннотации занимательных вопросов, на которые читатели могут ответить с помощью данного документа;

- введение в текст аннотации цитат из произведения, а также цитат, характеризующих слова автора, действующего лица, героя;

- приведение в аннотации кульминационного момента сюжета, включение отрывков из диалогов персонажей произведения, прием неоконченного рассказа;

- ссылки на отзывы известных критиков, ученых, деятелей культуры и искусства, очевидцев событий, воспоминания современников и т.д.

Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа. Следует отредактировать текст рекомендательной аннотации с целью достижения четкости и простоты изложения. При этом необходимо соблюдать следующие правила:

- Не допускается использовать громоздкие синтаксические конструкции.

- Запрещается использовать шаблонные словосочетания, ничего не добавляющие к сведениям, содержащимся в тексте аннотации. Они подлежат замене на краткие формы. Например, выражения типа «В данной повести речь идет о ...», «Писатель в своем рассказе повествует ...» и т.п. должны быть заменены соответствующими краткими формами: «Повесть посвящена...», «Рассказ повествует о....» и т.п.

- Рекомендуется раскрывать смысл неинформативного заглавия аннотируемого документа, когда оно выражено метафорой, риторическим вопросом, пословицей и т.д.

- Запись и оформление аннотации. Необходимо записать и оформить аннотацию в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9-95 Реферат и аннотация. Общие требования и требования.

Особенностью рекомендательной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является характеристика и оценка первичного документа на основе представлений о ценности, значимости информации составителя или редактора первичного документа, выдающихся деятелей культуры и искусства, критиков и литературоведов и др., а не субъективных суждений составителя аннотации.

3. Реферат: его свойства, функции, структура, требования и классификация

Реферат - вторичный документ, результат аналитико-синтетической переработки информации, представляющий собой краткое изложение содержания первичного документа, включая его основные фактические сведения и выводы.

Функции реферата как вторичного документа являются:

1) информационная – реферат представляет информацию о документе и устраняет необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес;

2) поисковая – реферат используется в информационно-поисковых, в т.ч. в автоматизированных системах для поиска документов и информации.

Структура реферата:

а) библиографическое описание первичного документа;

б) собственно реферативная часть (текст реферата);

в) справочный аппарат, т.е. дополнительные сведения и примечания (сведения, дополнительно характеризующие первичный документ: число иллюстраций и таблиц, имеющихся в документе, количество источников в списке использованной литературы).

Классификация рефератов:

Требования

Текст реферата должен отличаться ясностью и конкретностью, четкостью, лаконизмом, т.е. отсутствием второстепенной информации: доказательств, рассуждений, описаний, примеров. В нем не должны использоваться громоздкие предложения и сложные грамматические обороты, затрудняющие понимание содержания. В реферат не включают сведения, отраженные в библиографическом описании документа. Не допускаются (кроме исключительных случаев наличия очевидных неточностей) критические замечания референта или его произвольная интерпретация текста.

4. Этапы реферирования