Распределение обязанностей между руководящим звеном. Управленческая деятельность руководителей отделов при принятии управленческих решений

Как было видно из рис.1. прошлой главы в месте прохождения учебной практики руководителем Учреждения является – Директор, в единственном числе (оговоримся, что в данной главе мы рассматриваем только взаимосвязи управляющих кадров в рамках одного учреждения).

Помимо этого в Учреждении выделяются два отдела: финансово-экономический и хозяйственного обеспечения), в которых присутствуют начальники отделов, таковых два: главный бухгалтер в финансово-экономическом отделе и начальник хозяйственного отдела. Данные должности взаимодействуют друг с другом, только по горизонтали, другими словами они не подчиняются друг другу.

Каждый начальник подчиняется только директору Учреждения.

Проанализировав должностные инструкции директора, главного бухгалтера и начальника хозяйственного отдела, можно отметить, следующее:

1. Директор:

- осуществляет общее и оперативное руководство Учреждением, решая вопросы, что не относятся на прямую к отделам;

- представляет результаты трудов отделов, интересы Учреждения и обслуживаемых учреждений на уровне выходящим за рамки одного Учреждения (в Управление образования, Администрацию района, в работе с органами исполнительной власти и др.);

- осуществляет контроль за тем как выполняют свои функции отделы;

- принимает непосредственное участие в разработки бюджетов, как своего Учреждения, так и обслуживаемых;

- отвечает за безопасные условия труда своих сотрудников и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью сотрудников в рабочее время на рабочем месте.

2. Главный бухгалтер:

- организует в Учреждении работу бухгалтеров и экономистов по ведению бухгалтерского и налогового учета и отчетности;

- осуществляет предварительную проверку всех заключаемых контрактов;

- следит за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением денежных средств;

- предоставляет полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности, что необходима для оперативного управления и руководства;

- составляет годовой бухгалтерский отчет по всем учреждениям;

- осуществляет полный экономический анализ за всем Учреждением и обслуживаемыми образовательными учреждениями;

- разрабатывает план финансово-хозяйственной деятельности как самого Учреждения. Так и обслуживаемых.

3. Начальник отдела хозяйственного обеспечения:

- оказывает помощь при формировании муниципального задания, обусловленного производственным обслуживанием Учреждения;

- разрабатывает и выносит на рассмотрение руководству образовательных учреждений предложений о перераспределении излишек оборудования, материалов и инвентаря;

- осуществляет контроль за состоянием территорий образовательных учреждений;

- осуществляет контроль за выполнением капитальных работ подрядчиками на территории и в самих зданиях учреждений;

- принимает участие в проверках технического состояния зданий образовательных учреждений;

- обеспечивает информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ образовательных учреждений в хозяйственных операциях и их целесообразности.

Таким образом, видно, что каждое руководящее звено в Учреждении принимает свои управленческие решения не автономно, а согласовав их с другими руководителями. Так как не возможно осуществлять хозяйственную деятельность без информации о имеющихся финансовых ресурсах; невозможно составлять финансовый план не зная всех потребностей необходимых Учреждению; нельзя эффективно и оперативно управлять Учреждением не имея достоверной и полной информации о финансовой и хозяйственной деятельности Учреждения.

Бизнес-планирование в организации. Работа руководителей при организации перспективного, среднесрочного и текущего планирования в организации. Методики повышения эффективности управления организацией

Так как изучаемое Учреждение принадлежит к муниципальной собственности и относится к бюджетному типу, то бизнес-план, как он обычно представляется, отсутствует. Вся деятельность Учреждения строится на финансово-хозяйственном плане, который спускается сверху.

Имущество Учреждения закреплено на праве оперативного управления, в свою очередь это означает, что у учреждения на данное имущество ограниченное вещное право. Таким образом, фактически права Учреждения в отношении имеющегося имущества достаточно ограниченны. Собственник имущества может изъять излишнее, неиспользуемое либо используемое не по назначению имущество и распорядиться им по своему усмотрению.

Само Учреждение (МБУ ЦОДОУ «Лидер») не может распоряжаться имуществом в целях его продажи, дарения, мены. Имущество должно использоваться исключительно в тех целях, в которых оно было передано собственником в оперативное управление. Помимо этого, Учреждение не может без согласия собственника сдавать свое имущество в аренду, либо арендовать иное имущество. Учреждение не может отчуждать и распоряжаться имеющимися ресурсами, не согласовав это с местными органами власти (в нашем случае с администрацией Минусинского района). Все это говорит о том, что Учреждение не может использовать свое имущество, вести свою хозяйственную деятельность без согласования с высшими органами.

Учреждение без согласия отдела имущественных отношений администрации Минусинского района не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним или приобретенным Учреждением за счет средств, выделенных ему на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом.

Таким образом, МБУ ЦОДОУ «Лидер» вправе владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом собственника лишь в тех пределах, что четко установлены законом, согласно с целями деятельности, заданиями собственника и назначением имущества.

Любая деятельность Учреждения не может осуществляться и в дальнейшем планироваться без финансовых и имущественных ресурсов. Представим источники формирования имущества и финансов в рассматриваемом учреждении:

- имущество, переданное Учреждением отделом имущественных отношений администрации Минусинского района;

- средства бюджета Минусинского района;

- средства, выделяемые целевым назначением в соответствии с целевыми программами;

- иные источники, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Отметим, что Учреждение не осуществляет свою деятельность на платной основе.

Таким образом, у Учреждения отсутствуют свои денежные средства, которыми бы они могли распоряжаться только по своему усмотрению.

Рассмотрим компетенцию администрации Минусинского района относительно МБУ ЦОДОУ «Лидер»:

1. утверждает устав, изменяет и дополняет его;

2. утверждает годовой план финансово-хозяйственной деятельности учреждения;

3. принимает решение о ликвидации учреждения;

4. определяет порядок составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения;

5. утверждает годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс;

6. определяет пределы кредиторской задолженности учреждения;

7. осуществляет контроль за деятельностью учреждения;

8. осуществляет иные полномочия.

Управление образования администрации Минусинского района в пределах своих полномочий формирует и утверждает муниципальные задания для МБУ ЦОДОУ «Лидер».

Что касается отдела имущественных отношений администрации Минусинского района по отношению к изучаемому Учреждению, то он:

- определяет перечень особо ценного движимого и недвижимого имущества Учреждения;

- определяет порядок, состав и утверждение отчета об использовании закрепленного за Учреждением имущества.

Все выше изложенное говорит о том, что Учреждение не может независимо ни от кого планировать свою деятельность и дальнейшее развитие. Так как, Учреждение находится на праве оперативного управления.

Однако, финансово-хозяйственный план разрабатывается самим Учреждением, исходя из имеющихся потребностей учреждения, которые представляют отделы учреждения о необходимых денежных и материальных ресурсах, для осуществления в полном объеме деятельности по достижению целей стоящих перед учреждением. Но, последнее слово остается за администрацией Минусинского района, и финансово-хозяйственный план будет переделываться до тех пор, пока не будет удовлетворять требованиям и пожеланиям администрации.

Что касается планирования деятельности учреждения, то можно сказать, что в учреждении не развито перспективное (оно же долгосрочное) планирование, имеет смутные очертания среднесрочное планирование. Что касается краткосрочных планов деятельности и развития учреждения (1-2 года), то они имеют большую частоту корректировок от финансово-хозяйственного плана, что представляется в начале года.

В основном для повышения эффективности управления в Учреждении ведется работа с персоналом. В рассматриваемом нами Учреждении более всего распространены следующие методы:

1. Метод обучения и повышения квалификации персонала. Так, Учреждение охотно отправляет своих специалистов на профессиональные курсы с целью повышения своих разрядов, для изучения новшеств в законодательстве, а так же поощряет дополнительное профессиональное обучение, что связано напрямую с функциями, которые выполняет сотрудник.

2. Метод перемещения отстающих работников на другие должности, так если специалисту трудно дается его работа или он не успевает, то Учреждение предлагает ему должность, которая бы могла подойти сотруднику больше по психотипу. Например, если начальники отдела не находят общий язык с другими сотрудниками или им сложно вести переговоры, то ему предлагается должность специалиста, который будет сосредоточен над меньшим кругом вопросом. Либо, если затруднения испытывает сам специалист, то дается возможность заниматься той же работой, но по другому направлению (вместо введения учета материальных ценностей в учреждениях, вести учет по снабжению питанием учебные учреждения).

3. Хорошо распространены неформальные методы, такие как: одобрение идеи, похвала или обращение за советом.

4. За более интенсивную работу, предусматриваются надбавки к заработной плате, однако они не носят систематический характер. Т.е. если получили в одном месяце надбавку, в следующем месяце её может не быть (если выполняемая работа сотрудником перестанет требовать дополнительного времени и усилия).

При хорошей налаженной работе с сотрудниками, эффективность управления учреждением становится на ступень выше. Когда работа идет отлажено, недоразумений практически не возникает, любое учреждение (организация) наиболее полно выполняет поставленные перед собой цели и задачи.