Рекомендации по составлению финансового отчета об использовании субсидии

Отчет об использовании субсидии составляется на основании сумм фактически произведенных и документально подтвержденных расходов в соответствии со сметой. К отчету прилагается заверенные копии документов, подтверждающих поступление и расходование материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг.

К ним относятся: контракт, договор, счет на оплату, акт приемки выполненных работ, оказанных услуг, товарная накладная на получение материальных ценностей, табель учета рабочего времени, расчетная и платежная ведомости, приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение, путевой лист, выписка банка, кассовый и товарный чеки, справка о постановке на балансовый учет нефинансовых активов, списки участников мероприятий (в том числе награждаемых по результатам мероприятий) и другие.

Все отчетные документы, подтверждающие расходы, должны быть пронумерованы с разбивкой по каждой статье расходов.

1. При проверке соблюдения установленного порядка приобретения товаров за наличные средства в торговой сети и оформления этих покупок проверяющий устанавливает:

- наличие кассовых и товарных чеков, подтверждающих покупку. Товарный чек (копия чека) должен содержать полные реквизиты торговой организации, подпись ответственного лица, наименование товара с обязательным указанием количества, цены, суммы. При этом, при покупке технически сложных товаров, перечень которых утвержден постановлением Правительства РФ от 10.11.2011 № 924, обязательно наличие кассового чека или справки, подтверждающей возможность осуществления организацией или индивидуальным предпринимателем наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовой техники;

- соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами по одному платежу (не более 100 тыс. рублей), утвержденного Указаниями Центрального Банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

2. При проверке обоснованности начисления и выплаты заработной платы работникам, состоящим в штате организации, проверяющий устанавливает наличие следующих документов:

- приказ руководителя о назначении на должность, возложении (расширении) обязанностей;

- табель учета использования рабочего времени;

- расчетная ведомость;

- платежная ведомость (расходный кассовый ордер или платежное поручение в случае перечисления заработной платы на банковскую карту);

- платежные поручения на перечисления налогов и страховых взносов.

3. При проверке обоснованности командировочных расходов в соответствии со статьей 168 Трудового Кодекса РФ (при командировании штатного работника), условиями заключенного договора (при оплате расходов привлеченного специалиста) проверяющий устанавливает наличие следующих документов:

- локальный нормативный акт, определяющий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками в организации;

- приказ о направлении в командировку для выполнения служебного поручения, командировочное удостоверение (с датой выбытия, прибытия и печатью) в случае направления в командировку штатного сотрудника;

- договор (в случае оплаты расходов привлеченного специалиста);

- проездные документы (билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции электронных билетов, чеки или иные документы, подтверждающие оплату перевозки, оформленные на утвержденном бланке строгой отчетности);

- счет на оплату проживания, кассовый чек или другие документы, приравненные к кассовым чекам, оформленные на бланках строгой отчетности;

- отчет о командировке штатного сотрудника, акт выполненных работ привлеченного специалиста.

4. При проверке использования средств субсидии по заключенным контрактам, полноты и своевременности исполнения договорных обязательств, авансовой дисциплины проверяющий:

- определяет законность и правильность перечисления авансов поставщикам (исполнителям работ) в соответствии с условиями, определенными ст. 711 ГК РФ;

- устанавливает наличие документов, подтверждающих оплату товаров, работ, услуг (счета, платежные поручения), поступление материальных ценностей, оказание работ, услуг (товарные накладные, акты выполненных работ).

При заключении договора на выполнение работ или оказание услуг привлеченными специалистами следует подробно указывать содержание, наименование работ (услуг), период, сумму, периодичность составления актов выполненных работ (за месяц или другой определенный период времени).

Пример.

Договор на бухгалтерское сопровождение проекта с физическим лицом сроком на 4 месяца (30 часов), цена договора 30 000,00 рублей (1 час -500,00 рублей), срок действия договора с 1 сентября по 30 сентября 2014 года, в том числе:

- работа с кредитными учреждениями, подготовка платежных поручений (10 часов);

- ведение кассовых операций (10 часов);

- «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты по заработной плате с персоналом», «Расчеты по налогам» (3 часа);

- составление отчетности за месяц (2 часа);

- подготовка отчета об использовании сметы расходов (5 часов);

- составление акта выполненных работ (1 час).

На заработную плату привлеченных специалистов также начисляются и перечисляются страховые взносы в государственные внебюджетные фонды (платежные поручения).

Ремонтные работы, проводимые подрядной организацией, оформляются унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 (актом о приемке выполненных работ (№КС-2) и справкой о стоимости выполненных работ и затрат (№КС-3).