Принципы организации структур управления

Организационная структура управления предприятием – это целостная система элементов, связей и отношений между ними, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

Для обеспечения организационной структуры управления предприятиям необходимо соблюдать следующие принципы:

Принцип единства управления означает единство управляющей системы (аппарата, органа управления) и управляемой системы (производства). Между управляющей и управляемой системами любой малой фирмы должна осуществляться прямая и обратная связь. Управляющая система получает от управляемой системы информацию. На основе полученной информации аппарат управления принимает решения. Таким образом, управление осуществляется на основе прямой и обратной связи.

Принцип единства подчинения, единства распорядительства и персональной ответственности означает:

1. группа сотрудников подчиняется одному поставленному над ней руководителю;

2. подчиненные не должны получать от различных руководителей противоречивых указаний.

Принцип соответствия означает, что все функциональные отделы должны соответствовать друг другу: в количестве и степени выполняемых основных функций управления, в информационном взаимодействии друг с другом, в нормативном обеспечении.

Система связи означает, что все органы управления выполняют свои функции на основе тесной взаимосвязи между собой. Потеря связи означает потерю управления. Связи могут иметь различную форму: линейные (вертикальные), функциональные (горизонтальные), системные, региональные и др.

Принцип ориентированности означает, что каждое предприятие должно ориентироваться во внешних инфраструктурах (банки, биржи, финансовые организации, снабженческо-сбытовые организации) и уметь приспосабливаться к меняющимся условиям внешней среды.

Дифференциация работы означает, что на предприятии должно быть четкое разграничение работ: кто за что отвечает, кто имеет право контроля, обжалования и т.д. Все это значительно повышает самостоятельность работников в вопросах управления.

Принцип доступности означает, что в условиях рыночных отношений, конкуренции свободный доступ должен быть осуществлен только в отношении той информации, которая не является секретной. Например, информация о степени загрязненности окружающей среды, о качестве продукции, о технике безопасности и т.д. Контроль за операциями должен осуществляться на всех стадиях выполняемой работы с использованием или без использования технических средств контроля.

Планирование — это одна из начальных стадий процесса управления. Это выбор цели, направления в развитии. Любая фирма должна тщательно и хорошо спланировать свою деятельность, так как от этого зависит выживаемость и прибыльность фирмы.

Принцип установления точных границ между линейным и функциональным руководством. Линейное руководство должно осуществлять управление людьми при производстве продукции, функциональное – оказывать линейному руководству помощь, снабжать его необходимой информацией, рекомендациями и т.д.

Принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости. Экспертным путем установлено, что имеется три основных варианта численности работников, непосредственно подчиненных одному руководителю:

4 – 7 - подчиненные выполняют различные функции;

8 - 20 - подчиненные выполняют сходные функции;

21 – 40 - подчиненные выполняют одинаковые функции.

Норма управляемости для руководителей высшего ранга составляет 4 - 11 человек. С переходом к более низким уровням управления норма управляемости возрастает в 2 – 4 раза. Но необходимо помнить, что при уменьшении нормы управляемости повышается эффективность руководства, но одновременно требуется увеличения числа ступеней в иерархии управления, а это снижает эффективность управления. Поэтому необходимо правильно сочетать централизацию и децентрализацию функций управления с нормой управляемости.

Принцип четкого функционального разграничения. Каждое функциональное звено должно четко иметь очерченные функции, не затрагивающие функции других подразделений ни на одном уровне управления. Единство функций и структуры проявляется в формировании определенного числа отделов, бюро и других организационных подразделений.

Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Только такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений:

- подчиненный должен знать, что ему следует делать, имея ясное представление об ожидаемых конечных результатах;

- подчиненный и все, с кем он работает должны иметь четкое представление об объеме и границах своих полномочий;

- подчиненный должен понимать, каковы его взаимоотношения с коллегами.

Эти три пункта составляют «определение должностных обязанностей».

При формировании конкретных структур управления предприятия необходимо учитывать следующее:

· стратификацию, т.е. сколько уровней управления целесообразно применять. Если предприниматель только открыл свое дело, то достаточно использовать довольно простую структуру с одним или, как правило, двумя уровнями подчинения. Но по мере расширения дела, например, в банковском бизнесе, на производстве, число уровней управления в организации возрастает. Известно, что на крупных предприятиях управленческая лестница насчитывает от 12 до 20 ступеней;

· формализацию, т.е. стиль руководства в организации и характер отношений между людьми в процессе деятельности. Если эти отношения регламентируются большим числом правил и инструкций, организация рассматривается как формальная. И чем больше будет правил, чем более бюрократичным будет стиль руководства, тем более формальной и системной должна быть структура предприятия;

· централизацию и децентрализацию, т.е. иерархию принятия и доведения решений, перечень вопросов, которые должно решать высшее руководство. В организации централизованного типа важные и второстепенные вопросы стремится решить сам руководитель (группа руководителей). Но более прогрессивной и эффективной признается такая организация, где руководитель передает значительную часть своих полномочий на низшие уровни управления и тем самым способствует развитые творческого потенциала своих сотрудников;

· сложность организационной структуры. Она зависит от видов, количества и взаимодействия различных отделов на предприятии, числа руководящих работников, сотрудников и т.д.

Организационная структура фирмы и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями.