Основные задачи и компоненты организации как общей функции менеджмента

Организация как функция является базисной функцией менеджмента.

Организация— это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Организация как функция управлениянаправлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Она должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то с помощью функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основными задачами организацииявляются:

- формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

- установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

- обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Компоненты организации как функции менеджмента.

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на несколько этапов. В ней следует выделить три этапа.

- Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.

- Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

Таким образом, второй этап — это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

- Обеспечение этих взаимоотношений — распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры.

Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Принципы осуществления функции организации

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

- неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

- поручение различных задач индивидам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

- координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

- единство цели — каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

- использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), — это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.

СОДЕРЖАНИЕ МОТИВАЦИИ КАК ОБЩЕЙ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ МОТИВАЦИИ ТРУДА.

Планирование, организация и контроль - это основы управления. Но это еще не все управление. Необходимо мотивировать деятельность людей, так как без определенной заинтересованности человек не будет творчески работать, как бы его хорошо не организовывали и не контролировали. Ведь поведение людей всегда мотивировано. Они могут трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а могут уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив, стимул поведения.

Мотивация-совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают данной деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей

В общем случае мотивация - это процесс побуждения к труду. Поэтому руководители, которые желают добиться эффективной деятельности собственных подчиненных, не обязаны забывать о наличии стимулов для работников.

Мотивация в управлении —это функция руководства, которая состоит в формировании у работников стимулов к труду (побудить их работать с полной отдачей), а также в долговременном воздействии на работника в целях изменения по заданным параметрам структуры его ценностных ориентации и интересов, формирования соответствующего мотивационного ядра и развития на этой основе трудового потенциала.

Как основная функция менеджмента мотивация связана с процессом побуждения подчиненных к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование в определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей — их интересы — мотивы деятельности — действия.

Умелое использование мотивации помогает руководителям разрабатывать способы достижения максимальных результатов работы подчиненных на основе отчетливого представления об особенностях их поведения.

Методы мотивации — это способы управленческих воздействий на персонал для достижения целей организации. Эти методы основаны на действии законов и закономерностей управления; они предполагают использование управленческим аппаратом фирмы различных приемов влияния на персонал для активизации его деятельности.

Методы мотивации труда

В менеджменте и теории организации используются по крайней мере 8 способов мотивации труда (способы вознаграждения):

1. Средства. Стимулирующая роль средств в особенности эффективна, когда компании вознаграждают собственных служащих в зависимости от выполнения работы и получения конкретных результатов, а не за отсиженное на рабочем месте время.

2. Одобрение. Одобрение является еще более массивным методом вознаграждения, чем средства, которые, естественно постоянно будут много значить. Практически все люди положительно реагируют, если ощущают, что их ценят и уважают.

3. Действие. Служащие, которые получают акции и стают совладельцами, ведут себя как владельцы. Но для того, чтоб употреблять этот метод вознаграждения, предприятие обязано употреблять групповое принятие управленческого решения вместо авторитарного и создавать конкурентоспособный продукт.

4. Вознаграждение свободным временем. Это поможет удержать служащих от формирования привычки транжирить время попусту и дозволит сотруднику больше тратить времени на себя и свою семью, если он будет управляться с работой ранее отведенного срока. Таковой способ подходит для людей со свободным расписанием. В неприятном случае у управления возникает соблазн повысить объём работы.

5. Взаимопонимание и проявление энтузиазма (интереса) к работнику. Метод вознаграждения более значим для эффективных служащих-профессионалов. Для них внутреннее вознаграждение имеет большой вес. Таковой подход просит от менеджеров хорошего неформального контакта со своими подчиненными, а также знания того, что их тревожит и интересует.

6. Продвижение по служебной и личной лестнице.Этот метод вознаграждения просит серьезных денежных издержек высшего управления.Продвижение вверх даёт власть, а не только материальные блага. Люди ее обожают даже больше, чем средства.

7. Предоставление самостоятельности и любимой работы. Этот метод в особенности хорош, когда работники стремятся стать специалистами, но чувствуют над собой пресс контроля либо ощущают, что другую работу они делали бы еще профессиональнее, с большей отдачей и наилучшими плодами. Тут искусство менеджера состоит в способности выявить такового сотрудника, что может быть затруднено приятием этих действий за очередное контрольное мероприятие. Совсем часто такие люди могли бы работать эффективно без надзора сверху, но отсутствие некой смелости не дозволяет им обратиться по этому поводу к управлению.

8. Призы. Этот метод вознаграждения зависит от воображения менеджера.

Более эффективен при вручении приза в присутствии работников компании.

Руководителям следует применять их в практической деятельности не как разрозненные и самостоятельные способы мотивации, а как целостную систему.

СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ОБЩЕЙ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА. ВИДЫ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ.

Контроль- составная часть оперативного управления. Он имеет большое значение для создания информационной базы, обеспечивающей обоснованное принятие новых решений по определению цели и выработке плана. Контроль является средством обратной связи в системе управления.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана (рис.).

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей. Он позволяет установить, насколько точно достигнуты запланированные на определенный период цели.

Он служит средством измерения того, что было в действительности получено по сравнению с ожидаемым результатом. Знание фактического состояния дел, основанное на контроле и анализе, позволяет предпринимать грамотные действия для коррекции (регулирования) серьезных отклонений от исходного плана. Одно из возможных действий - пересмотр первоначальных целей, с тем чтобы они стали реальнее и более соответствовали ситуации.

Функция контроля связана с учетом и анализом. Учет во многих случаях является средством контроля. А на основе анализа оценивается состояние объекта управления, результаты решения поставленных задач и потенциальные возможности.

Общее содержание контроля:

- проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

- выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

- утверждение выработанного управляющего воздействия;

- осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

- изучает положение дел в организации;

- отслеживает тенденции ее развития;

- выявляет нарушения и ошибки;

- является основой вознаграждения;

- ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Принято различать три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль начинается до решения управленческих задач, т.е. до начала работ. При этом виде контроля анализируются все виды ресурсов организации.

Текущий, или оперативный, контроль осуществляется от начала хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля - вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов, чтобы не допустить серьезных ошибок и сбоев в деятельности организации.

Заключительный контроль ставит своей целью помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена