Хозяйственные расходы и ревизия хозяйственных расходов

У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различ­ных административно-хозяйственных задач. При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы сред­ства;

• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

В организации должен существовать утвержденный руководите­лем список работников, которым могут выдаваться под отчет налич­ные денежные средства на административно-хозяйственные и опера­ционные расходы. В него могут включаться только постоянно работа­ющие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов налич­ными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, то­варно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм мо­жет устанавливать только руководитель организации. Однако подот­четное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в каче­стве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязатель­ном порядке подтвержден первичными оправдательными документа­ми, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (ра­бот, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью органи­зации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяй­ственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• заявления на выдачу денег из кассы.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, явля­йся товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Д 71 К 50 - получены подотчетным лицом денежные средств из кассы под отчет (отражается на момент фактического получения денежных средств из кассы);

Д 10 К 71 - приобретены материальные ценности;

Д 20, 26 К 71 - осуществлены хозяйственные расходы.

Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются

те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще все­го одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесо­образно начинать с установления остатков задолженности этих лиц

на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомо­сти к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кре­диту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расхо­ды по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдатель­ных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналити­ческих данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за кон­кретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически про­изведенных расходах, и правильностьих заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представлен­ные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физи­ческим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с под­отчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сум­му выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с по­дотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отра­жает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в резуль­тате чего образуется искусственная задолженность организации это­му работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в ана­литическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обосно­ванность записей па счетах аналитического учетав соответствиис оправдательными документами и с корреспонденциейсчетов, ука­занных в регистрах синтетического учета.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по под­отчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, кото­рые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количе­ствах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценно­сти сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее по­денным авансам;

• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.