Лекция 9. Закрытие проекта. Основные процедуры

Вопрос 1. Фаза завершения проекта.

Закрытие проекта— это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это. Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций.

В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Это следующие процедуры, необходимые

для административного завершения проекта:

— действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;

— действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и (или) операционную деятельность;

— операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, аккумулирования полученных знаний и архивирования информации по проекту для будущего использования организацией.

Главная цель этой фазы — проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.

Цель проведения эксплуатационных испытаний — получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в результате выполнения работ по проекту. В ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактические эксплуатационные характеристики работы оборудования, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии. Эксплуатационные испытания включают:

— сравнение эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;

— выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;

— определение причин выявленных расхождений;

— разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений;

— организацию работ по устранению расхождений.

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком.

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:

— проверка соответствия проекту установленного оборудования;

— наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;

— определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;

— определение времени и условий проведения испытаний;

— установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;

— устранение несоответствий проекту.

По результатам испытаний составляется отчет, включающий:

— наименование, адрес и местонахождение предприятия, в котором проводятся испытания;

— название технологического процесса, подтверждающего испытания;

— цель испытания;

— сравнение фактических и запланированных результатов;

— рекомендации и решения.

К отчету прилагаются ежедневные данные о проведении испытаний.

Результаты испытаний являются основанием для передачи ответственности от подрядчика к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов.

На фазе завершения результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение или должным образом законсервированы для дальнейшего использования. Не должно оставаться ≪зависших≫ работ по проекту.

Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников.

Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель — сохранить результаты, знания и опыт, полученные

в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения

работ и управления проектами.

Все проекты и в особенности те, которые закрываются досрочно вследствие заведомого недостижения поставленных целей, должны завершаться итоговым отчетом, который должен содержать следующую информацию:

— описание достигнутых в результате реализации проекта результатов;

— описание дополнительных (незапланированных) полезных результатов, если таковые были получены. Это особенно характерно для инновационных проектов, где полу-

чение таких результатов может стать толчком для развития нового направления исследований, открытия новых рынков;

— результаты выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции;

— определение и анализ факторов (событий), положительно повлиявших на ход выполнения проекта;

— определение и анализ факторов, отрицательно повлиявших на проект;

— уроки проекта — как можно было бы избежать негативных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета проекта;

— предложения по улучшению процесса управления проектом;

— организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;

— материалы, которые могут быть использованы при реализации других проектов.

Окончательный вариант итогового отчета предоставляется участникам и стейкхолдерам проекта.

Завершающие операции направлены на повышение эффективности следующих проектов — как экономической (доходность инвестиций), так и организационной и технологической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организационную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.

Вопрос 2. Закрытие контрактов проекта.

Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реализации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами.

Основные мероприятия по закрытию контракта:

— проверка финансовой отчетности;

— паспортизация;

— выявление невыполненных обязательств;

— завершение невыполненных обязательств;

— гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает:

— проверку полноты выписки фактуры на весь объем незавершенных работ;

— согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

— проверку наличия документации по изменениям;

— контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;

— проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

— соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

— поиск просроченных платежей поставщику;

— подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация — это регистрация у заказчика документов подрядчика, подтверждающих соответствие всех элементов проекта стандартам, техническим условиям и прочим требованиям качества.

Выявление и завершение невыполненных обязательств.

На этапе закрытия в результате проверки устанавливаются объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию, и объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств. Окончательное решение по завершению невыполненных обязательств

остается за заказчиком. Если работа своевременно не выполнена, рассматривается

вопрос об изменении контракта. Все изменения утверждаются заказчиком.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему.

Гарантийное обслуживание продукции проекта осуществляется после закрытия контракта специальной функциональной группой. Этой группе передается:

— техническая информация;

— оборудование;

— инструменты;

— средства обучения;

— руководство по эксплуатации;

— чертежи;

— результаты испытаний;

— различные материалы поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.

приемка законченного строительством объекта оформляется актом установленной формы. К акту прилагаются комплекты юридической, технической и технологической документации.

Вопрос 3. Постаудит проекта.

Постаудитопределяется как объективная и независимая оценка эффективности и целесообразности расходования средств в процессе реализации проекта. Оценка должна включать реализацию проекта от его утверждения до сдачи в эксплуатацию, а также техническое и финансовое его функционирования после принятия в эксплуатацию. Статистические исследования, проведенные в Великобритании, свидетельствуют, что постаудит регулярно применяется в большинстве проектов 48% из опрошенных фирм.

Постаудит направлен на реализацию следующих основных целей:

1) повышение качества существующих инвестиционных решений. Возможность того, что методы, рассуждения и предположения, которыми руководствовался менеджер, могут быть подвергнуты аудиту в будущем, может рассматриваться как стимулирующий фактор, который побуждает менеджера к улучшению качества и достоверности информации.

2) повышение качества будущих инвестиционных решений. Постаудит должен обеспечить своевременную обратную связь и предоставить информацию относительно того, почему проекту не удалось достичь обещанного уровня и, таким образом, уменьшить вероятность неудачи при реализации будущих проектов;

3) инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты.

Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффективность проектной деятельности.