Выполнение финансовой функции предприятия

Организация финансовой работы на предприятии».

Понятие финансовой функции и её процесс (финансовой работы).

Для того, чтобыоценитьэффективность существующей финансовой функции предприятия или для создания новой функции, необходимо поставить ряд вопросов:

1. Какой должна быть роль финансовой функции на предприятии?

2. Как следует организовать финансовую работу?

3. При помощи каких показателей (как измерять эффективность финансовой функции)?

4. Какие изменения необходимо внести в существующую организационную структуру?

5. Сколько времени потребуется для внесения эти изменений?

Финансовая функция – это совокупность действующий, которые:

1. Способствуют получению прибыли на всех стадиях работы предприятия с помощью проведения диагностики финансового состояния.

2. Управляют расходами с помощью анализа необходимости закупок, утверждения всех расходов (включая капитала вложения) в масштабе всего предприятия.

3. Контролируют финансовые ресурсы и обязательства.

4. Управляют денежными потоками.

5. Оптимизируют налоговые платежи предприятия.

6. Занимаются поиском оптимальных источников финансирования.

7. Занимаются анализом инвестиционных проектов предприятия.

8. Учитывают и регистрируют каждую операцию предприятия.

9. Правильно организованная финансовая функция минимизирует злоупотребление на рабочем ме6сте и мошенничество в целом на предприятии.

Принципы распределения полномочий и обязанностей внутри предприятия:

1. Исполнение финансовой функции работниками (отделами) только финансовых служб предприятия.

2. Установление персональной ответственности за выполнение конкретных заданий.

3. Четкое разделение функции и ответственности бухгалтерского и финансового руководства (нельзя передавать ответственность за текущие решения подчиненным).

4. Установление в каждом отделе уровней утверждения проведения конкретных операций.

5. Предупреждения дублирования функций.

6. Следовать должностным инструкциям.

Эмпирическим (опытным) путем было выведено правило соотношения персонала планового, финансового отдела и бухгалтерии должно составлять:

1/2/3

Поскольку функции финансовой структуры похожи во всех отраслях, то уровень финансовых отделов и их вклад в хозяйственную деятельность предприятия не должны сильно отличаться от отросли.

Выполнение финансовой функции предприятия

Финансовый отдел отвечает за управление финансовыми ресурсами предприятия и утверждение сделок и поддерживает отношения с финансовыми организациями. Основные функции финансового отдела: Общие

1. Контролирует наличность путем составления платежного календаря.

2. Ведет переговоры о выдаче банковского кредита, обсуждает его условия и обслуживает кредит.

3. Укрепляет и поддерживает отношения с банками и инвестиционными учреждениями.

4. Участвует совместно с плановым отделом в подготовке, анализе и оформлении инвестиционных предложений, координируя свою работу с руководителями.

5. Проводит взаимозачет (в основном для бартерных сделок) с поставщиками и покупателями.

6. Прогнозирует поступление денежных средств.

7. Участвует совместно с плановым отделом в разработке и периодическом обновлении прайс-листа.

8. Участвует совместно с группой управленческого учета в подготовке ежеме­сячного пакета финансовых документов для руководства.

9. Собирает и систематизирует информацию о финансовых рынках (ставки по кредитам, процент инфляции).

10. Проводит все необходимые операции с ценными бумагами.

11. Ведет картотеку по расчетам с бюджетом.

Цикл доходов

1. Утверждает контракты на продажу, проверив их, проанализировав цены, про­верив файл покупателя и проконсультировавшись с основным руководством; утверждает продажи в кредит (уровневое утверждение).

2. Готовит заказы на производство для производственного отдела.

3. Устраняет расхождения между отгрузкой готовой продукции, начальным за­казом на продукцию и контрактами на продажу, сравнивая документы на отгрузку с информацией о всех продажах.

4. Выставляет счет за отгруженную продукцию.

5. Готовит анализ структуры счетов к получению.

6. Ежедневно проверяет рабочие файлы по продажам, Чтобы проследить поступления по счетам.

7. Проводит сбор дебиторской задолженности.

8. Сравнивает, рабочий файл счетов по продажам с поступлениями на счет и данными из кассового журнала, распределяет поступления по счетам и конт­рактам: экспорт, внутренний рынок, аренда, бартер и т. д.

9. Поддерживает и обновляет рабочий и постоянный файлы покупателя.

10. Периодически готовит выписку по покупателям.

11. Ведет карту учета договоров.

Цикл расходов

1. Выносит окончательное утверждение о закупках, проверив имеющиеся фонды, проанализировав цены закупок и проконсультировавшись с руководством (уровневое утверждение).

2. Ежедневно проверяет рабочий файл, чтобы определить, кому необходимо проплатить сегодня.

3. Утверждает платежные поручения в соответствии с полученными счетами, проверив Документы и проанализировав имеющиеся фонды (уровневое утверж­дение).

4. Занимается с неутвержденными платежными поручениями.

5. Проверяет и утверждает заявки на выдачу наличных (уровневое утверж­дение).

6. Доставляет платежные поручения в банк.

7. Поддерживает и обновляет рабочий и постоянный файлы поставщика.

Бартерные сделки

Поступления:

сравнивает акт приемки бартера со всей информацией в рабочих файлах поставщика/покупателя, готовит акт об ошибке, уведомляет руководство, добива­ется разрешения вопроса от ответственного отдела — куратора сделки;

• готовит акты взаимозачета по всем поступившим бартерным товарам.

Использование:

• утверждает и визирует бартерные контракты, проверив их условия и проведя консультации с руководством (включая отгрузку в кредит);

• устанавливает предельные сроки реализации бартера;

• выставляет счет по бартерным контрактам на основе сравнения контракта с документами об отгрузке;

• для возможного использования бартерных товаров в обмен на закупку сырья проверяет заказ на покупку в виде бартера, контракт, акт об оценке бартера для утверждения сделки; подписывает заказ на покупку и визирует контракт.

Бухгалтерия проверяет документы, учитывает сделки, обновляет журналы и готовит стандартные отчеты и выписки. Ключевые функции бухгалтерии: Общие:

• закрывает журналы в конце каждого месяца;

• принимает участие в процессе взаимозачета;

• руководит группой управленческого учета;

• готовит необходимые государственные статистические отчеты;

• готовит все необходимые налоговые отчеты и расчеты, следит за изменениями законодательства;

• проверяет кассовый журнал;

• ведет учет бизнес-единиц.

Цикл доходов

1. Заверяет выставленный счет на основе материального пропуска и устраняет расхождения.

2. Выписывает приходно-кассовый ордер.

3. Своевременно учитывает продажи и соответствующие поступления.

4. По получении банковской выписки и кассового журнала, вносит изменения в журналы, которые отражают закрытие счетов к оплате.

Цикл расходов

1. Сравнивает контракт на закупку, заказ на покупку, акт приемки, документы об отгрузке, счет поставщика и устраняет расхождения.

2. Оперативно отражает покупку и счета к оплате.

3. Сравнивает все документы по покупке с копией банковской выписки и платежным поручением. Относит оплаты к исходному счету от поставщика и устраняет расхождения.

4. Оперативно оформляет погашенные счета к оплате.

5. Утверждает заявки на получение наличности, проверяет незакрытые балансы подотчетных лиц.

6. Выписывает расходные ордера. Бартерные операции Поступления:

• сравнивает акт приемки бартера со счетом продавца бартера или заказом на покупку в виде бартера и устраняет расхождения;

• оперативно оформляет поступление бартера и вносит изменения в журналы, которые отражают закрытие счетов к оплате.

Использование:

• сравнивает выставленный счет и материальный пропуск и устраняет рас­хождения;

• оперативно оформляет продажу бартерных товаров и соответствующий счет к оплате (или предоплату в виде отгруженного бартера).

Являясь неотъемлемой частью бухгалтерии, группа управленческого учета должна удовлетворять все информационные запросы руководства. Следует четко разделять управленческую бухгалтерию и управленческую отчетность. В составлении управленческой отчетности принимают участие многие отделы (производст­венный, сбыта, склада и т. д.), с тем чтобы предоставить руководству текущую информацию по операциям. В то же время группа управленческой отчетности действует самостоятельно и использует различные формы отчетности для предо­ставления одних и тех же данных как обязательных при отчетности, но с разных точек зрения. С течением времени группа управленческого учета может взять на себя обязанности независимой группы внутреннего аудита.

Ежемесячный пакет финансовых документов, который готовит группа управ­ленческого учета, включает:

• баланс;

• подробный отчет о прибылях и убытках (в формате переменные-постоянные расходы и в стандартном формате);

« отчет о движении денежных средств;

• отчет об использовании прибыли;

• анализ точки безубыточности;

• анализ вклада на покрытие постоянных расходов на основе анализа продаж;

• коэффициентный анализ;

• анализ факторов затрат, изменений реальных затрат за прошедший период, анализ отклонений, включающий плановые издержки и нормативные производ­ственные издержки.

Не принимая непосредственного участия в процессах, плановый отдел коор­динирует свою работу с финансовым отделом и бухгалтерией:

• разрабатывает прогнозные планы производственной деятельности совместно с отделом, сбыта и производственным отделом;

• разрабатывает ежеквартальные бюджеты и утверждает бюджеты отделов и подразделений предприятия;

• разрабатывает и отслеживает производственные издержки и нормативы потребления;

• рассчитывает сметные издержки для всех видов продукции/услуг, включая трансферты между подразделениями компании;

• занимается ценообразованием (при участии других отделов);

• оценивает балансы незавершенного производства по номенклатуре по состо­янию на первый день каждого месяца;

• разрабатывает инвестиционные меморандумы, бизнес-планы, предложения и т. д. совместно с финансовым отделом, который несет конечную ответствен­ность;

• контролирует контракты с целью определения направления затрат и их соот­ветствия законодательным документам;

• готовит необходимые ведомственные и государственные формы статисти­ческой отчетности совместно с отделом маркетинга;

• делает расчеты расходов на социальную сферу.