Премирование (поощрение) отличившихся работников вне систем оплаты труда. 14 страница

- наименование, серия и номер квитанции;

- наименование фрахтовщика;

- дата выдачи квитанции;

- стоимость пользования легковым такси;

- Ф.И.О. и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Если в полученной от перевозчика квитанции нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, расходы на такси могут быть исключены из базы по налогу на прибыль (например, в электронной квитанции, скорее всего, не будет подписи уполномоченного лица).

Командировка "наоборот"

Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт?

Командировка - это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Место работы указывают в трудовом договоре с сотрудником, и оно может не совпадать с местом нахождения головной фирмы. И наоборот, поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения).

Таким образом, в расходы включают затраты на проезд сотрудника от места его работы до места, где он должен выполнять командировочное задание.

Как быть, если возникла производственная необходимость присутствия дистанционного работника в офисе компании? Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Так вот, этого работника можно отправить туда в командировку. А расходы на командировку такого работника компания может учесть при расчете налога на прибыль. При этом суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника не облагаются НДФЛ. Такие разъяснения дал Минфин России в Письме от 14 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/16788.

Представительские расходы

С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса. Отсюда постоянные презентации, переговоры, встречи в неформальной обстановке и так далее. Устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Благо эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ). Такие затраты фирмы называют представительскими.

Представительские расходы - это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) фирмы.

Полный перечень представительских расходов приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Согласно этой норме к представительским расходам относят затраты:

- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Как оформить представительские расходы

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:

- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

- сметы, утвержденной протоколом собрания учредителей или руководителем фирмы на определенный период времени;

- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем фирмы.

В отношении представительских расходов Налоговым кодексом не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Поэтому любые первичные документы могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, таким документом может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом говорит Минфин России в Письме от 10 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/16288.

Для контроля затрат по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов.

Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Приказ, например, может быть оформлен так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АО "Фиалка" │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ от 29 декабря 2016 г. N 6/пр │

│ │

│1. Установить на 2017 г. следующие нормы расходования средств на │

│представительские расходы: │

│ │

│┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐│

││ Вид представительских расходов │ Расходы на чел. в день ││

│├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│

││Затраты, связанные с проведением │до 13 000 руб. ││

││официального приема │ ││

│├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│

││Транспортное обеспечение участников│до 1300 руб. ││

││официального приема │ ││

│├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│

││Буфетное обслуживание во время │до 4000 руб. ││

││переговоров │ ││

│├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│

││Оплата услуг переводчиков, │- для руководителя делегации - ││

││не состоящих в штате: │до 1000 руб. ││

││ │- для членов делегации из расчета ││

││ │один переводчик на пять человек - ││

││ │до 2000 руб. ││

│└───────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘│

│ │

│2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские│

│расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними│

│документов исполнительного директора Волкова И.Г. │

│3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех рабочих│

│дней после окончания приема. │

│ │

│Генеральный директор АО "Фиалка" Садко /Садко В.В./│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В отчете о проведении мероприятий, потребовавших представительских расходов, могут быть указаны:

- цели и результаты проведенных мероприятий;

- дата и место проведения;

- состав участников (принимающей и приглашенной стороны);

- сумма затрат.

Отчет о приеме делегации может быть оформлен так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утвержден│

│ генеральным директором│

│ АО "Долина" Иванько А.А.│

│ 24 ноября 2016 г.│

│ │

│ ОТЧЕТ │

│ о приеме делегации ООО "Высота" │

│ с 21 по 22 ноября 2016 г. │

│ │

│Участники приема: │

│от АО "Долина": Антошин А.Н., Кубов С.И., Ильин С.И. │

│от ООО "Высота": Зайцев Б.Н., Медведев Ф.М., Орлов Т.В. │

│Тема переговоров: Организация совместного производства и реализации│

│деревообрабатывающих станков │

│ │

│Программа приема: │

│21 ноября 2016 г. │

│9:00 - 12:00 - переговоры │

│12:00 - 13:00 - обед │

│13:00 - 17:00 - ознакомление делегации с производством │

│22 ноября 2016 г. │

│10:00 - 14:00 - переговоры │

│14:00 - 15:30 - обед │

│ │

│Сумма произведенных расходов: 34 876 (тридцать четыре тысячи восемьсот│

│семьдесят шесть) рублей │

│ │

│Исполнительный директор АО "Долина" Петров /Петров С.С./│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После окончания приема работник, ответственный за расходование наличных средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты, счета-фактуры и т.д.).

Нормирование представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм - в пределах четырех процентов от затрат фирмы на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Пример. АО "Долина" потратило на проведение завтраков и обедов представителей другой фирмы 4300 руб. (в т.ч. НДС - 656 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников другой фирмы сотрудник "Долины" приобрел билеты в театр. Стоимость билетов - 2000 руб.

Расходы фирмы на оплату труда за отчетный год составили 70 000 руб.

Затраты на покупку театральных билетов (2000 руб.) представительскими расходами не являются.

В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе прочих расходов. В налоговом учете такие расходы не отражают, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Затраты на проведение завтраков и обедов в сумме 3644 руб. (4300 руб. - 656 руб.) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов в сумме:

70 000 руб. x 4% = 2800 руб.

Оставшаяся сумма затрат на проведение завтраков и обедов в составе прочих расходов не учитывается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Эта сумма составит:

4300 руб. - 656 руб. - 2800 руб. = 844 руб.

Внимание! "Входной" НДС по представительским расходам принимается к вычету без учета их лимитирования в целях налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Налоговый учет некоторых видов представительских расходов

Долгое время спорным был вопрос о том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на алкогольные напитки. Сейчас сомнений не возникает. НК РФ разрешает включать в состав представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкоголь можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Зачастую партнерам на переговорах вручаются подарки. Это могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры. Специалисты Минфина России считают, что такие расходы не уменьшают налог на прибыль (Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Однако если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.2).

Расходы на обучение и подготовку (переподготовку) кадров

В бухгалтерском учете затраты на подготовку и переподготовку кадров включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов.

Эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы, если выполняются следующие условия:

- работники, которые обучаются, состоят в штате организации;

- работник не состоит в штате фирмы, но планирует в ней работать. При этом будущий работник должен заключить с вашей фирмой договор, в котором предусмотрена его обязанность не позднее трех месяцев после окончания обучения, оплаченного вашей организацией, заключить трудовой договор и отработать не менее года. Если работник отработал менее года (за исключением случаев прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ)), то сумму платы за обучение вы обязаны включить во внереализационные доходы в том периоде, в котором закончился трудовой договор. Если трудовой договор не был заключен через три месяца после окончания срока обучения, то расходы, понесенные вашей организацией, тоже включаются во внереализационные доходы;

- с образовательным учреждением, где обучается работник, заключен договор;

- российское образовательное учреждение имеет лицензию, а иностранное - соответствующий статус.

Все документы, связанные с расходами на обучение, организация должна хранить в течение всего периода обучения и одного года работы сотрудника, но не менее четырех лет.

К затратам, не включаемым в состав прочих расходов и не уменьшающим налогооблагаемую прибыль, относят расходы:

- на оплату развлечений или отдыха сотрудников, направленных на обучение;

- на содержание образовательных учреждений или оказание им бесплатных услуг.

Ваша фирма отправляет работника на семинар. Как правильно оформить документы, чтобы не возникло проблем при налоговых проверках?

Семинары могут быть двух видов: учебные и консультационные. Кроме того, семинары бывают выездными. Бухгалтеру необходимо знать, какой семинар посетил работник, чтобы правильно учесть расходы в налоговом учете.

Разберемся, какими документами их необходимо оформить.

Документальное подтверждение

Во-первых, фирме нужно подтвердить, что обучение сотрудника проводится в интересах фирмы. То есть подобные затраты экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В НК РФ нет ответа на вопрос, как это сделать. Поэтому мы предлагаем исходить из того, что основным интересом каждой коммерческой фирмы является получение максимально возможной прибыли. То есть любые мероприятия, преследующие эту цель, следует расценивать как действия, совершенные в интересах фирмы.

Рост прибыли напрямую зависит от увеличения объема продаж и снижения себестоимости. Этому способствует эффективное управление производством, освоение новых технологий, экономное расходование всех видов ресурсов, расширение рекламы, внедрение современных методов работы с покупателями и так далее. Если сотрудник изучает какое-то из этих направлений, то можно считать, что его обучение связано с деятельностью фирмы и проводится в ее интересах.

Связь расходов на обучение с деятельностью фирмы надо оформить документально. Для этого руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника на учебу. В приказе нужно указать, что сотрудник направлен на обучение по инициативе фирмы и в связи с производственной необходимостью (внедрением нового оборудования, расширением производства, совершенствованием бизнес-процессов и т.п.). Желательно, чтобы фирма имела утвержденные руководителем планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых были бы предусмотрены курсы обучения тех или иных сотрудников. Кроме того, между фирмой и образовательным учреждением должен быть заключен договор об оказании образовательных услуг.

Документами, подтверждающими, что сотрудник прошел профильный курс обучения, могут быть дипломы (свидетельства, аттестаты), сертификаты и удостоверения, выданные образовательным учреждением, или другие документы (договор, акт об оказании услуг и т.д.) с указанием программы обучения.

Помимо этого, важно, чтобы профиль обучения соответствовал виду деятельности фирмы или работе, которую выполняет сотрудник. Например, учебу бухгалтера аптеки на курсах по дизайну интерьеров трудно признать обучением в интересах фирмы.

Если обучение связано с трудовой деятельностью сотрудника, но полученные знания не будут им использоваться в работе, обучение не считается произведенным в интересах фирмы. Например, если сотрудник по результатам обучения получил диплом по международной финансовой отчетности, а в рамках своей трудовой деятельности формирует отчетность только по российскому законодательству (Письмо Минфина России от 25 мая 2007 г. N 03-03-06/1/312).

Кроме всех перечисленных подтверждающих документов, желательно иметь копии лицензий и аккредитационных документов образовательного учреждения. Их отсутствие может послужить формальным поводом для инспекторов не принять в налоговом учете расходы на подготовку и переподготовку кадров.

Однако если по каким-то причинам этих документов у вас нет и получить их не представляется возможным, не отчаивайтесь. Законодательство не содержит требования получить от контрагента, оказывающего образовательные услуги, копии документов, которые подтверждают его право на ведение подобной деятельности (лицензии) и аккредитацию. Сведения о наличии у образовательного учреждения лицензии и государственной аккредитации отражаются в договоре об оказании образовательных услуг. Это предусмотрено разд. II Правил оказания платных образовательных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 августа 2013 г. N 706.

Внимание! По мнению Минфина России, затраты организации на обучение сотрудника по программе подготовки профессиональных бухгалтеров можно учесть при налогообложении прибыли, а вот уплату членских взносов за него в Институт профессиональных бухгалтеров - нельзя (Письмо Минфина России от 1 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/676). Очевидно, что взнос за сдачу квалификационного экзамена также не будет уменьшать налог на прибыль.

Учебный семинар

Учебные семинары могут проводить только организации, имеющие лицензию на право ведения образовательной деятельности.

Расходы на участие работника в таком семинаре бухгалтер отражает в налоговом учете как затраты на подготовку и переподготовку кадров (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В НК РФ установлено, что расходы по учебному семинару можно отнести на затраты, если соблюдены упомянутые выше условия (в семинаре участвует работник, состоящий в штате фирмы, программа семинара способствует повышению квалификации сотрудника и т.д.).

С фирмой, которая проводит семинар, надо заключить договор. Также надо составить акт об оказании услуг, в котором будут указаны реквизиты ее лицензии на право ведения образовательной деятельности. Кроме того, образовательное учреждение, которое проводит семинар, должно выписать счет-фактуру.

Если семинар проводила фирма, у которой нет лицензии на образовательную деятельность, то такие расходы можно отразить в налоговом учете только в том случае, если они оформлены как консультационные услуги. Например, работник был направлен на семинар по налогообложению, который вела аудиторская фирма.

Консультационный семинар

Чтобы учесть затраты на консультационный семинар, надо также заключить договор, составить акт об оказании консультационных услуг и получить счет-фактуру от фирмы, проводившей семинар. Копия лицензии в данном случае не нужна.

В целях подтверждения того, что консультация была оказана, работнику желательно составить отчет по итогам полученной консультации, указав, например, на какие вопросы им были получены ответы, какова позиция консультирующей фирмы по этим вопросам. Тогда вы сможете учесть затраты как прочие расходы фирмы.

Часто налоговики придираются и не принимают затраты на консультационные услуги, так как они экономически неоправданны. Такой проблемы не возникнет, если в договоре будет указана тема семинара, которая связана с производственной деятельностью фирмы. При этом на семинар должен быть направлен сотрудник, непосредственно занятый деятельностью, о которой будет идти речь на семинаре.

Выездной семинар

Иногда фирмы посылают работника на выездной семинар. Здесь надо обратить внимание на несколько моментов. В договоре может быть указана только оплата самого обучения. А проезд, питание и проживание сотруднику оплачивает фирма.

В этом случае затраты учитывают как командировочные расходы. Здесь главное - сформулировать цель поездки (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2009 г. по делу N А56-12088/2009).

В налоговом учете вы сможете принять только затраты на проезд, проживание и суточные. А вот питание и культурную программу для налогообложения прибыли учесть нельзя. Если в документах указывается общая стоимость услуг без разбивки, принять все расходы в налоговом учете как консультационные не удастся.

Как оплатить обучение бухгалтера

Многие бухгалтеры учатся, чтобы получить аттестат профессионального бухгалтера. Большинство из них стремятся пройти такое обучение за счет фирмы. Как оформить все документы и сэкономить на налогах?

Вариант первый: обучение оплачивает фирма. В этом случае компания должна заключить с бухгалтером договор на повышение квалификации (обучение). Такое требование установлено ст. 197 ТК РФ. Кроме того, необходимо заключить договор и с учебным центром. Также лучше иметь решение общего собрания акционеров или приказ руководителя о том, что у главного бухгалтера должна быть квалификация профессионального бухгалтера. Тогда вы без труда сможете доказать, что инициатор обучения - работодатель.

Договор на повышение квалификации со штатным бухгалтером можно заключить в форме ученического договора. Этот договор является дополнительным к трудовому.

Ученический договор должен содержать:

- наименование сторон;

- конкретную квалификацию, приобретаемую учеником;

- обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

- обязанность работника пройти обучение и проработать в организации в течение установленного срока;

- срок ученичества;

- размер оплаты в период ученичества и иные условия.

Ежегодно в течение срока действия аттестата бухгалтер должен проходить обучение по 40-часовой программе. Поэтому в договоре можно записать, что работодатель оплачивает и данное обучение.

Если вы хотите оградить свою фирму от риска потратить средства на обучение сотрудника впустую, то вам нужно заключить с ним именно ученический договор. Ведь, отучившись, соискатель может отказаться заключить трудовой договор или штатный сотрудник уволится без уважительных причин, не отработав обусловленного ученическим договором времени. В этих случаях ученик будет обязан компенсировать фирме затраты на свое обучение (ст. 207 ТК РФ). Определяя размер ответственности, необходимо учитывать фактически отработанное время. Например, по договору бухгалтер обязан отработать после получения аттестата три года, а отработал только два. В этом случае бухгалтер 1/3 суммы расходов за обучение должен вернуть работодателю.

Если работник не выполнит условия ученического договора, уволится до истечения установленного срока и возместит понесенные им расходы, сделайте такие проводки:

Дебет 73 Кредит 91-1

- отражена задолженность работника по возмещению расходов на обучение;

Дебет 50 Кредит 73

- задолженность погашена работником.

Также можно заключить договор с учебно-методическим центром (УМЦ).

Чтобы получить аттестат, бухгалтеру необходимо:

- пройти обучение по 240-часовой программе подготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров;

- успешно сдать экзамен.

Обучение и сдачу экзаменов организуют УМЦ, которые должны иметь лицензию на право ведения образовательной деятельности в сфере дополнительного профессионального образования по специальности "Бухгалтерский учет и аудит".