Система регистрации документов на примере журнальной регистрации.

Система регистрации в компании необходима для:

1. Учета наличия документов и отслеживания их движения.

2. Придания юридической силы документам организации.

3. Оптимальной организации внутреннего документооборота внутри организаций.

4. Защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации будет подтверждать факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров, а также примерный перечень рекомендуемых журналов регистрации кадровых документов, который не установлен законодательством.

Журналы, обязательные для оформления и ведения в организациях, независимо от организационно-правовой формы компании и специфики ее деятельности.

Принятые сокращения:

ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации.

Перечень - "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).

Наименование журнала	Комментарии	Ссылка на нормативный акт и срок хранения согласноПеречня типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью или пломбой.	1. Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках» п.40‑41 2. Постановление Министерства труда и соц. Развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (определяет форму (внутренний вид) данного журнала). 3. Со сроком хранения 50 лет, согласно Ст. 358е Перечня
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Ведется бухгалтерией.	1. Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках» п.40-41 2. Постановление Министерства труда и соц. Развития РФ от 10.10.2003 г.№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала). 3. Со сроком хранения 5 лет согласно Ст. 193д Перечня.
Журнал учета мероприятий по контролю	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица.	1. Федеральный Закон от 8.08.2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ст.9 п.5. 2. Со сроком хранения 5 лет Ст.52 Перечня.
Журнал учета работников выбывающих в командировку. Журнал учета работников прибывающих в командировку в организацию.	Руководитель организации приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.	1. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» 2. Со сроком хранения 5 лет согласно Ст.358 «б» Перечня.
Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда	Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.	1. Постановление Минтруда РФ N 1, Минобразования РФ N 29 от 13.01.2003 "Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 12.02.2003 N 4209) п..2.1.3.   2. Со сроком хранения 10 лет согласно Ст.316 «б» Перечня.