Использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* _________________________________________________________________
(название фонда)
| №№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера номенклатур (описей) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | При-меча-ние |
Итого ____________________________ дел за ________________год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ год(ы) утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК)_______________
______________________________________________________________
(наименование государственного архива, органа Государственной архивной службы
______________________________________________________________
Республики Беларусь или вышестоящей организации)
(протокол ___________ № _________)
Наименование должности
Лица, проводившего экспертизу
Ценности документов Подпись Расшифровка подписи
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ | СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _______________ (наименование __________________________ государственного архива или органа ____________________________ Государственной архивной службы ____________________________ Республики Беларусь, ____________________________ вышестоящей организации) __________ № ____________ |
Документы в количестве ____________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № _____
Наименование должности
Работника организации,
Сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
Работника архива (лица,
Ответственного за архив),
Внесшего изменения
В учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 18
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма листка-заместителя документа
ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _______________ Дата __________ Индекс ___________
Корреспондент ________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________
______________________________________________________________
Выдан ________________________________________________________
(дата выдачи)
Выдал ________________________ Получил_______________________
(наименование должности, подпись, (наименование должности, подпись,
_________________________ _______________________
Расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,
_________________________ _______________________
Выдавшего документ) которому выдан документ)
Приложение 19
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма карты-заместителя дела
Наименование организации
Наименование структурного
Подразделения
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № _______________________________________________________
(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)
Выдано ___________________ во временное пользование до _________.
(дата выдачи) (дата возврата)
Выдал ________________________ Получил_______________________
(наименование должности, подпись, (наименование должности, подпись,
_________________________ _______________________
Расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,
_________________________ _______________________
Выдавшего дело) которому выдано дело)
* Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.
* В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
* Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
* Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.
* Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
* Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».