Организация документооборота
Требования к регистрации документов
Номенклатура дел организации
Экспертиза ценности документов
Хранение документов
Технические средства, применяемые в делопроизводстве
Общее представление о технических средствах
Персональный компьютер
Автоматизация работы с документами на базе ПК
Документы по снабжению и сбыту
Понятие и структура договора
Договора
Официальная и личные доверенности. Накладная. Наряд
Коммерческие акты
Претензионные письма. Исковые заявления
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям
Классификация учетных документов
Оформление открытия счетов организаций
Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
Документация по трудовым отношениям
Общие сведения о документации по личному составу
Оформление документации по личному составу
6. Электронный документ: понятие, достоинства и проблемы использования
Виды и оформление организационно-правовых документов
Виды и оформление распорядительных документов
Виды и оформление информационно-справочной документации
Переписка (корреспонденция). Классификация служебных писем и их оформление.
Язык и стиль служебной документации. Особенности языка и композиции служебных документов.
Оформление в документах таблиц.
Унификация и стандартизация управленческой документации.
Преимущества хранения документов в электронной форме. Общие принципы хранения электронных документов.
Организационная структура Internet. Способы адресации.
Правила техники безопасности при работе на ПК.
17. Негосударственные архивы: архивы политических партий и общественных объединений.
Приложение 1
#G0Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
| #G0Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации Документационное обеспечение управления ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.2000 N __________ | УТВЕРЖДАЮ Директор организации Подпись И.И.Петров Дата |
Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:
3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.