Удержание неизрасходованного аванса: по закону не взять?

Законодатель так усложнил процедуру возврата неизрасходованной подотчетной суммы, что законно ее удержать с работника становится очень трудно.

Федеральная служба по труду и занятости Письмом от 09.08.2007 N 3044-6-0 сообщила, что по возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 ТК РФ, которая требует, чтобы работодатель принял решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодателя должно быть принято и оформлено в форме приказа или распоряжения в произвольной форме.

Но и этого оказывается мало. С работника следует получить его письменное согласие на удержание сумм из заработной платы.

О том, что следует делать, если месячный срок работодателем будет пропущен или работник письменного согласия не даст, федеральная служба умолчала.

Видимо эти деньги придется взыскивать с работника через суд.

От такой перспективы у работодателя видимо совсем пропадает желание перед командировкой давать аванс.

Впрочем, с миллионами командированных и их неизрасходованными авансами бухгалтерии справляются и без приказов и письменных согласий работников. Видимо работники сами знают, что долг платежом красен.

Всех в разъезды!

Минфин РФ разъяснил организациям, как правильно компенсировать работникам стоимость проезда при выполнении служебных обязанностей.

В Письме от 27.08. 2007 N 03-03-06/3/14 финансовое ведомство сообщило, что пунктом 3 ст. 255 НК РФ установлено, что к расходам на оплату труда относятся, в частности, начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.

Статьей 164 ТК РФ определено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы по проезду.

Размеры и порядок возмещения расходов по проезду устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Попутно Минфин РФ разъяснил вопрос о должностях, у которых может быть разъездной характер работы.

Перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливает работодатель самостоятельно.

Далее Минфин РФ сообщил, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ ЕСН на основании положений п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

Кстати, аналогичную точку зрения по этим вопросам финансовое ведомство высказывало и ранее в своих письмах от 29.08. 2006 г.N03-03-04/1/642, от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252, от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130.

Казалось бы, а почему вопросы все идут?

Дело все в том, что Минфин РФ настаивает на том, что условием для оплаты проезда сотрудника является его разъездной характер работы, установленный в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре.

Зачастую же в этих документах о характере работы не упоминается, однако проездные билеты для работников все же приобретаются.

УФНС по г. Москве считает, что в этом случае расходы организации на оплату проездных билетов являются необоснованными, в связи с чем их стоимость не должна включаться в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, а у работников возникает доход в размере стоимости проездных билетов, с которого следует удержать НДФЛ.

ФАС Московского округа в Постановлении от 29.01.2007 N КА-А40/13892-06 решил, что для подтверждения обоснованности приобретения проездных билетов достаточно и должностных инструкций.

Этот же суд в Постановлении от 20.12.2006 N КА-А40/12462-06 решил, что не являются доходом работников и проездные билеты на общественный транспорт, которые используются сотрудниками по мере необходимости при разъездах по городу.

По нашему мнению с позицией Минфина РФ проще согласиться. Ведь затраты по изданию приказа о перечне лиц с разъездным характером работы намного меньше, чем по рассмотрению дела в арбитражном суде.