Отслеживание хода проекта.

Как фактические изменения плана влияют на задачи и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета.

В программе Microsoft Project:

• Базовый план - сравнивает текущую информацию с «плановой»

и оценивает изменения.

- различные типы данных и информацию о задачах, ресурсах, назначениях.

• Промежуточный план – контроль над ходом выполнения проекта.

· Анализ выполнения проекта методом освоенного объема.

- индикаторы.

• Диаграмма Ганта.

- по проценту завершение задачи.

- фактические и плановые данные.

- расходование средств, назначенных каждому ресурсу.

Жизненный цикл проекта.

Жизненный цикл - последовательность фаз проекта, которые необходимы для достижения целей проекта.

Фаза проекта – определенный ограниченный промежуток времени выполнения проекта.

Рисунок.1 - Жизненный цикл проекта

Начальная фаза – инициализация проекта.

Промежуточные фазы: разработка плана; процессы выполнения; процессы контроля.

Фаза завершения – закрытие проекта.

Планирование проекта и мониторинг.

Планирование – это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей.

План проекта – единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функции управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.

Этапы:

- Планирование целей.

Цель проекта – желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени.

Сформулированные цели:

§ ясными и точными

§ достижимыми

§ определены по срокам их достижения

§ непротиворечивыми целями

- Построение иерархической структуры работ.

- представляет последовательное многоуровневое расщепление цели на работы.

Принципы:

I. Работы нижнего уровня – обеспечивает достижение работ верхнего уровня.

II. Декомпозиция родительской работы на дочерние производится по одному критерию, в виде: этапы жизненного цикла проекта, используемые ресурсы, компоненты результатов…

III. На одном уровне дочерние работы должны быть равнозначны (объем и время выполнения работ).

IV. Последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях.

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня:

- элементарные

- понятен конечный результат работы и способы его достижения

- временные характеристики и ответственность за выполнение работ.

Рисунок 2 – Иерархическая структура работ

- Назначение ответственных.

Администратор проекта – участник проекта, отвечающий за обеспечение участников проекта, необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проекту.

Функции:

- подготовка требуемой отчетности по проекту.

- сбор информации о ходе работ и актуализация плана работ.

Рисунок 3 – Схема организационной структуры

За каждую работу должен быть назначен один ответственный.

Рисунок 4 – Сложная матрица ответственности

- Построение плана по вехам.

Вехи – событие или дата в ходе осуществления проекта.

- используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ.

Рисунок 5 – План проекта по вехам

- результаты и сроки, которые контролируются руководством, менеджер проекта менять не имеет права без согласования с заказчиком.

- Построение сетевых моделей.

- отряжающая взаимосвязь между работами, необходимыми для достижения конечной цели проекта.

Рисунок 6 – Сеть предшествования

• Работа – любые действия, приводящие к достижению определенных результатов.

à События – результатами выполнения работ.

Комплекс взаимосвязей между работами - последовательность выполнения работ во времени.

- Разработка идеального календарного графика работ.

Оценка длительности работ – количества рабочих периодов для завершения какой-либо работы.

Результат - для составления расписания исполнения проекта.

• продолжительность зависит от ресурсов.

• календарным временем.

- Методика определения критического пути.

Для выделения работ определяющих общую длительность проекта применяется метод критического пути.

Þ На основании рассчитанных ранних и поздних дат начала работ определяться величины временных резервов для каждой работы.

Þ Работы, лежащие на критическом пути, не имеют резерва времени.

Þ Резерв времени не нарушает сроки проекта в целом.

Рисунок 7 – Критический путь

- Планирование ресурсов.

- составляется перечень и количество ресурсов.

Возобновляемые – сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться в других работах.

: люди, машины, механизмы, станки…

Невозобноляемые – не могут повторно использоваться.

: топливо, финансовые ресурсы…

Рисунок 8 – ресурсная гистограмма

Ресурсная гистограмма – задает ограничения, которые приводят «выравниванием ресурсов».

Þ Соотношение неопределенностей между основными показателями проекта: временами, стоимостью и качеством.

• Поиск оптимального баланса между тремя показателями.

- Разработка бюджета проекта.

Þ Стоимость проекта - стоимость составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ.

Þ Стоимость использования ресурсов.

Þ Стоимость каждой проектной работы.

- Разработка и принятия плана.

★ Разработка, документирование и согласование плана проекта направленны на достижение основных целей:

• Обеспечение понимания и одобрение целей проекта и средств их достижения.

• Обеспечение назначения требуемых ресурсов.

• Обеспечение обоснование для отображения прогресса достижения целей.

• Обеспечение основания для контроля внедрения изменений.

МОНИТОРИНГ = КОНТРОЛЬ (без управленческих решений).

- средств реализации поставленных целей.

- это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет,

правильны ли его решения, как осуществляется проект (по времени, стоимости, ресурсам), не требуется ли корректировки.

Предметы (действие):

→ факты

→ проверка выполнения конкретных решений

→ выяснение причин отклонений

→ прогнозирование последствий

Предварительный контроль (ресурсное обеспечение работ).

· Всесторонний выбор деловых и профессиональных знаний и навыков.

· Создание требований к составу и качеству используемых оборудования и материалов, выбора надежных поставщиков.

· Предельные затраты во временном интервале.

Текущий контроль.

Факторы:

Ø времени (достижение промежуточных целей и объемов работ).

Ø бюджета (уровень расходования финансовых средств).

Ø ресурсов (затраты основным материалам).

Ø качества.

Текущий мониторинг и контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта, и основываться на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль.

1.8 Оценка рисков.

Управление рисками – это процессы, связанные с идентификацией, анализом рисков и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий.

Процессы:

§ Идентификация рисков - определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик.

§ Качественная оценка рисков – качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта.

1.9 Концепция проекта.

Создание концепции сайта

- прорабатывать конкретное визуальное и информационное наполнение

веб-сайта, необходимо четко определить, что должен, в основном, представлять собой данный сайт, какие функции выполнять и какие предметы следует использовать для достижения поставленных задач.

- Структура сайта, его дизайн и содержимое – все это должно работать на осуществление первоначальных целей проекта.

В документе концепции сайта:

- информационное накопление сайта.

- связывание веб-странниц между собой при помощи ссылок.

- цветовая гамма

- периодичность обновления сайта.

- организация обслуживание посетителей сайта.

Концепция сайта

Внешняя часть (контент и дизайн)

Внутренняя часть – техническая составляющая

Назначение документа: дать предварительное описание разрабатываемого продукта – Сайт “Speak Up”. Указанная в документе информация может быть пересмотрена в ходе этапов аналитики, проектирования и дизайна.

! Автономная некоммерческая организация «Образовательный центр изучения иностранных языков “Speak Up”»

Пользователи (учащегося (заказчик)) сайта “Speak Up” позволяет ознакомиться с историей организации и личная страница учащегося, которая ограничена доступом.

Среди задач, стоящие перед заказчиком, можно выделить следующие, которые должен выполнить сайт:

★ Разработка стильного дизайна

★ Предоставление целевой аудитории “ контактные данные” организации.

★ Продвижение информации об организации.

Можно выделить целевую группу пользователей продукта:

- Заказчик (учащийся).