Требования к подготовке документов

1. Требования к документам, изготавливаемых с помощью печатных устройств:

- на бланках А4 печатается текст через полтора интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала;

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, а остальные части реквизитов отделяются друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами;

- реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами;

- название вида документа печатаются прописными буквами;

- расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией;

- при оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница», «стр.» и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

- при печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Визы согласования», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 – после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 – после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения» и отметки о конфиденциальности документа;

6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи и реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию»;

7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

- - при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства;

- допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники;

- отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2. Требования к бланкам:

- бланки могут быть трех видов: бланк письма, бланк конкретного вида и общий бланк;

- установлено два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327;

- при печатании бланков должны применяться типографские шрифты от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, а для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля;

- бланки документов должны иметь поля не менее: левое, верхнее – 20 мм, нижнее, правое – 10 мм;

- печатать бланки документов допускается на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, что позволит тиражировать документы с помощью средств множительной техники;

- ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений;

- при создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках;

- устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный;

3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с Государственным гербом РФ, гербом субъектов РФ:

- все гербовые бланки подлежат учету, на них нумератором или типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров;

- изготавливаю бланки только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на их изготовление;

- изготавливают только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ;

- хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, а уничтожение осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме;

- лица, ответственные за хранение гербовых бланков назначаются распорядительным документом руководителя организации;

- проверку наличия, использования и хранения проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем;

- допускается тиражирование средствами множительной техники на гербовом бланке при условии заверения каждой копии документа печатью организации.