Требования ФСА к системе управленческого учета

Прирост управленческой информации в рамках моделей ФСА/ФСУ не является «даровой силой природы». Управленческим результатам, сопутствует значительный рост объема обрабатываемых данных, наблюдаемый как в ходе внедрения ФСА/ ФСУ (обычно ФСА), так и при работе предприятия в новой системе.

Поскольку ФСУ в определенном смысле является расширением и продолжением модели ФСА, здесь мы будем рассматривать требования к управленческому учету по этапам проекта ФСА:

1. Определение цели проекта и его границ.

Хотя данный этап проекта обычно рассматривается как сугубо предварительный, он подразумевает высокие требования к управленческому учету предприятия. Проблема здесь в необходимости определить границы проекта, сводящие к минимуму нарушения внутренних взаимосвязей существующих бизнес-процессов, до построения модели функций. Наличие данных о бизнес-процессах и их общая модель, пусть и неформальная¹, являются на текущем этапе критическим фактором успеха.

2. Определение функций, построение модели функций в формате IDEF0, первоначальной модели ФСА и уточнение последней.

Требования данных этапов в основном совпадают с требованиями этапа 1. Разница в том, что участие носителей знаний о бизнес-процессах в проекте является обязательным независимо от наличия на

предприятии формальной модели бизнес-процессов. Детальная модель бизнес-процессов, в отличие от общей, быстро устаревает, и только «носители знаний» позволяют достоверно выявить несоответствие фактических бизнес-процессов формальным либо формализовать сами бизнес-процессы.

3. Определение факторов затрат и путей соответствия. Правильный выбор факторов затрат определяет успех проекта ФСА в целом. Тем не менее формальных алгоритмов присвоения фактора затрат паре «функция — ресурс» не существует. Единственный способ повышения достоверности данных о факторах затрат - верификация, обеспечиваемая процедурой утверждения последних, дальнейшим утверждением путей соответствия, в случае необходимости - моделированием бизнес-процесса при различных значениях исходных данных. Пути соответствия определяются аналогичным способом, на основе экспертных оценок.

4. Определение количественных соотношений факторов затрат.

Как было показано в разделе «Основы модели ФСА», вопрос определения путей соответствия - самый объемный в функционально-стоимостном анализе. Данные об удельных весах путей соответствия в общем объеме фактора затрат определяются на основе исторических данных, наблюдений и измерений, интервью и оценок. Исторические данные, проистекающие из управленческого учета предпри-ятия предыдущих периодов, состоят в соответствующих контировках, которые обычно привязывают торговый документ к продукту, торговой схеме либо территориальному рынку сбыта. В расчетах используется статистика по полному объему торговых документов или его части. Остальные методы состоят в непосредственном сборе данных на рабочих местах пользователей и являются разовыми операциями.

5. Сбор данных о затратах.

Данные о затратах за заданный промежуток времени должны быть получены из существующей на предприятии системы управленческого учета. Обязательное условие пригодности подобной информации для задач ФСА — наличие контировок по центрам затрат предприятия за период расчета. При отсутствии таких данных необходимо проставить их вручную или воспользоваться приближенными значениями.

Таким образом, проект ФСА создает большую нагрузку на систему управленческого учета предприятия. Вследствие большого количества неформальных шагов, базирующихся на экспертных оценках, данная работа не может быть вполне автоматизирована. Исключение составляет завершающий этап работ, определение итоговых цифр затрат по объектам затрат. Тем не менее и он может быть автоматизирован лишь при наличии на предприятии развитой структуры центров затрат. Альтернативой этому служит ручной ввод соответствующих данных или использование приближенных значений.

Значительный объем экспертных оценок, непосредственных измерений, наблюдений и интервью сотрудников предприятия, типичный для проекта внедрения ФСА, неприемлем как метод работы системы управленческого учета при нормальном функционировании предприятия. Тем менее приемлемы такие подходы в отношении ФСУ, собирающего данные не только по финансовым, но и по иным характеристикам бизнес-процессов предприятия. Сотрудники предприятия - носители данных о бизнес-процессах — как правило, являются высококвалифицированными специалистами в своей области. Отвлечение их от основной работы само по себе затрудняет работу предприятия и не может рассматриваться иначе как разовое явление. Таким образом, задача состоит в поиске процедур управленческого учета, заменяющих прямое исследование.

Суть предлагаемой процедуры состоит в строгом разделении двух функций управленческого учета — учета параметров существующего бизнес-процесса и учета изменений бизнес-процесса. В первом случае учет фиксирует затраты в рамках существующей инфраструктуры ФСА: системы функций, факторов затрат, путей присвоения и их количественных соотношений. Очень важно в пределах данной процедуры фиксировать изменения бизнес-процесса, требующие изменения вышеназванной инфраструктуры. Во втором случае необходимо исследовать изменения бизнес-процессов и описать их в терминах инфраструктуры ФСА.

С целью описания соответствующих процедур распределим подразделения предприятия по двум группам: первую составят бизнес-подразделения, осуществляющие основные бизнес-процессы, а вторую — обеспечивающие подразделения, которые поддерживают деятельность первых. Хотя сущность ФСА/ФСУ требует отхода от такого деления в практической деятельности по управлению затратами, системы управленческого учета той и другой группы будут существенно отличаться, поэтому в целях описания такая классификация необходима. Следует также заметить, что подразделения, выполняющие функции бэк-офиса, с точки зрения бизнес-процессов относятся к бизнес-подразделениям, поскольку функции фронт-офиса и бэк-офиса являются последовательными шагами одних и тех же бизнес-процессов.

В основе управленческого учета бизнес-подразделений лежит полная регистрация данных по объектам затрат. С этой целью в каждом вновь поступающем заказе фиксируются контировки по виду продукции, каналу сбыта, рынку сбыта, категории клиентов и т.д. Подчеркнем, что речь идет именно о заказе, а не о более общем документе, таком как договор, поскольку договор может, вообще говоря, охватывать несколько объектов затрат (например, несколько географических рынков сбыта или товарных групп). Если же заказ также относится к нескольким объектам затрат, в управленческом учете следует отразить несколько заказов, относящихся к соответствующим объектам затрат. Далее необходимо обеспечить привязку последующих операций и документов (отгрузку, поставку, фактурирование, получение оплаты и др.), а также изменений заказа по инициативе той и другой стороны по отношению к первоначальному заказу. Таким образом, все функции основного бизнес-процесса оказываются привязанными к инициировавшему их объекту затрат.

Управленческий учет обеспечивающих подразделений основывается на регистрации заказов бизнес-подразделений (в терминах соответствующих факторов использования), а также задействованных при исполнении заказов ресурсов (в терминах соответствующих факторов затрат). В качестве образца данного вида учета мы будем рассматривать учет в СРЗП информационной службы предприятия, описанный в предыдущей главе. Большой объем затрат на ИТ на современных предприятиях и сложность их учета традиционными методами привела к тому, что ИС стала пионером среди обеспечивающих подразделений в области применения новых методов учета и управления затратами.

Управленческий учет в модели ФСУ — значительно более трудная задача. Финансовый контроль на современном предприятии, как правило, централизован и на уровне предприятия в целом, и на уровне его отдельных служб. Это само по себе уменьшает объем информации, а также число людей, вовлеченных в задачи учета. Напротив, атрибуты функции в модели ФСУ затрагивают не только финансы, но и все прочие стороны деятельности предприятия. В результате их необходимо формировать силами не одной финансовой службы, а практически всего менеджмента предприятия. Однако в этом случае конечный результат учетных процедур также оказывается необходим всему менеджменту предприятия. Из этого можно сделать несколько выводов:

· ФСУ крайне сложно внедрить одновременно с ФСА, по крайней мере, в полном объеме. Практически в рамках проекта внедрения модели ФСА маловероятно внедрение более одного-двух атрибутов функций, выходящих за рамки основной модели ФСА;

· ФСУ необходимо внедрять в рамках решения более общих управленческих задач, например внедрения на предприятии всеобъемлющей системы управления качеством (Total Quality Management, TQM). Для решения этой более общей задачи разрабатывается, в частности, набор атрибутов, который используется в соответствующих измерениях модели ФСУ;

· внедрение ФСУ должно представлять собой цепочку успешных локальных проектов. С целью вовлечения в процесс менеджмента предприятия крайне важно начинать последующие проекты не ранее, чем предыдущие увенчаются определенным успехом. В этом случае на предприятии естественным путем распространяется информация о преимуществах ФСУ.

Сбор данных для системы ФСА/ФСУ означает значительное возрастание объема данных в системе управленческого учета. Для обеспечения соответствующих процедур необходим существенно более высокий уровень автоматизации соответствующих операций. Наиболее предпочтительна для этих целей система масштаба предприятия, основанная на единой базе данных по функциям, ресурсам и их потреблению. Причины перечислены ниже:

· обеспечение согласованности данных по затратам, предоставляемых различными подразделениями; •

· возможность заполнения различных ракурсов данных на различных рабочих местах в рамках единой базы;

· возможность проставления многочисленных контировок, необходимых для данной модели учета, на основе централизованно ведущихся справочников.

Тем не менее на ранних стадиях, особенно на этапе формирования модели, целесообразно начинать с более простых программных средств. Дополнительным требованием (последним по счету, но не по важности) является значительное повышение производственной дисциплины во всех подразделениях предприятия.

Заключение:

Модель ФСА/ФСУ является мощным инструментом управленческого учета на предприятии. Данное направление управленческого учета имеет первостепенное значение для оценки эффективности информационных технологий, поскольку только этот набор учетных моделей предоставляет детальную информацию по себестоимости операций бизнес-процессов предприятия. Подобная информация, в свою очередь, может быть использована для оценки влияния информационных технологий на себестоимость бизнес-процессов. Выявленная разница между существующими и спроектированными бизнес-процессами и составляет значительную часть финансового результата ИТ-проекта.

Атрибуты функций в модели ФСУ могут играть самостоятельную роль в экономической оценке ИТ-проекта. Как будет показано ниже, такая оценка основывается на изменении не только себестоимости бизнес-процессов, но и нефинансовых измерителей деятельности предприятия. Модель ФСУ в этом случае позволяет разложить анализируемую характеристику по функциям и тем самым определить изменение характеристики в результате ИТ-проекта.

Вопросы:

1. Раскройте понятие функционально-стоимостного анализа. Поясните термины: объекты затрат, ресурсы, функции, факторы затрат, факторы использования.

2. Каково соотношение функционально-стоимостного анализа и метода прямых затрат? Опишите изменение структуры затрат предприятий в 1950-е — 1990-е годы. Расскажите о преимуществах и недостатках функционально-стоимостного анализа.

3. Какова последовательность этапов внедрения ФСА?

4. Охарактеризуйте расширения и модификации ФСА — ФСУ..

5. Какая информация собирается на различных стадиях внедренияФСА?

6. Перечислите требования ФСА/ФСУ к системе управленческого учета.

Список литературы:

1. ABC Guidebook. Guidebook for Using and Understanding Activity-Based Costing

Department of Defense; 6/9/95

2. Давид Марка, Клемент МакГоуэн. Методология структурного анализа и

проектирования. Пер. с англ. М .:1993, 240 с ., ISBN 5-7395-0007-9

3. INTEGRATION DEFINITION FOR FUNCTION MODELING (IDEF0). Draft Federal

Information Processing Standards Publication 183, 1993, December 2

4. Р50.1.028-2-001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт