Учетные регистры в бухгалтерском учете. Формы бухгалтерского учета
Лекция № 3
Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. Для этого применяются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета.
Учетные регистры – это носители упорядоченной информации о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных документов.
Существуют классификации учетных регистров: по внешнему виду, по видам записей.
1. По внешнему виду регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и отдельные листы.
1) Бухгалтерские книги – это сброшюрованные в одном переплете листы с отпечатанными таблицами.
В современной практике бухгалтерского учета книги как учетные регистры используются ограничено. Основные недостатки:
а) т.к. они сброшюрованы и скреплены, то с каждой книгой может работать только один человек;
б) непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.
Положительный момент: сохранение листов с учетными записями от потери и злоупотреблений с ними.
К бухгалтерским книгам, применяемым в настоящее время, относятся: кассовая книга, книга остатков материалов, регистрационные журналы, книга покупок, книга продаж и др.
2) Свободные листы – это учетные регистры, изготавливаемые типографским способом на отдельных листах бумаги. При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.
Преимущества:
а) не скреплены, следовательно, удобны в работе, возможно разделение труда;
б) облегчают своевременные записи за счет распределения учетных работ;
в) пригодны для всех видов учетных записей, просты в изготовлении, экономичны.
Все свободные листы имеют:
- соответствующее название (журнал-ордер, ведомость);
- указанный период, за который рассчитывается тот или иной учетный регистр (месяц, квартал);
- таблицы, в которые непосредственно заносятся учетные записи.
3) Карточки – разновидность свободных листов.
Изготовлены типографским способом, но более плотные, небольшого формата. Применяются на ограниченных участках счетной работы (в аналитическом учете). Карточки хранятся в картотеке.
2. По видам записей регистры делятся на хронологические и систематизированные.
Хронологические регистры – предназначены для записи операций по порядку их совершения без какой-либо группировки и систематизации (журнал регистрации хозяйственных операций).
Систематизированные регистры – в них операции группируются по определенным признакам (регистры для ведения бухгалтерских счетов, Главная книга).
3.По объему содержания учетные регистры могут быть синтетические и аналитические.
Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов. Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.
В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях. По строению аналитические регистры подразделяются на: односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.