Учетные регистры и формы ведения бухгалтерского учета.
Тема №4.Организация документооборота в бухгалтерском учете.
Цель -дать понятие о документообороте в бухгалтерском учете, его организации и значения для обеспечения сохранности бухгалтерской информации.
Структура лекции:
1.Бухгалтерские документы, их назначение и классификация.
2.Инвентаризация и ее виды.
3.Учетные регистры и формы ведения бухгалтерского учета.
4.Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей.
Бухгалтерские документы, их назначение и классификация.
Все хозяйственные операции должны оформляться на основе оправдательных документов. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.
Документациейназывается оформление каждой отдельной хозяйственной операции соответствующим первичным документом.
Сущность документов, их место в хозяйственной деятельности организации отражены в их классификации по однородным признакам: по назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и по порядку заполнения.
1.По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
2.По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
3.По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.
4.По способу отраженияопераций документы подразделяются на разовые и накопительные.
5. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
6. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые ручным путем. заполняются вручную либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.
Инвентаризация и ее виды.
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие (организация) проводит инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия средств в натуре данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.
Основными целями инвентаризации являются:
- обеспечение контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, денежных средств и других видов активов, обязательств и капитала путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств предприятия.
Различают четыре вида инвентаризации:
- частичная инвентаризация - бывает один раз в год для каждого объекта. Это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и не мешающий процессу производства;
- полная инвентаризация, предусматривающая проверку всех видов имущества предприятия. Проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;
- плановая - проводится согласно утвержденного графика:
- внезапная - проводится по требованию руководителя предприятия или контролирующих органов.
Инвентаризация проводится специально создаваемой комиссией. Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную ведомость, которую затем передают в бухгалтерию для сличения с данными текущего бухгалтерского учета. Для этого составляется сличительная ведомость, в которой отражают выявленный результат инвентаризации - излишек или недостачу.
Учетные регистры и формы ведения бухгалтерского учета.
Учетные регистры – специальные бухгалтерские документы, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они разделяются по внешнему виду, по объему содержания операций, по характеру записей и по строению.
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:
- бухгалтерские книги - сброшюрованные и прономерованные листы бумаги одного формата и различного графления, заверенные главным бухгалтером.
- карточки - отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках.
- свободные листы - применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:
- хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию.
- систематические регистры служат для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета:
- комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.
. По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:
- в синтетических регистрах записи ведется только в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров;
- аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам.
По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.
Строение учетных регистров, применяемых в бухгалтерском учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в их хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.
1. Форма бухгалтерского отчета - определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности.
Под формой понимается определенная система использования учетных регистров, обуславливающая последовательность и способы учетных записей.
В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная. автоматизированная (диалоговая) и упрощенная.
Мемориально-ордерная форма. При этой форме учет данных первичных или накопительных документов ведется в мемориальных ордерах, которые записываются в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу (регистр синтетического учета).
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, - журналу-ордеру. Она широко применяется на предприятиях различных форм собственности.
Основой для ее использования является принцип накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. В журнально-ордерной форме счетоводства применяют два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
Журналы-ордера - это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Записи в журналах-ордерах производятся либо по мере поступления документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.
Они имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов.
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. Вспомогательная ведомость - учетный регистр, предназначенный для систематизации (накапливания) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.
Вспомогательная ведомость способствует улучшению и упрощению учета, сокращает количество учетных записей. Эти ведомости называют также накопительными.
Применение компьютеров позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание новой формы бухгалтерского учета, которая называется автоматизированной.Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов.
Упрощенная форма учета предусматривает ведение Книги учета хозяйственных операиий, которая содержит все счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет, то есть является комбинированным регистром. Записи в нее производятся из первичных документов в хронологической последовательности с одновременной группировкой