Тема 6. Документирование хозяйственных операций

Документирование - один из элементов метода бухгалтерского учёта, который обеспечивает регистрацию наблюдаемых хозяйствен­ных фактов.

Документы - материальные носители информации, юридиче­ски оформляют произошедшую хозяйственную операцию или дают право на её совершение.

Документы служат основанием для записей на бухгалтерских счетах.

Требования к оформлению документов определены в Положе­нии по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.

Поступившие в бухгалтерию документы бухгалтер должен про­верить и обработать.

Проверка документов осуществляется:

1. По форме - проверка соблюдения требований к оформлению документов.

2. Арифметическая проверка - пересчёт сумм в документе.

3.По существу - проверка законности и экономической целесообразности хозяйственной операции.

Если в ходе проверки в документе обнаружены ошибки, их воз­вращают на исправление или переоформление.

Исправления в кассовых и банковских документах недопусти­мы. Исправления в других документах можно делать корректурным способом: тонкой чертой зачеркнуть написанное, сделать верную запись, поставить дату, подпись, а в некоторых случаях - печать.

Прошедшие проверку документы обрабатывают, то есть готовят к записям на бухгалтерские счета.

Процедуры обработки:

Контировка - составление корреспонденции счетов.

Таксировка - перевод натуральных измерителей в денежные.

Группировка - объединение однотипных документов в группировочных ведомостях для облегчения записей на бухгалтерские счета.

Гашение - отметка на документе для предотвращения его по­вторного использования.

Регистры - специальные таблицы, каждая из которых соответствует бухгалтерскому счёту. Проще говоря, регистры — это бухгал­терские счета.

Записи в регистры делают на основании проверенных докумен­тов. То есть, хозяйственная операция, оформленная документально, записывается на бухгалтерский счёт.

Способ исправления ошибок в регистрах зависит от времени обнаружения ошибки.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, до подведения итогов на счетах, исправления на бумажных носителях делают кор­ректурным способом.

Если ошибка обнаружена в прошлом периоде, используют исправительные проводки. Основанием для исправительной проводки служит бухгалтерская справка. Исправительные проводки бывают двух типов:

1. Дополнительная исправительная проводка — это новая проводка. Таким способом можно добавить новую операцию или увели­чить сумму операции.

2. Бухгалтерское (красное) сторно - запись красным цветом, которая означает отрицательную величину. Таким способом можно убрать ненужную проводку или уменьшить сумму по операции.

Документооборот - перемещение документов с момента их оформления до сдачи на хранение в архив. График документооборота утверждает руководитель. График документооборота содержит: порядок документирования хозяйственных фактов, сроки передачи документов в бухгалтерию, перечень лиц, ответственных за составление, обработку и хранение документов.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

По окончании года документы сдают в архив. Организация обязана хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного ар­хивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, утв. Росархивом 6 октября 2000 года.

За оформление и передачу дел в архив отвечает главный бухгалтер.

Изъятие документов из архива возможно только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налого­выми службами на основании постановлений этих органов.

В случае уничтожения, пропажи, порчи документов руководитель назначает комиссию по расследованию. Результаты своей работы комиссия оформляет актом.

Вопросы для самопроверки:

1. Каким нормативным документом регулируются требования к оформлению документов?

2. Допускаются ли исправления в кассовых и банковских документах?

3. Перечислите процедуры обработки документов.

4. Кто имеет право изъять документы из архива?

Значение этих терминов надо знать:

Документирование. Документы. Проверка по форме. Арифмети­ческая проверка. Проверка по существу. Регистры. Документооборот.

Тема 7. Инвентаризация

Инвентаризация — один из элементов метода бухгалтерского учёта, который заключается в сравнении фактического наличия хо­зяйственных средств с остатками их на бухгалтерских счетах.

Цель инвентаризации - обнаружить различия между фактическим наличием хозяйственных средств и данными бухгалтерского учёта и устранить их.

Инвентаризации бывают:

1. По объёму:

- полные (генеральные), - проверка всех хозяйственных средств;

- частичные - проверка отдельных объектов (например, материалов);

- выборочные (локальные) — проверка отдельных составляющих объекта (например, некоторых видов материалов)

2.По срокам:

- плановые — проводятся в соответствии с планом инвентаризаций, утверждённых руководителем;

- внезапные - проводятся неожиданно для проверяемых лиц.

Всегда нужно проводить инвентаризацию в случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;

- при утрате имущества;

- при смене материально ответственных лиц;

- при реорганизации фирмы.

При проведении инвентаризации имущества и обязательств следует руководствоваться приказом Минфина России от 13 марта 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентари­зации имущества и финансовых обязательств».

Этапы проведения инвентаризации имущества:

1. Составляют план мероприятий на год.

2. Не менее чем за 10 дней до наступления срока инвентаризации готовят приказ о проведении инвентаризации, в котором определяют состав инвентаризационной комиссии.

3. До начала проверки фактического наличия имущества комиссия должна получить последние приходные и расходные документы. На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества по данным учёта.

4. Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

5. Бухгалтер распечатывает инвентаризационные описи по объектам и подразделениям, подлежащим инвентаризации.

6. Инвентаризационные описи оформляют члены комиссии, заполняя графы «Фактическое наличие».

Инвентаризация имущества проводится на местах его хранения и эксплуатации, инвентаризация расчётов и обязательств проводится на основании документов.

7. Бухгалтер вносит полученные сведения в сличительные ведомости, где сравнивают фактическое наличие с данными бухгалтерских документов. Расхождения фиксируют в проекте акта инвентаризации.

8. Составляют опись объектов, непригодных для эксплуатации и не подлежащих восстановлению.

9. На заседании инвентаризационной комиссии обсуждают результаты инвентаризации и оформляют акт об инвентаризации.

10. На основании утверждённого руководителем акта об инвентаризации бухгалтер отражает результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте.

В результате инвентаризации могут быть обнаружены отклонения в виде излишков и недостач имущества, завышения или занижения задолженности.

Причинами таких отклонений могут быть:

—превышение норм естественной убыли;

—хищения, порча, уничтожение;

—запущенность учёта;

— искажения в документах;

—ошибки в оценке имущества и обязательств;

—ошибки в бухгалтерских проводках.

Результаты инвентаризации отражаются в учёте следующим образом:

Излишки имущества должны быть оприходованы на счета учёта соответствующего имущества по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Дебет счетов, на которых обнаружены излишки (например, 10, 50, 07, 20, 41, 43 и т.д.) Кредит 91.

Недостачи имущества отражаются в учёте по схеме:

1) отражён сам факт недостачи Дебет 94 Кредит счетов, на которых обнаружены недостачи (например, 10, 50, 07, 20, 41, 43 и т.д.)

2) если виновник недостачи не обнаружен или во взыскании с виновника отказано судом, недостачи списывают на финансовые результаты организации Дебет 91 Кредит 94

3) если виновник найден, отражается дебиторская задолженность виновного лица Дебет 73.2 Кредит 94.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение инвентаризации.

2. Перечислите виды инвентаризаций и дайте определение каждому из них.

3. Перечислите случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

4. Расскажите порядок проведения инвентаризации.

5. Как отражаются в учете недостачи?

6. Как отражаются в учете излишки?

Значение этих терминов надо знать:

Инвентаризация. Полная инвентаризация. Частичная инвентаризация. Выборочная инвентаризация. Инвентарная опись. Сличительная ведомость. Акт инвентаризации. Излишки. Недостачи в пределах норм естественной убыли. Недостачи сверх норм естественной убыли.