Организационная структура фирмы

Любая организация представляет собой группу предметов и людей, которая управляется для достижения определенной цели. Организация может представлять официальную группу, например, правительственную или связанную с бизнесом. Диапазон целей может быть широким. Таким образом, любую фирму можно представить как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Фирма имеет определенную структуру и внутренние связи, показывающие взаимодействие между структурными подразделениями фирмы и распределение полномочий. Схема организационной структуры типичной фирмы (схема 2)

организационная структура фирмы - student2.ru

Кроме внутренних связей, обеспечивающих взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, у каждой фирмы существуют внешние связи. Внешние и внутренние связи фирмы являются информационными, так как с их помощью передается информация.

Схема организационной структуры конкретной фирмы и информационные связи приведены на схеме (схема 3).

организационная структура фирмы - student2.ru

Таким образом, управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в правлении фирмой, фиксируется в документах. Но не просто в документах, а в управленческих документах.

Управленческий документ - документ, функционирующий в сфере управления. Совокупность таких документов называется управленческой документацией.

В дальнейшем, говоря о документах, будем подразумевать именно управленческие документы.

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:

получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
передача документов внутри и между структурными подразделениями;
создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
разработка и использование унифицированных форм документов;
организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
регистрация документов;
организация хранения и использования документов;
организация контроля исполнения документов;
проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.

Основные (административные) функции управления:

планирование,
организация,
координация, контроль.
Специальные функции управления:
финансирование,
учет,
снабжение.

Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота занимаются тем, что хранят документы, их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Документ - это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы.

Документационное обеспечение управления должно быть направлено на решение конкретных задач, стоящих перед организацией, таких как:

Поддержка качественного накопления.
Обеспечение эффективного управления.
Прозрачность деятельности организации.
Система контроля качества, по международным нормам.
Контроль деятельности предприятия.
Кадровая гибкость.
Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
Формализации деятельности работников.
Управление и доступ к информации.
Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.
Оптимизация процессов.
Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

2. Нормативные документы по делопроизводству

Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами.

Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них.

Законы РФ:

Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»- содержит базовые понятия информации, информационных технологий, регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ)– содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых отношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ)– устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»- определяет порядок формирования, хранения и учета архивных документов.

Государственный стандарты:

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г. -это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др.

С внедрением в делопроизводство электронно-вычислительной техники основные положения ЕГСД были переработаны в другой документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения» (ГСДОУ). 1988 г.Этот документ устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- расположение реквизитов на листе бумаги;

- требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)– содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиот 08.11.2005 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков храненияот 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов.

В конкретной организации должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству (Инструкция по документированию управленческой деятельности). Этот документ разрабатывается на основе типовой инструкции по делопроизводству и регламентирует организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретной фирме с учетом условий и специфики ее деятельности.

Для четкого определения задач и функций секретаря-референта на фирме может быть разработана должностная инструкция секретаря-референта (офис-менеджера), что также конкретизирует процесс документационного обеспечения фирмы.

2. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;