Основные разновидности и требования к составлению

Комплекс информационно-справочной документации.

Докладная записка, объяснительная записка, справка, доверенность, расписка, заявление, предложение, представление, все разновидности переписки, заключение, отзыв, сводка, список, перечень

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

– от работника к руководителю подразделения,

– от руководителя подразделения к руководителю организации,

– от подведомственной организации в вышестоящую.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

– инициативные (составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы);

– информационные (составляются регулярно и содержат информацию о деталях или методах выполнения работы);

– отчетные (информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.).

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данной организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации).

Датой докладной записки является дата ее подписания.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Такой документ составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Датой объяснительной записки является дата ее подписания.

СПРАВКА – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляют для представления в другую (обычно вышестоящую) организацию и заверяют печатью, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляют на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной второй части.

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения акта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются и заверяются печатью.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

ДОВЕРЕННОСТЬ – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (по ГК РФ). На основании доверенности поверенное лицо (тот, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица, выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (организацией или частным лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Реквизиты официальной доверенности:

– наименование документа

– полное наименование организации, выдавшей доверенность, ее адрес

– дата выдачи документа

– срок действия

– должность, ФИО лица, которому доверяется что-либо

– серия и № паспорта получателя доверенности, кем и когда выдан

– наименование организации, в которой должны быть получены денежные или материальные ценности

– документ, являющийся основанием для их получения

– перечень и количество материальных ценностей

– образец подписи получателя доверенности

– подпись руководителя и главного бухгалтера

– печать

Реквизиты личной доверенности:

– наименование документа

– ФИО лица, выдавшего доверенность

– ФИО лица, которому выдана доверенность

– содержание доверенности

– наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности

– дата выдачи

– личная подпись лица, выдавшего доверенность

– дата удостоверения подписи

– печать

Срок действия доверенности может быть от нескольких дней до трех лет. Выдача доверенностей на более длительный срок ГК РФ запрещена. Срок действия может быть определен конкретной датой или же определенным промежутком времени с момента ее выдачи. Если в доверенности не указан срок ее действия, то она имеет силу в течение одного года со дня ее совершения.

По правилам срок действия указывается в конце текста доверенности. Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного.

От имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем. Ряд доверенностей должны содержать две подписи – руководителя и главного бухгалтера. К таким доверенностям относятся доверенности от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица – либо гербовая, либо круглая. Доверенности, не имеющие печати, не обладают юридической силой.

Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую утверждают приказом по организации. Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения:

– номер доверенности

– дата ее выдачи

– кому выдана доверенность и на совершение какого действия

– срок действия доверенности

– подпись лица, получившего доверенность

Для наиболее часто используемых доверенностей, а также тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографским способом исполненные трафаретные тексты.

РАСПИСКА – письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег, материальных ценностей или документов от организации или частного лица. Расписка может одновременно содержать и обязательство совершить какие-либо действия, как правило, связанные с полученным предметом.

Составляется расписка на стандартном листе бумаги в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:

– наименование документа

– место и дату составления расписки (оформляется прописью)

– ФИО лица, дающего расписку, его должность (если расписка дается должностным лицом), паспортные данные и адрес проживания

– ФИО лица, от которого получены деньги, материальные ценности или документы, его должность (если это должностное лицо), паспортные данные и адрес проживания

– сумму денег, наименование материальных ценностей или документов. Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках – прописью. Документы определяются наименованием, датой и регистрационным номером, количеством листов и экземпляров. Вещи определяются определенными родовыми признаками: цвет, масса, количество, качество

– личную подпись автора расписки и расшифровку подписи

В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают.

Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она написана. В таком случае свидетели заверяют документ своими подписями, ниже подписи автора расписки.

Для часто повторяющихся ситуаций в организациях используются унифицированные бланки расписок с трафаретным текстом.